დაგეგმილი აუდიტების სტატუსები: გადატანა, ხელახლა დანიშვნა, შესრულება
დაგეგმილი აუდიტის სტატუსი თავისით იცვლება: jeCheck გეგმას გაგზავნილ აუდიტებს ადარებს ყოველ ჯერზე, როცა დამგეგმავს ხსნით. აუდიტის ბარათში შეგიძლიათ მისი გადატანა, ხელახლა დანიშვნა, გაუქმება ან შესრულებულად მონიშვნა.
რა სტატუსები არსებობს
- დაგეგმილია — თარიღი მომავალშია, ან დღესაა, მაგრამ აუდიტის დრო ჯერ არ დამდგარა.
- მიმდინარე — დღესაა, აუდიტის დრო დადგა, მაგრამ შესაბამისი გაგზავნილი აუდიტი ჯერ არ არის.
- შესრულებულია — შესაბამისი აუდიტი გაიგზავნა დაგეგმილი თარიღის ფანჯარაში, ან აუდიტი ხელით მოინიშნა შესრულებულად.
- ვადაგადაცილებული — თარიღი გავიდა და აუდიტი არ არის, მაგრამ ფანჯარა ჯერ ღიაა: ახლა ჩატარებული აუდიტი ჩაითვლება.
- გამოტოვებული — ფანჯარა დაიხურა და აუდიტი ისევ არ არის. ავტომატურად დგება და ლოკაციის დაფარვას ამცირებს.
თარიღები და დრო კომპანიის ქვეყნის სასაათო სარტყლით განისაზღვრება.
როდის ითვლება აუდიტი შესრულებულად
დაგეგმილი აუდიტი ხდება შესრულებული, თუ ყველაფერი ემთხვევა:
- იგივე ჩეკლისტი;
- იგივე ლოკაცია;
- აუდიტი გაიგზავნა დაგეგმილი თარიღის ფანჯარაში — თავად დღეს ან გეგმის დაშვების ფარგლებში (± N დღე, მითითებული ოსტატში ნაბიჯზე განრიგი).
მნიშვნელობა არ აქვს, ვინ ჩაატარა აუდიტი. ერთი გაგზავნილი აუდიტი მხოლოდ ერთ დაგეგმილს ჩაეთვლება — თარიღით უახლოესს; თუ ორი თანაბრად ახლოსაა, იმას, რომელიც ამ აუდიტორზეა დანიშნული.
ფანჯარა აუდიტის ბარათში ჩანს სტრიქონში ჩათვლის ფანჯარა (თუ დაშვება ნულზე მეტია), შესრულებულ აუდიტს კი აქვს სტრიქონი შესრულება: ჩათვლილი აუდიტის თარიღი ან „მონიშნულია ხელით“.
ხშირი მიზეზები, რის გამოც ჩატარებული აუდიტი არ ჩაითვალა: ის ფანჯრის გარეთ ჩატარდა, არჩეული იყო სხვა ლოკაცია ან მსგავსი ჩეკლისტი, აუდიტი დაიწყო, მაგრამ არ გაიგზავნა, ან ის უკვე მეზობელ დაგეგმილ თარიღს ჩაეთვალა.
ანგარიში ანალიტიკა → გეგმის შესრულება დაგეგმილ აუდიტებს იმავე წესებით ითვლის: იმავე პერიოდისთვის მისი შესრულებული, ვადაგადაცილებული და გამოტოვებული აუდიტების რიცხვები დამგეგმავს ემთხვევა. ხელით დასმული ნიშანი „შესრულებულია“ ორივე ადგილას ითვლება. იხილეთ გეგმის შესრულება და დავალებების შესრულება.
აუდიტის ბარათი
დააწკაპუნეთ აუდიტზე კალენდრის ნებისმიერ ხედში — ბარათი მარჯვნივ გაიხსნება: სტატუსი, ჩეკლისტი და პუნქტების რაოდენობა, თარიღი, დრო და ხანგრძლივობა, ლოკაცია, აუდიტორი, განრიგი, ჩათვლის ფანჯარა და სერიის ისტორია (ამ სერიის ოთხამდე წარსული აუდიტი). თუ აუდიტორი ამ დროს სხვა აუდიტით არის დაკავებული, ზედა ნაწილში ჩნდება გაფრთხილება განრიგის კონფლიქტი.
ადმინისტრატორები ბარათში ხედავენ გეგმის ბლოკს ღილაკებით გეგმის შეცვლა და გეგმის წაშლა — იხილეთ როგორ დავგეგმოთ აუდიტები. თუ აუდიტის გეგმა წაიშალა, ბარათში მითითებულია, რომ აუდიტი ისტორიაში რჩება.
როგორ გადავიტანოთ აუდიტი
- გახსენით ბარათი. დააწკაპუნეთ აუდიტზე კალენდარში.
- დააჭირეთ „გადატანა“. გამოჩნდება თარიღისა და დროის ველები.
- მიუთითეთ ახალი თარიღი და დრო. დააჭირეთ შენახვა.
გადაიტანება მხოლოდ ეს აუდიტი; სერიის სხვა თარიღები არ იცვლება. დღევანდელ ან მომავალ თარიღზე გადატანილი აუდიტი ისევ ხდება დაგეგმილი (თუ დღეს უფრო ადრეულ დროზე გადაიტანეს — მიმდინარე) და იმ დღეს აუდიტორის აპლიკაციაში ჩნდება. შეხსენებები ახალი თარიღისთვის ხელახლა იგზავნება. გადატანა ადმინისტრატორებს შეუძლიათ.
როგორ დავნიშნოთ აუდიტორი ხელახლა
- გახსენით ბარათი და დააჭირეთ ხელახლა დანიშვნა.
- აირჩიეთ თანამშრომელი სიიდან და დააჭირეთ შენახვა.
იცვლება მხოლოდ ამ აუდიტის აუდიტორი. ახალი აუდიტორი მას აპლიკაციაში დაგეგმილ დღეს დაინახავს და მიიღებს შეხსენებებს, თუ ისინი გეგმაში ჩართულია. ხელახლა დანიშვნა ადმინისტრატორებს შეუძლიათ.
როგორ მოვნიშნოთ აუდიტი შესრულებულად და მოვხსნათ ნიშანი
თუ აუდიტი ნამდვილად ჩატარდა, მაგრამ ავტომატურად არ ჩაითვალა, ბარათში დააჭირეთ შესრულებულად მონიშვნა — აუდიტი ხდება შესრულებული. ამის გაკეთება შეუძლია ადმინისტრატორს ან აუდიტორს, რომელზეც აუდიტია დანიშნული.
შეცდომით მონიშნეთ? დააჭირეთ „შესრულებულის“ მონიშვნის მოხსნა: სტატუსი ისევ გაგზავნილი აუდიტების მიხედვით დადგინდება. გაგზავნილი აუდიტით ჩათვლილი აუდიტის მოხსნა შეუძლებელია — მის ნაცვლად ჩანს ღილაკი შესრულდა აუდიტით.
ხელით დასმული ნიშანი ასევე ითვლება ანალიტიკა → გეგმის შესრულება-ში. გამოიყენეთ ის მხოლოდ რეალურად ჩატარებული აუდიტებისთვის — სხვაგვარად გეგმის შესრულების მაჩვენებელი გაიზრდება.
როგორ გავაუქმოთ ერთი დაგეგმილი აუდიტი
ბარათში დააჭირეთ ამ აუდიტის გაუქმება და დაადასტურეთ. აუდიტი გეგმიდან ამოიღება; სერიის სხვა თარიღები არ იცვლება. გაუქმება ადმინისტრატორებს შეუძლიათ; შესრულებული აუდიტის გაუქმება შეუძლებელია.
თუ გეგმას მოგვიანებით შეცვლით, მისი მომავალი აუდიტები განრიგის მიხედვით ხელახლა შეიქმნება — გაუქმებული თარიღი დაბრუნდება. გააუქმეთ ის ხელახლა.
ხშირად დასმული კითხვები
აუდიტი ვადაგადაცილებულია — რა ვქნა?
სანამ ფანჯარა ღიაა, აუდიტის ჩატარება ჯერ კიდევ შეიძლება და ის ჩაითვლება. სხვა თარიღი გჭირდებათ — გადაიტანეთ აუდიტი. აუდიტი ჩატარდა, მაგრამ არ ჩაითვალა — დააჭირეთ შესრულებულად მონიშვნა. აუდიტი აღარ არის საჭირო — ამ აუდიტის გაუქმება. თუ არაფერს გააკეთებთ, ფანჯრის დახურვის შემდეგ სტატუსი გახდება გამოტოვებული.
რა განსხვავებაა „ვადაგადაცილებულსა“ და „გამოტოვებულს“ შორის?
ვადაგადაცილებული — თარიღი გავიდა, მაგრამ დაშვების ფანჯარა ჯერ ღიაა და აუდიტის ჩასატარებლად ჯერ კიდევ არის დრო. გამოტოვებული — ფანჯარა დაიხურა. 0-დღიანი დაშვებისას აუდიტი გამოტოვებული ხდება დაგეგმილი თარიღის მომდევნო დღეს.
რატომ არის სტატუსი „მიმდინარე“, როცა აუდიტორი ჯერ არ მისულა?
„მიმდინარე“ მხოლოდ იმას ნიშნავს, რომ აუდიტის დაგეგმილი დრო დადგა და აუდიტი ჯერ არ გაგზავნილა. ეს არ ნიშნავს, რომ აუდიტორმა აუდიტი დაიწყო.
შეიძლება სერიის ყველა აუდიტის ერთბაშად გადატანა?
დიახ — შეცვალეთ გეგმის განრიგი: გეგმის შეცვლა → ნაბიჯი განრიგი. მომავალი აუდიტები ახალი წესით ხელახლა შეიქმნება.
რატომ ვერ ვახერხებ აუდიტის გადატანას ან გაუქმებას?
აუდიტების გადატანა, ხელახლა დანიშვნა და გაუქმება მხოლოდ კომპანიის ადმინისტრატორებს შეუძლიათ. თანამშრომელს მხოლოდ საკუთარი აუდიტის შესრულებულად მონიშვნა და ამ ნიშნის მოხსნა შეუძლია.
გმადლობთ! ეს გვეხმარება დახმარების ცენტრის გაუმჯობესებაში.