ჩეკლისტები და აუდიტები: როგორ მუშაობს
ჩეკლისტი აუდიტის შაბლონია: განყოფილებები, კითხვები და შეფასების წესები. აუდიტი არის ჩეკლისტის ერთჯერადი შევსება კონკრეტულ ლოკაციაზე კონკრეტული თანამშრომლის მიერ. ადმინისტრატორი ჩეკლისტებს ვებ-კაბინეტში ქმნის, აუდიტორები აუდიტებს მობილურ აპლიკაციაში ატარებენ, შედეგები კი ანგარიშებსა და ანალიტიკაში გროვდება.
რისგან შედგება ჩეკლისტი
- განყოფილებები — კითხვების ჯგუფები, მაგალითად „დარბაზი“, „სამზარეულო“, „საწყობი“. ანგარიშში თითოეული განყოფილებისთვის ცალკე შედეგი გამოითვლება.
- კითხვები — შემოწმების პუნქტები. კითხვის ტიპია დიახ / არა (ფასდება) ან ტექსტური ველი (თავისუფალი პასუხი, არ ფასდება).
- კითხვის წონა — რამდენ ქულად ფასდება პუნქტი. გამოიყენება, თუ ჩეკლისტის გამოთვლის მეთოდია ქულებში.
- პარამეტრები — ვისთვის არის ხელმისაწვდომი ჩეკლისტი, როდის შეიძლება მისი შევსება, გამოთვლის მეთოდი, საქაღალდე, ხელმოწერა, გეოლოკაცია და AI-მიმოხილვა.
როგორ შევავსოთ ეს ყველაფერი, აღწერილია სტატიაში როგორ შევქმნათ ჩეკლისტი.
აუდიტის გზა: შაბლონიდან ანგარიშამდე
- შექმენით ჩეკლისტი. მენიუში სამუშაო → ჩეკლისტები დააჭირეთ ჩეკლისტის შექმნა და შეავსეთ კონსტრუქტორი.
- გადაწყვიტეთ, ვინ და როდის ამოწმებს. შეზღუდეთ ჩეკლისტზე წვდომა კონკრეტული თანამშრომლებით ან დაგეგმეთ რეგულარული აუდიტები დამგეგმავში.
- აუდიტორი აუდიტს აპლიკაციაში ატარებს. ის ირჩევს ლოკაციასა და ჩეკლისტს, პასუხობს კითხვებს, ამაგრებს ფოტოებს და აგზავნის აუდიტს.
- jeCheck ითვლის შედეგს და ქმნის ანგარიშს. აუდიტის ანგარიში ბმულით იხსნება და მისი PDF-ად ჩამოტვირთვა შეიძლება.
- ანგარიში email-ით იგზავნება. მას იღებენ აუდიტორი და ამ ჩეკლისტის დაგზავნებში შემავალი თანამშრომლები.
- დარღვევები დავალებებად იქცევა. თუ ავტომატიზაციის სცენარი დაყენებულია, პასუხები „არა“ ქმნის დავალებებს — იხ. ავტომატიზაცია.
- შედეგები ანალიტიკაში ხვდება. დინამიკა ლოკაციების, კითხვებისა და აუდიტორების მიხედვით ნახეთ ანალიტიკაში.
სად ტარდება აუდიტები
ჩვეულებრივი აუდიტები მხოლოდ jeCheck-ის მობილურ აპლიკაციაში ტარდება — ვებ-კაბინეტში ჩეკლისტის შევსება შეუძლებელია. ნაბიჯ-ნაბიჯ ინსტრუქცია აუდიტორებისთვის — როგორ ჩავატაროთ აუდიტი მობილურ აპლიკაციაში.
რას ხედავს აუდიტორი აპლიკაციაში:
- ჩეკლისტებს, რომლებზეც წვდომა აქვს (პარამეტრი ვისთვის არის ხელმისაწვდომი ჩეკლისტი; თუ არავინაა არჩეული, ჩეკლისტი ყველასთვის ხელმისაწვდომია);
- ლოკაციებს, რომლებზეც მიმაგრებულია; თუ არცერთზე არ არის მიმაგრებული — კომპანიის ყველა ლოკაციას;
- დღეისთვის დაგეგმილ აუდიტებს დამგეგმავიდან.
გამონაკლისია საიდუმლო სტუმრის აუდიტები: სტუმარი კითხვარს ბრაუზერში ბმულით ავსებს, აპლიკაციის გარეშე. დაწვრილებით — საიდუმლო სტუმარი.
სად მოვძებნოთ ყველაფერი კაბინეტში
- სამუშაო → ჩეკლისტები — ჩეკლისტების სია საქაღალდეებით და კონსტრუქტორი. ხელმისაწვდომია მხოლოდ ადმინისტრატორებისთვის. როგორ დავალაგოთ ჩეკლისტები საქაღალდეებში — იხ. საქაღალდეები და ჩეკლისტების სია.
- სამუშაო → აუდიტები — ჩატარებული აუდიტების შეჯამება ლოკაციებისა და ჩეკლისტების მიხედვით არჩეული თარიღებისთვის, Excel-ში ექსპორტით.
- ანალიტიკა → აუდიტების ჟურნალი — თითოეული აუდიტი ცალკე: ანგარიშები, PDF, ექსპორტი. იხ. აუდიტების ჟურნალი.
- მართვა → დაგზავნები — ვინ იღებს ანგარიშებს email-ით.
- სამუშაო → დამგეგმავი — დაგეგმილი აუდიტების გრაფიკი.
ხშირად დასმული კითხვები
შეიძლება თუ არა აუდიტის ჩატარება კომპიუტერიდან?
არა. ჩვეულებრივი აუდიტი მობილურ აპლიკაციაში ტარდება. კომპიუტერიდან მხოლოდ საიდუმლო სტუმრის კითხვარი ივსება — ის ბმულით იხსნება.
რა მოხდება, თუ ჩეკლისტს წავშლი?
ის გადადის წაშლილში (გვერდის სამუშაო → ჩეკლისტები მარცხენა პანელი) და ქრება აპლიკაციიდან და დამგეგმავიდან. ბოლო 90 დღეში წაშლილი ჩეკლისტების დაბრუნება შეიძლება: … ჩეკლისტის სტრიქონში → აღდგენა.
ვის შეუძლია ჩეკლისტების შექმნა და რედაქტირება?
მხოლოდ კომპანიის ადმინისტრატორებს. განყოფილება ჩეკლისტები სხვა თანამშრომლებისთვის მიუწვდომელია.
როგორ იქცევა აუდიტის შედეგი პროცენტად?
ეს არის პასუხების „დიახ“ წილი იმ პუნქტებს შორის, რომლებზეც პასუხია „დიახ“ ან „არა“ — ან მიღებული ქულების წილი, თუ ჩეკლისტი ქულებში ფასდება. დაწვრილებით — როგორ გამოითვლება აუდიტის შედეგი.
გმადლობთ! ეს გვეხმარება დახმარების ცენტრის გაუმჯობესებაში.