Согласование расходов без счетов в мессенджерах
Сотрудник загружает счёт — ИИ заполняет расход. Расход сам идёт по маршруту согласования своей статьи, проверки ловят повторы и превышения бюджета, а согласованный попадает казначею в платёжный календарь.
Как это настроить — инструкция в справке →Главное
Счёт за 10 секунд
Перетащите PDF или фото — ИИ распознает контрагента, БИН, сумму, НДС и назначение. Остаётся выбрать статью.
Маршрут по правилам компании
До 100 000 — управляющий, больше — ещё и финдиректор, сверх бюджета — владелец. Схема с условиями, а не таблица исключений.
Деньги под контролем
Повтор счёта, дробление платежа, рост цены, первый платёж новому контрагенту и превышение бюджета видны до оплаты.
«Кто согласовал этот счёт?»
Счета приходят в мессенджеры и на почту, согласование — голосовым, бюджет — в таблице у финансиста, а казначей узнаёт о платеже, когда поставщик уже звонит. Один счёт оплачивают дважды, крупные суммы дробят, чтобы не согласовывать.
Как обычно
- Счёт в чате, «ок» голосовым — следов нет
- Непонятно, у кого застрял платёж
- Бюджет сверяют в конце месяца, когда деньги уже потрачены
- Один и тот же счёт оплачен дважды
С jeCheck
- Каждый расход — с документами, путём и историей решений
- Видно, на каком этапе расход и кто его держит
- Превышение бюджета видно до подачи, а не после оплаты
- Повтор счёта и дробление система ловит сама
Возможности
Заявка на оплату
Статья, сумма, НДС, контрагент, точка и отдел, срок оплаты, срочность и счёт. Справа — бюджет статьи и кто будет согласовывать.
ИИ читает счета
Распознаёт PDF, сканы и фото: контрагент, БИН/ИНН, номер и дата, сумма, НДС, IBAN. ИИ-контролёр сверяет расход с регламентом компании.
Маршруты на схеме
Этапы «любой» и «все», условия по сумме, статье, контрагенту, бюджету и точке, сроки, напоминания и эскалация.
Платёжный календарь
Согласованное — по дням, план оплаты перетаскиванием, частичная оплата, номер платёжки, утренняя сводка казначею.
Бюджеты и аналитика
План по статьям на месяц для компании и точек, факт, превышения, крупнейшие контрагенты и кто задерживает согласование.
Регулярные платежи
Аренда, подписки, обслуживание: в нужный день расход создаётся сам и уходит на согласование.
Правила согласования — на схеме, а не в головах
У каждой статьи свой маршрут: этапы, условия и сроки. Добавьте ветку «Сумма больше 100 000» или «Сверх бюджета», нажмите «Проверить путь» — и увидите, кто будет согласовывать расход. Согласующие получают push и письмо и решают в один клик.
- Согласующий: сотрудник, должность, руководитель автора, управляющий, отдел
- Этапы «любой из» и «все»
- Условия: сумма, статья, контрагент, бюджет, точка, способ оплаты
- Возврат на доработку с комментарием, отказ, делегирование
- Сроки, напоминания и эскалация выше
- Новая версия маршрута не меняет уже поданные расходы
Казначей видит, что и когда платить
Согласованные расходы встают в платёжный календарь: просрочено, по дням на две недели вперёд и без даты. План оплаты — перетаскиванием, оплата — полностью или частями с номером платёжки. Бюджеты по статьям показывают, сколько уже занято, и не дают выйти за план.
- Календарь оплат по дням с суммами и фактом
- Частичная оплата и отмена ошибочной
- Реквизиты контрагента с копированием
- Утренняя сводка «к оплате» в 08:00
- Бюджет: предупредить или запретить при превышении
- Аналитика: куда уходят деньги и скорость согласования
Как это работает
-
1
Проверьте статьи
35 статей и 3 маршрута создаются сами — поправьте под себя.
-
2
Назначьте роли
Кто подаёт, кто согласует, кто платит и видит бюджеты.
-
3
Подайте расход
Загрузите счёт — ИИ заполнит поля, маршрут выберется по статье.
-
4
Согласуйте и оплатите
Согласующие решают в уведомлении, казначей отмечает оплату.
Частые вопросы
Нет. Банковских интеграций нет: оплата проводится в банке как обычно, а в jeCheck отмечается — полностью или частями, с номером платёжки. Это сознательное решение: деньги остаются под контролем вашего банка и бухгалтерии.
Перетащите PDF, скан или фото счёта в окно расхода — ИИ заполнит контрагента, БИН/ИНН, номер и дату счёта, сумму, НДС, валюту и назначение. Распознанные поля подсвечиваются для проверки.
Да. Маршрут задаётся у статьи и наследуется подстатьями. Внутри маршрута — этапы и условия по сумме, контрагенту, бюджету, точке и автору. Сразу доступны три готовых маршрута: стандартный, закупки точки и быстрый.
Повтор номера счёта, ту же сумму тому же контрагенту за 45 дней, дробление платежа, рост цены больше чем на 40%, первый платёж новому контрагенту, тот же файл в другом расходе, отсутствие счёта и превышение бюджета. ИИ-контролёр добавляет рекомендацию по регламенту компании, но ничего не согласует сам.
Да. Согласующие получают push и письмо, заявка на согласование есть в задачах мобильного приложения jeCheck.
Расходы входят в тариф «Сеть» и выше. ИИ-распознавание счетов и ИИ-контролёр работают с возможностью «ИИ» того же тарифа.
Связанные возможности
Задачи и проекты
Нарушения из аудитов, поручения управляющим, заявки с согласованием и большие проекты — открытие точки, запуск меню, разработка приложения. Одна система: доска, список, календарь, диаграмма Ганта, нагрузка команды и правила, которые делают рутину сами.
Автоматизация · замкнутый циклАвтоматизация
Каждое нарушение из аудита по правилам сценария становится задачей нужному человеку на точке: со сроком, напоминаниями, фото «после» и проверкой. Вы один раз настраиваете правила — jeCheck следит, чтобы нарушение действительно устранили.
АналитикаАналитика
Семь разделов аналитики отвечают на вопросы управляющего: какие точки проседают, какие нарушения повторяются, кто из аудиторов проверяет формально, выполняется ли план проверок и закрываются ли задачи. Соберите свой дашборд словами, а ИИ-контроль сам подскажет, что требует внимания сегодня.
ИИ-аудитыИИ-аудиты
Сотни ответов, фото и комментариев превращаются в короткий план: что исправить, где и в каком порядке. Управляющий получает выводы, а не таблицу.
Первый аудит — уже сегодня
Регистрация за минуту, готовые шаблоны чек-листов и мобильное приложение. Без карты и без внедрения на месяцы.