Standort-Audit

Checkliste Kassenprüfung

Wer prüft: Filialleiter, Chefkassierer oder Gebietsleiter
Wann: Unangekündigt, 1–2 Mal pro Woche an einer zufälligen Kasse sowie bei jeder Schichtübergabe
Dauer: ~30 Min. · 28 Punkte

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Standort

Datum und Uhrzeit

Prüfer

Unterschrift

Die meisten Kassenverluste entstehen nicht durch große Diebstähle, sondern durch kleine, systematische Verstöße: eine unverschlossene Kasse, während die Kassiererin kurz weggeht, Stornos ohne Freigabe, Überschüsse, die niemand entnimmt, und Wechselgeld, das nach Augenmaß herausgegeben wird. Regelmäßige Überraschungskontrollen zeigen, ob die Regeln eingehalten werden, wenn die Kassenkraft nicht damit rechnet.

Beginnen Sie unangekündigt: Beobachten Sie zuerst 3–5 Vorgänge aus der Distanz, treten Sie dann hinzu und zählen Sie die Kassenlade im Beisein der Kassenkraft und vor der Kamera. Prüfen Sie die Storno- und Erstattungsberichte des Systems für die gesamte Schicht. Besprechen Sie die Ergebnisse sofort mit der Kassenkraft und dokumentieren Sie jede Abweichung.

Kassenplatz

1
Die Kassenkraft ist mit ihrer eigenen Kennung oder Karte angemeldet Der Name auf dem Kassendisplay oder im Bericht entspricht der Person an der Kasse; das Arbeiten unter fremder Anmeldung ist ein Verstoß. Kritisch
☐ Ja☐ Nein
2
Beim Verlassen des Platzes sperrt die Kassenkraft die Sitzung und schließt die Lade Beobachten Sie oder lassen Sie es sich zeigen: Die Kasse ist gesperrt, die Lade geschlossen, Schlüssel oder Karte bleiben bei der Kassenkraft. Kritisch
☐ Ja☐ Nein
3
Privates Geld und persönliche Gegenstände der Kassenkraft befinden sich nicht an der Kasse Tasche, Geldbörse und privates Bargeld liegen im Spind; das Handy gemäß Unternehmensrichtlinie, aber niemals in der Kassenlade oder auf dem Band. Foto
☐ Ja☐ Nein
4
Die Kassenlade bleibt zwischen den Vorgängen geschlossen Die Lade öffnet sich nur zum Kassieren und wird sofort wieder geschlossen, nie angelehnt gelassen.
☐ Ja☐ Nein
5
An der Kasse liegen keine notierten Passwörter oder Vorgesetztenkarten Keine Zettel mit Codes unter der Tastatur, am Monitor oder in der Lade; die Freigabekarte der Leitung bleibt nicht bei der Kassenkraft. Foto
☐ Ja☐ Nein

Bargeld

6
Eine überraschende Zählung stimmt mit dem Kassenbericht überein Erstellen Sie einen X-Bericht und zählen Sie die Lade im Beisein der Kassenkraft und vor der Kamera; die Summe entspricht dem Bargeld laut Bericht plus Wechselgeldbestand. Kritisch Foto
☐ Ja☐ Nein
7
Bei der überraschenden Zählung festgestellte Abweichung, Betrag Erfassen Sie den Überschuss oder Fehlbetrag; null, wenn es keine Abweichung gibt. Ein Überschuss ist ebenso ein Verstoß wie ein Fehlbetrag. Wert erfassen
8
Das Bargeld in der Lade überschreitet das festgelegte Limit nicht Bargeld über dem Limit wurde rechtzeitig in den Safe abgeschöpft; die Kassenkraft kennt das Limit.
☐ Ja☐ Nein
9
Abschöpfungen und Einzahlungen sind in der Kasse erfasst Jede Abschöpfung ist als Kassenvorgang verbucht, nicht handschriftlich auf einem Zettel vermerkt.
☐ Ja☐ Nein
10
Die Scheine in der Lade sind nach Nennwert sortiert, große Scheine liegen unter dem Einsatz Große Scheine liegen nicht obenauf und sind für den Kunden beim Öffnen der Lade nicht sichtbar.
☐ Ja☐ Nein
11
Die Kassenkraft prüft große Scheine mit einem Falschgelddetektor Der Detektor ist eingeschaltet und funktioniert; bei beobachteten Vorgängen wurden große Scheine vor der Herausgabe des Wechselgelds geprüft.
☐ Ja☐ Nein

Kundenvorgänge

12
Jeder Artikel wird gescannt, und der Kunde sieht die Summe auf dem Display Das Kundendisplay ist zum Kunden gerichtet und funktioniert; Artikel werden nicht manuell als eine einzige Position eingegeben.
☐ Ja☐ Nein
13
Die Kassenkraft prüft den Boden des Wagens und geschlossene Kartons In Geschäften mit Einkaufswagen: Artikel unter dem Korb und in geöffneten Kartons gehen nicht am Scanner vorbei.
☐ Ja☐ Nein
14
Die Kassenkraft nennt den Gesamtbetrag und den erhaltenen Betrag Bei jedem beobachteten Barvorgang zu hören.
☐ Ja☐ Nein
15
Die Scheine des Kunden kommen erst nach der Herausgabe des Wechselgelds in die Lade Das Bargeld bleibt sichtbar, bis der Kunde sein Wechselgeld hat – das beugt Streit über den Nennwert vor.
☐ Ja☐ Nein
16
Für jeden Einkauf wird ein Beleg ausgegeben Der Kunde hat bei jedem beobachteten Vorgang einen Papier- oder elektronischen Beleg erhalten, in der nach dem Recht Ihres Landes zulässigen Form. Kritisch
☐ Ja☐ Nein
17
Bei Kartenzahlung bleibt die Karte beim Kunden Der Kunde hält die Karte selbst an das Gerät oder steckt sie ein; die Kassenkraft nimmt die Karte nicht entgegen und sieht die PIN nicht.
☐ Ja☐ Nein

Stornos, Erstattungen und Rabatte

18
Jedes Beleg- oder Positionsstorno ist von einer Aufsichtsperson freigegeben Im Stornobericht der Schicht hat jeder Vorgang die Freigabe eines Vorgesetzten oder Chefkassierers. Kritisch
☐ Ja☐ Nein
19
Anzahl der Stornos und Positionsstornierungen der Kassenkraft in dieser Schicht Erfassen Sie die Zahl aus dem Bericht und vergleichen Sie sie mit dem Durchschnitt der Filiale; ein deutlicher Ausreißer bei einer Kassenkraft ist ein Anlass, das Videomaterial zu prüfen. Wert erfassen
20
Erstattungen werden mit Kundenformular und Unterschrift einer Aufsichtsperson abgewickelt Wählen Sie 2–3 Erstattungen der Schicht: Die Unterlagen entsprechen den Unternehmensregeln, und das Videomaterial zeigt den Kunden zu diesem Zeitpunkt an der Kasse.
☐ Ja☐ Nein
21
Manuelle Rabatte werden nur aus freigegebenen Gründen gewährt Jeder manuelle Rabatt im Bericht hat einen Grund aus der vom Unternehmen freigegebenen Liste.
☐ Ja☐ Nein
22
Auf Mitarbeiterkarten wurden in dieser Schicht keine ungewöhnlichen Treuepunkte gesammelt Mitarbeiter-Kundenkarten sammeln keine Punkte aus Käufen von Kunden; dieselbe Kartennummer auf mehreren Belegen der Schicht sollte untersucht werden.
☐ Ja☐ Nein

Ausstattung und Schichtunterlagen

23
Die Kassenschicht wurde heute eröffnet und nicht von den Vortagen übernommen Das Eröffnungsdatum der Schicht an der Kasse entspricht dem aktuellen Geschäftstag.
☐ Ja☐ Nein
24
Die Kasse funktioniert und zeigt keine Sperrwarnungen Keine Fehler oder Meldungen über eine bevorstehende Sperrung oder verlorene Verbindung; die Registrierungsunterlagen der Kasse liegen in der Filiale vor, wenn Ihr örtliches Recht es verlangt.
☐ Ja☐ Nein
25
Der Belegdruck ist klar, und an der Kasse liegt eine Ersatzrolle bereit Jedes Feld des Belegs ist lesbar; die Rolle wird gewechselt, bevor der Endstreifen erscheint.
☐ Ja☐ Nein
26
Die Kamera über der Kasse erfasst Lade und Band Der Monitor zeigt die Hände der Kassenkraft, den Inhalt der Lade und die Artikel auf dem Band; die Kamera ist nicht durch Schilder verdeckt oder verstellt. Foto
☐ Ja☐ Nein
27
Das Kassenübergabeprotokoll zwischen den Schichten ist von beiden Kassenkräften unterschrieben Der Wechselgeldbestand bei der Übergabe ist festgehalten, mit Unterschriften der übergebenden und der übernehmenden Kassenkraft. Foto
☐ Ja☐ Nein
28
Die Abrechnungsbelege des Kartenterminals werden mit den Tageseinnahmen abgegeben Der Kassenschnitt der Vorschicht wurde durchgeführt, und der Beleg liegt dem Kassenbericht bei.
☐ Ja☐ Nein

Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt. Gleichen Sie Grenzwerte und Formulierungen mit den gesetzlichen Vorgaben Ihres Landes, den Standards Ihres Unternehmens und den Herstellerangaben der Geräte ab.

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Häufige Mängel

Die Kassenkraft verlässt die Kasse, ohne sie zu sperren – Stornos und Erstattungen laufen unter ihrer Anmeldung, und der Bericht weist auf sie hin.
Ein Überschuss gilt als „gute Nachricht“: Meist bedeutet er nicht erfasste Verkäufe oder zu wenig herausgegebenes Wechselgeld und muss ebenso untersucht werden wie ein Fehlbetrag.
Stornos werden mit der Karte der Leitung freigegeben, die immer an der Kasse liegt: Die Freigabe wird zur Formalität.
Zählungen werden vorab angekündigt, „wenn es passt“: Die Kassenkraft hat Zeit, die Lade auszugleichen, und die Prüfung zeigt nichts.
Das Bargeld des Kunden wandert sofort in die Lade, danach gibt es Streit, mit welchem Schein bezahlt wurde – ohne Kamera über der Lade lässt sich das nicht klären.

Häufige Fragen

Als Faustregel 1–2 Mal pro Woche an einer zufälligen Kasse zu unterschiedlichen Zeiten, dazu immer bei der Schichtübergabe. Hatte eine Kasse Abweichungen, prüfen Sie sie häufiger, bis sich die Lage stabilisiert.

Halten Sie den Betrag im Beisein der Kassenkraft fest, lassen Sie sich eine schriftliche Stellungnahme geben und prüfen Sie das Videomaterial der Schicht. Jeder Abzug und jede disziplinarische Maßnahme muss dem Arbeitsrecht Ihres Landes und der Unternehmensrichtlinie entsprechen.

Ein Überschuss bedeutet, dass bei einem Vorgang etwas schiefgelaufen ist: Ein Kunde bekam zu wenig Wechselgeld, ein Verkauf wurde nicht gebucht oder eine Abschöpfung falsch gezählt. Er ist ein ebenso deutliches Warnsignal wie ein Fehlbetrag und muss ebenfalls untersucht werden.

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