Регулярные проекты — «Закрытие месяца» и другие повторяющиеся списки задач

Регулярный проект — это список задач, который повторяется каждый период: «Закрытие месяца», ежемесячная инвентаризация, квартальная отчётность. Вы один раз описываете пункты: что сделать, кто отвечает, к какому сроку и после чего. Дальше jeCheck сам каждый месяц создаёт проект периода с задачами и датами. На экране Свод видно, какие точки и отделы уже закончили, кто опаздывает и сколько задач ждут его по цепочке. Это замена общей таблице в Excel, где отделы ставят галочки.

Где найти

Работа → Регулярные проекты. Пункт меню виден администраторам и сотрудникам с правом «Регулярные проекты: настройка». Ещё туда можно попасть кнопкой Регулярные проекты в разделе Проекты.

Участники и ответственные открывают проект периода из списка Проекты или из своих задач. Первая вкладка проекта периода — Свод.

Как создать регулярный проект

1. Начните. Нажмите Новый регулярный проект.
2. Выберите основу.
   • Закрытие месяца: документы точек, инвентаризация, сверки, себестоимость, P&L и отчёт собственнику, уже с зависимостями.
   • Ежемесячная инвентаризация: подготовка, пересчёт по зонам, внесение результатов, разбор расхождений.
   • Закрытие квартала: акты сверки, декларации, проверка, отправка.
   • Пустой регулярный проект: все пункты вы зададите сами.
   • Из проекта: задачи существующего проекта станут пунктами шаблона. Сохранятся разделы, исполнители и зависимости, а сроки пересчитаются в рабочие дни от срока проекта.
3. Задайте название, префикс ключа и частоту. Префикс — 2–5 латинских букв. Проект ноября получит ключ вида CLS2611, а задачи в нём — номера CLS2611-1, CLS2611-2 и так далее. Частота: Каждый месяц, Каждый квартал или Каждую неделю.
4. Нажмите «Создать». Откроется вкладка Шаблон. Проверьте пункты и ответственных: рядом с каждым сроком уже стоит дата ближайшего периода.

Шаблон: пункты, сроки, ответственные

Каждый пункт шаблона в каждом периоде становится задачей. Раскройте пункт и задайте его параметры.

• Кто отвечает:
  • Конкретные люди — одни и те же сотрудники каждый период;
  • Отдел — задача попадёт в очередь отдела, там её возьмут или распределят;
  • Должность на точке — например, все бухгалтеры точки, к которой относится задача;
  • Управляющий точки — управляющий этой точки;
  • Владелец регулярного проекта — тот, кто отвечает за весь цикл;
  • Не назначать — назначите вручную в каждом периоде.
• Отдельная задача на каждой точке. Пункт «Накладные внесены» с этой отметкой превратится в отдельную задачу для каждого ресторана, со своим ответственным. В «Своде» у каждой точки будет своя ячейка.
• Срок — в рабочих днях от опорной даты. Опорная дата — обычно последний день месяца. −1 — за один рабочий день до конца месяца, 0 — в опорный день (если он выходной, то в последний рабочий день перед ним), 3 — через три рабочих дня после. Субботы, воскресенья и выходные дни компании пропускаются.
• Начало — необязательно. Например, инвентаризация с 0 по 1: начинается в последний день месяца и заканчивается в первый рабочий день следующего.
• Можно начать только после. Укажите пункты, которые должны быть выполнены раньше. Пока они не выполнены, задача в «Своде» отмечена Ждёт другую задачу. Когда последний предыдущий шаг выполнен, исполнитель получает сообщение «можно начинать». Для пунктов по точкам связь работает внутри одной точки: инвентаризация на точке ждёт документы именно этой точки. Если общий пункт («Сверка с поставщиками») идёт после пункта по точкам, он ждёт все точки.
• Чек-лист внутри задачи (по строке на пункт), Нужно фото, Нужна приёмка (руководитель проверяет), Приоритет, Описание.

Пункты можно группировать по разделам («Документы точек», «Бухгалтерия», «Отчётность»), менять местами, копировать и удалять. Над списком показана Карта сроков — полосы пунктов по рабочим дням относительно опорной даты. На ней отмечены опорная дата и день, когда создаётся проект.

Значок лампочки — подсказка. Она появляется, если у пункта нет срока или ответственного, если срок раньше, чем создаётся проект, или если задача начинается раньше, чем истекает срок предыдущего шага. Сохранить шаблон с подсказками можно. Нажмите Сохранить шаблон: изменения войдут в следующий период, уже созданные проекты не меняются.

Расписание и доступ

Вкладка Расписание и доступ:

• Опорная дата: Конец месяца, 1-е число или Число месяца (например, 25-е). Для квартала — конец или начало квартала, для недели — день недели.
• Когда создавать проект периода — в рабочих днях от опорной даты и в какой час. Например, −5 в 09:00 — за пять рабочих дней до конца месяца. Ниже сразу видно, когда создастся ближайший период.
• Выходные дни компании — праздники, которые не считаются рабочими днями, вдобавок к субботам и воскресеньям.
• Точки — для пунктов «по каждой точке»: все точки компании (новые добавятся сами) или выбранные.
• Владелец — администратор проектов периодов и автор задач. Участники с ролями переносятся в каждый новый проект периода. Роль Настраивает меняет шаблон и расписание и запускает периоды; остальные роли работают как в обычном проекте.
• Кто видит проекты периодов — только участники или вся компания. Ответственные всегда видят свои задачи, даже если они не участники.
• Уведомления: когда период начался, каждому ответственному приходит одно сообщение — сколько у него задач и ближайший срок; когда предыдущий шаг выполнен — «можно начинать».

Кнопка Запустить период сейчас создаёт проект следующего периода, не дожидаясь расписания. В меню ⋯ — Поставить на паузу (новые периоды не создаются), Сделать копию, История периодов в Excel и Удалить. Уже созданные проекты периодов после удаления остаются.

«Свод»: кто и что задерживает

Свод — первая вкладка проекта периода. Он же показан на вкладке Текущий период регулярного проекта.

• Показатели вверху:
  • Готовность против плана — чёрная отметка на полосе показывает, сколько задач должно быть готово к сегодняшнему дню по срокам;
  • Просрочено и Ждут другую задачу;
  • Прогноз окончания по темпу последних рабочих дней;
  • Опорная дата;
  • Без ответственного.
• Таблица: строки — пункты шаблона по разделам, столбцы — точки с процентом готовности. В ячейке — состояние, срок, опоздание в рабочих днях (+2) и ответственный. Пункты без разбивки по точкам занимают всю строку. Нажмите на ячейку, чтобы открыть задачу. Фильтры: раздел, точки, Только проблемы.
• Кто задерживает — просроченные задачи и задачи, которые держат другие. Столбец Держит — сколько открытых задач ждут эту задачу по цепочке: чем больше число, тем сильнее она тормозит закрытие периода.
• Итоги — готовность По точкам, По отделам, По ответственным и По разделам.
• План и факт — график: пунктир показывает, сколько должно быть готово к дате, линия — сколько готово на самом деле.

Состояния ячеек:

Как сдвинуть сроки

Если поставщик задержал документы, сроки можно сдвинуть разом, и вся цепочка поедет вместе с ними.

1. В «Своде» нажмите Сдвинуть сроки и отметьте ячейки. Название строки отмечает всю строку, название точки — весь столбец. Можно нажать Все открытые.
2. Нажмите Сдвинуть…, укажите, на сколько рабочих дней (отрицательное число — раньше), и оставьте включённым Вместе с задачами, которые от них зависят.
3. Напишите Причину. Она попадёт в историю каждой задачи. Нажмите Сдвинуть.

Выходные при сдвиге пропускаются, выполненные задачи не двигаются. Исполнители получают одно сообщение о новых сроках. В разделе Кто задерживает у каждой строки есть своя кнопка Сдвинуть.

Периоды, сравнение и история

• Периоды — все проекты периодов: готовность, доля задач в срок, сколько выполнено с опозданием, когда закрыли и на сколько рабочих дней позже или раньше плана (самого позднего срока пунктов). На графике Когда закрывали период месяцы стоят рядом. Ниже, в блоке Кто опаздывает чаще, — рейтинг точек, отделов, ответственных и пунктов за последние периоды.
• Журнал — кто и когда менял шаблон и расписание, ставил на паузу, запускал периоды и сдвигал сроки. Изменения каждой задачи — в её истории, как обычно.

Выгрузки

• Выгрузить → Excel: свод с цветными ячейками, все задачи с фильтрами, лист «Кто задерживает» и итоги по точкам, отделам и людям.
• Выгрузить → PDF: свод для печати и рассылки.
• Выгрузить → CSV: для учётных и BI-систем.
• История периодов в Excel: периоды и рейтинги опозданий.

Данные регулярных проектов есть и в API и MCP: можно забирать «Свод» в BI или спрашивать ИИ-ассистента «кто задерживает закрытие ноября».

Права

• Регулярные проекты: настройка — создавать регулярные проекты и настраивать любой из них. Владелец и участник с ролью Настраивает управляют своим регулярным проектом и без этого права.
• Отмечать задачи, сдвигать сроки и смотреть «Свод» можно по роли в проекте периода. Ответственные за задачу всегда видят и выполняют свою задачу.

Подробнее — в статье Права и роли.

Частые вопросы