Как добавить сотрудника и отправить приглашение

Сотрудников добавляет администратор или сотрудник с правом «Добавление сотрудников» в Персонал → Сотрудники. Новому сотруднику приходит письмо с логином и паролем — с ними он входит в мобильное приложение jeCheck и, если доступ открыт, в веб-кабинет.

Кто что может в списке сотрудников

Раздел открывается с правом «Список сотрудников» — в нём видны сотрудники тех точек, где это право действует. Остальное зависит от прав в Управление → Права и роли:

• телефон и почта сотрудников — «Телефон и почта сотрудников»;
• изменение имени, должности, точек — «Правка сотрудников»;
• доступ в веб-кабинет, приглашения, сброс пароля и временный пароль — «Вход сотрудников»;
• удаление и восстановление — «Удаление и восстановление сотрудников»;
• выгрузка в Excel — «Выгрузка списка сотрудников» (каждая выгрузка записывается в журнал доступа);
• справочник должностей — «Справочник должностей».

Сделать сотрудника администратором, менять почту администраторов или удалять их может только администратор. Подробнее — Права и роли.

Как создать пользователя

1. Откройте раздел. В меню выберите Персонал → Сотрудники, вкладка Сотрудники.

   

2. Нажмите «Создать пользователя». Откроется окно с формой.

   

3. Заполните обязательные поля. Фамилия и Имя (не короче 2 символов) и Email — на него придёт приглашение. Email должен быть уникальным: адрес, который уже используется в jeCheck, не подойдёт.

4. Укажите должность. Выберите её из списка или оставьте «— без должности —». Если списка нет, сначала создайте должности на вкладке Должности.

5. Нажмите «Создать». Сотрудник появится в списке, ему уйдёт письмо-приглашение.

Новый сотрудник создаётся обычным пользователем с доступом в веб-кабинет. Сделать его администратором или оставить ему только приложение можно после создания — в карточке сотрудника на вкладке Доступ, блок Вход и администрирование (см. Роли и права — администратор, должности, управляющие и Доступ в веб-кабинет и режим «Только приложение»). Права на тесты, график, кадры и другие разделы выдаются ролями — см. Права и роли.

После создания добавьте сотрудника в команду его точки — см. Как добавить точки и собрать команды.

Что получает сотрудник

jeCheck сам генерирует пароль и отправляет его в письме вместе с логином (email).

• Сотрудник с доступом в веб-кабинет получает приглашение со ссылкой на вход.
• Сотрудник в режиме «Только приложение» получает письмо со ссылками на мобильное приложение вместо ссылки на сайт.

Сменить пароль на свой сотрудник может в Профиле веб-кабинета — см. Личный профиль.

Как изменить данные сотрудника

Нажмите на имя сотрудника в таблице или откройте меню ⋯ в конце его строки и выберите Редактировать. В окне Редактировать пользователя можно поменять фамилию, имя, email и должность. Отметка администратора и доступ в веб-кабинет настраиваются в карточке сотрудника на вкладке Доступ или в Управление → Права и роли.

Как сменить email сотрудника

Email — это логин сотрудника. Сменить его может администратор или сотрудник с правами «Вход сотрудников» и «Телефон и почта сотрудников»; email администратора меняет только администратор.

1. Откройте карточку. Нажмите на имя сотрудника или выберите ⋯ → Редактировать.
2. Введите новый адрес в поле Email и нажмите Сохранить.

Что происходит после смены:

• войти в веб-кабинет и в мобильное приложение теперь можно только с новым адресом, пароль остаётся прежним;
• на новый адрес приходит письмо «Ваш логин в jeCheck изменён» с новым и прежним логином;
• подтверждать новый адрес сотруднику не нужно, открытые сеансы в приложении не прерываются.

Адрес должен быть уникальным во всём jeCheck: если он уже занят другим аккаунтом, появится ошибка. Если сотрудник не помнит пароль, выберите ⋯ → Сбросить пароль — новый придёт уже на новый адрес.

Повторное приглашение и сброс пароля

Обе команды — в меню ⋯ в конце строки сотрудника. Отправить приглашение сразу нескольким сотрудникам можно массовым действием Пригласить (см. «Массовые действия»).

• Отправить приглашение — сотрудник ещё раз получит письмо со ссылкой на вход и новым паролем. Пригодится, если первое письмо потерялось.
• Сбросить пароль — jeCheck сгенерирует новый пароль и отправит его сотруднику на почту.

Временный пароль для сотрудника без почты

Если у сотрудника нет доступа к почте — не помнит пароль от ящика или рабочей почты ещё нет, — пароль можно выдать прямо на экране, как временный пароль в Microsoft Azure.

1. Откройте меню. В строке сотрудника нажмите ⋯ (в карточке сотрудника — ⋮) и выберите Временный пароль.
2. Нажмите «Выдать пароль». На экране появится пароль вида Kq7m-Xr4t. Нажмите Копировать или продиктуйте его сотруднику.
3. Сотрудник входит с ним на сайте jeCheck. Сразу после входа откроется страница Задайте свой пароль: сотрудник придумывает свой пароль (не короче 8 символов) и нажимает Сохранить и войти. Временный пароль после этого не работает.

На почту ничего не отправляется. Пароль показывается один раз — если окно закрыли, выдайте новый. Прежний пароль сотрудника сразу перестаёт работать, приложение на его устройствах попросит войти заново. Каждая выдача записывается в журнал доступа — Выдан временный пароль.

Сотрудник в режиме «Только приложение» тоже задаёт свой пароль на сайте: после сохранения jeCheck предложит войти с ним в мобильное приложение. В приложение можно войти и временным паролем — тогда свой пароль попросят задать при первом входе на сайт. Страница смены пароля действует 30 минут после входа; не успели — войдите временным паролем ещё раз.

Удаление и восстановление

• Удалить. Выберите ⋯ → Удалить и подтвердите. Доступ сотрудника сразу закрывается: приложение на его устройствах перестаёт работать, вход на сайт не принимается, а открытый веб-кабинет закроется при следующем действии. Сотрудник пропадает из основного списка и переходит на вкладку Удалённые.
• Восстановить. Откройте вкладку Удалённые и выберите ⋯ → Восстановить — доступ вернётся. В приложение сотруднику нужно будет войти заново.

Удалить себя и создателя компании нельзя — у них в меню нет пункта Удалить.

Список сотрудников: вкладки, фильтры и сортировка

Удалённые сотрудники не смешиваются с работающими. Над таблицей — вкладки с числом сотрудников в каждой:

• Активные — все, кто не удалён (открывается по умолчанию);
• Администраторы — активные с типом Администратор;
• Только приложение — активные без доступа в веб-кабинет;
• Без точки — активные, которые не входят ни в одну команду точки. Таким сотрудникам не придут задачи по нарушениям на точках;
• Удалённые — удалённые сотрудники и дата удаления.

В таблице видно, на каких точках работает сотрудник (звёздочка — управляющий точки, «+N» — ещё N точек, полный список — при наведении), его тип, доступ (значок телефона — только приложение) и Активность — когда он последний раз заходил в веб-кабинет или приложение или проводил проверку. Зелёная точка — активность за последние 7 дней, жёлтая — за 30 дней. «Нет данных» — сотрудник не заходил и не проводил проверок с тех пор, как jeCheck начал учитывать активность.

Фильтры над таблицей:

• поиск — по имени, фамилии, email или телефону;
• Все должности — сотрудники с выбранной должностью или Без должности;
• Все точки — команда выбранной точки или Без точки;
• Любая активность — Активны за 7 дней, Неактивны 30+ дней или Нет данных об активности.

Кнопка Сбросить снимает все фильтры. Сортировка — нажатием на заголовок колонки Сотрудник, Должность или Активность. Выбранная вкладка, фильтры и сортировка сохраняются в адресе страницы — ссылку можно добавить в закладки или отправить коллеге-администратору.

Массовые действия

Отметьте галочками нужных сотрудников — над таблицей появится панель действий. Галочка в заголовке таблицы выбирает всех, кто найден по текущим фильтрам, на всех страницах.

• Должность — назначить всем выбранным одну должность или оставить их Без должности;
• Доступ — Веб-кабинет и приложение или Только приложение. Администраторам и создателю компании веб-кабинет не закрывается;
• Пригласить — отправить приглашение повторно: каждый получит письмо с новым паролем, старые пароли перестанут работать;
• Excel — выгрузить только выбранных;
• Удалить — удалить выбранных. Вас самих и создателя компании jeCheck пропустит;
• на вкладке Удалённые вместо этого есть Восстановить.

После действия появится сообщение, скольким сотрудникам оно применено и сколько пропущено.

Выгрузка в Excel

Кнопка Excel вверху страницы скачивает файл .xlsx с сотрудниками, которые сейчас в списке, — с учётом вкладки, поиска и фильтров, в том же порядке. В файле: фамилия, имя, email, телефон, должность, тип, доступ в веб-кабинет, точки, точки, где сотрудник управляющий, статус, дата добавления и последняя активность. Чтобы выгрузить только часть, отметьте сотрудников и нажмите Excel на панели массовых действий.

Частые вопросы