Расхождения и инвентаризация сейфа
Расхождение — любая разница между тем, что должно быть, и тем, что оказалось на деле: кассир вложил в конверт меньше, чем по кассе, бухгалтер пересчитал конверт и денег не хватило, пломба нарушена, при инвентаризации не нашёлся конверт. jeCheck сам записывает расхождение, назначает ответственного и уведомляет настройщика раздела, а тот принимает решение.
Откуда берутся расхождения
| Где | Что случилось | Ответственный |
|---|---|---|
| Сдача конверта | в конверте не столько, сколько по кассе (расхождение смены) | кассир |
| Вскрытие конверта | при пересчёте сумма не совпала с заявленной | кассир конверта |
| Приёмка по акту | конверта нет, пломба нарушена, пересчёт не сошёлся, наличные без конверта не сошлись | отправитель или кассир конверта |
| Инвентаризация | конверта нет на месте, пломба нарушена, наличных без конвертов больше или меньше, чем по учёту | — |
Разница в пределах допуска (мелочь, округление) расхождением не считается — баланс просто выравнивается по факту. Допуск задаётся в Хранилища наличных → Правила. Нарушенная пломба становится расхождением без суммы.
Расхождение смены деньги не двигает: в сейф уходит ровно то, что вложено в конверт. Остальные расхождения сразу меняют баланс хранилища на фактическую сумму — баланс всегда равен тому, что реально лежит.
Список расхождений
Акты и расхождения → Расхождения: переключатель Открытые, Закрытые, Все и сумма Открыто на сумму. В таблице — дата, Что случилось, Где, Сумма, Ответственный и Решение. Число открытых расхождений видно и на обзоре — плитка Открытые расхождения.
Разобрать расхождение
Решение принимает сотрудник с правом Наличные: настройка — например, финансовый директор сети ресторанов или владелец салонов.
- Откройте расхождение. В строке нажмите Разобрать.
- Выберите решение: Списано на убытки, Удержано с сотрудника, Деньги нашлись (только для недостачи), Ошибка учёта или Другое.
- Проверьте ответственного и добавьте комментарий. Ответственный подставлен сам, его можно сменить.
- Нажмите «Закрыть расхождение».
Если выбрано Деньги нашлись, сумма вернётся в хранилище. Закрытое расхождение можно вернуть кнопкой Открыть снова — кроме случая «Деньги нашлись».
«Удержано с сотрудника» — это отметка о решении. Само удержание из зарплаты проводится отдельно.
Вскрыть конверты
Чтобы деньги из конвертов стали обычными наличными хранилища (например, в главной кассе перед сдачей в банк), откройте хранилище и нажмите Вскрыть конверты. Впишите пересчитанную сумму по каждому вскрытому конверту и нажмите Сохранить пересчёт. Разница с заявленной суммой становится расхождением на кассира.
Инвентаризация сейфа
Инвентаризация — пересчёт всего хранилища с актом. Нужно право Наличные: пересчёт на точку.
- Откройте хранилище. На обзоре нажмите на карточку сейфа и выберите Инвентаризация.
- Проверьте конверты. В блоке Конверты по учёту у каждого конверта отметьте на месте и пломба цела.
- Пересчитайте наличные без конвертов. Поле Наличные без конвертов — по факту — суммой или по купюрам. Ниже видно По учёту, Факт и разницу; если всё совпало — «сходится».
- Укажите комиссию. В поле Комиссия выберите, кто присутствует при пересчёте.
- Подпишите и проведите. Если в правилах включены подписи — распишитесь. Нажмите Провести и составить акт.
Не найденный конверт получает статус «Утерян» и становится недостачей, разница наличных — недостачей или излишком. Все инвентаризации — на вкладке Акты и расхождения → Инвентаризации: по нажатию на строку открывается акт инвентаризации в PDF.
Частые вопросы
Кто узнаёт о расхождении?
Сотрудники с правом Наличные: настройка на эту точку сразу получают уведомление «Недостача …» или «Излишек …» с кнопкой Разобрать расхождение.
Как часто проводить инвентаризацию?
Это решает компания — например, при смене управляющего точки или по графику. Номер акта инвентаризации идёт из той же серии, что и акты передачи.
Спасибо! Это помогает делать справку лучше.