Жоспарлы аудиттердің мәртебелері: ауыстыру, қайта тағайындау, орындау
Жоспарлы аудиттің мәртебесі өздігінен өзгереді: Жоспарлағышты ашқан сайын jeCheck жоспарды жіберілген аудиттермен салыстырады. Аудит карточкасында оны ауыстыруға, қайта тағайындауға, болдырмауға немесе орындалды деп белгілеуге болады.
Қандай мәртебелер болады
- Жоспарланған — күн болашақта немесе бүгін, бірақ аудит уақыты әлі келген жоқ.
- Орындалуда — бүгін, аудит уақыты келді, бірақ сәйкес жіберілген аудит әзірге жоқ.
- Аяқталды — сәйкес аудит жоспарлы күннің терезесінде жіберілді немесе аудит қолмен орындалды деп белгіленді.
- Мерзімі өткен — күн өтті, аудит жоқ, бірақ терезе әлі ашық: қазір өткізілген аудит есептеледі.
- Өткізіп алынған — терезе жабылды, ал аудит әлі жоқ. Өздігінен қойылады және нүктені қамтуды төмендетеді.
Күндер мен уақыт компания елінің уақыт белдеуі бойынша есептеледі.
Аудит қашан аяқталған болып саналады
Мыналар сәйкес келсе, жоспарлы аудит Аяқталды мәртебесін алады:
- дәл сол чек-лист;
- дәл сол нүкте;
- аудит жоспарлы күннің терезесінде жіберілді — сол күні немесе жоспардың рұқсат ауытқуы шегінде (± N күн, шеберде Кесте қадамында беріледі).
Аудитті кім өткізгені маңызды емес. Бір жіберілген аудит тек бір жоспарлы аудитті есептейді — күні бойынша ең жақынын; қашықтық тең болса — осы аудиторға тағайындалғанын.
Терезе аудит карточкасындағы Есептеу терезесі жолында көрінеді (рұқсат ауытқу нөлден үлкен болса), ал аяқталған аудитте — Орындалуы жолы: есептелген аудиттің күні немесе «Қолмен белгіленді».
Өткізілген аудиттің есептелмеуінің жиі себептері: тексеру терезеден тыс өткізілген, басқа нүкте немесе ұқсас чек-лист таңдалған, аудит басталған, бірақ жіберілмеген, бұл аудит көрші жоспарлы күнге есептеліп қойған.
Аналитика → Жоспардың орындалуы есебі жоспарлы аудиттерді дәл сол ережелер бойынша есептейді: бір кезеңде аяқталған, мерзімі өткен және өткізіп алынған аудиттер саны Жоспарлағышпен сәйкес келеді. Қолмен қойылған «орындалды» белгісі екі жерде де ескеріледі. Қараңыз: Жоспардың орындалуы және тапсырмалардың орындалуы.
Аудит карточкасы
Күнтізбенің кез келген түрінде аудитті басыңыз — оң жақта карточка ашылады: мәртебе, чек-лист және тармақтар саны, күні, уақыты және ұзақтығы, нүкте, аудитор, кесте, есептеу терезесі және Серия тарихы (осы сериядағы өткен төрт аудитке дейін). Егер аудитор бұл уақытта басқа аудитпен бос болмаса, жоғарыда Кесте қайшылығы ескертуі тұрады.
Әкімші карточкада Жоспарды өзгерту және Жоспарды жою түймелері бар жоспар блогын көреді — Аудиттерді қалай жоспарлау керек мақаласын қараңыз. Аудит жоспары жойылса, карточкада аудиттің тарихта қалғаны туралы белгі болады.
Аудитті қалай ауыстыру керек
- Карточканы ашыңыз. Күнтізбеде аудитті басыңыз.
- «Ауыстыру» түймесін басыңыз. Күн мен уақыт өрістері пайда болады.
- Жаңа күн мен уақытты көрсетіңіз. Сақтау түймесін басыңыз.
Тек осы аудит ауыстырылады, серияның басқа күндері өзгермейді. Бүгінге немесе болашақ күнге ауыстырылған аудит қайтадан Жоспарланған болады (бүгінге, бірақ өтіп кеткен уақытқа ауыстырылса — Орындалуда) және сол күні аудитордың қосымшасында пайда болады. Ол бойынша еске салулар жаңа күнге қайта келеді. Ауыстыруды әкімші жасай алады.
Аудиторды қалай қайта тағайындау керек
- Карточканы ашыңыз және Қайта тағайындау түймесін басыңыз.
- Қызметкерді таңдаңыз тізімнен және Сақтау түймесін басыңыз.
Тек осы аудиттің аудиторы өзгереді. Жаңа аудитор оны қосымшада жоспарлы күні көреді және жоспарда қосулы болса, еске салулар алады. Қайта тағайындауды әкімші жасай алады.
Аудитті қалай орындалды деп белгілеу және белгіні алу керек
Егер тексеру нақты өткізілсе, бірақ автоматты түрде есептелмесе, карточкада Орындалды деп белгілеу түймесін басыңыз — аудит Аяқталды болады. Мұны әкімші немесе аудит тағайындалған аудитор жасай алады.
Қателесіп белгіледіңіз бе — «Орындалды» белгісін алу түймесін басыңыз: мәртебе қайтадан жіберілген аудиттер бойынша есептеледі. Жіберілген аудит бойынша есептелген аудиттің белгісін алу мүмкін емес — онда Аудит бойынша орындалды түймесі тұрады.
Қолмен қойылған белгі Аналитика → Жоспардың орындалуы бөлімінде де ескеріледі. Оны тек шынымен өткізілген тексерулер үшін қолданыңыз — әйтпесе жоспардың орындалу пайызы асыра көрсетіледі.
Бір жоспарлы аудитті қалай болдырмау керек
Карточкада Осы аудитті болдырмау түймесін басып, растаңыз. Аудит жоспардан алынады, серияның басқа күндері өзгермейді. Болдырмауды әкімші жасай алады; орындалған аудитті болдырмау мүмкін емес.
Кейін жоспарды өзгертсеңіз, оның алдағы аудиттері кесте бойынша қайта жасалады — болдырмаған күн қайтып оралады. Оны қайтадан болдырмаңыз.
Жиі қойылатын сұрақтар
Аудиттің мерзімі өтті — онымен не істеу керек?
Терезе ашық тұрғанда тексеруді әлі де өткізуге болады — ол есептеледі. Басқа күн керек болса — аудитті ауыстырыңыз. Тексеру өткізілді, бірақ есептелмеді — Орындалды деп белгілеу түймесін басыңыз. Тексеру енді қажет емес — Осы аудитті болдырмау. Ештеңе істемесеңіз, терезеден кейін мәртебе Өткізіп алынған болады.
«Мерзімі өткен» мен «Өткізіп алынған» мәртебелерінің айырмашылығы неде?
Мерзімі өткен — күн өтті, бірақ рұқсат ауытқу терезесі әлі ашық, аудитті өткізіп үлгеруге болады. Өткізіп алынған — терезе жабылды. Рұқсат ауытқу 0 болса, аудит жоспарлы күннен кейінгі келесі күні-ақ Өткізіп алынған болады.
Неге аудитор әлі келмесе де, мәртебе «Орындалуда»?
«Орындалуда» тек жоспар бойынша аудит уақыты келгенін, ал жіберілген аудит әзірге жоқ екенін білдіреді. Бұл аудитордың тексеруді бастағанын білдірмейді.
Серияның барлық аудитін бірден ауыстыруға бола ма?
Иә — жоспар кестесін өзгертіңіз: Жоспарды өзгерту → Кесте қадамы. Алдағы аудиттер жаңа ереже бойынша қайта жасалады.
Неге мен аудитті ауыстыра немесе болдырмай алмаймын?
Аудиттерді ауыстыруды, қайта тағайындауды және болдырмауды тек компания әкімшісі жасай алады. Қызметкер тек өз аудитін орындалды деп белгілеп, бұл белгіні ала алады.
Рақмет! Бұл анықтаманы жақсартуға көмектеседі.