როგორ დავგეგმოთ აუდიტები

აუდიტების გეგმა არის ერთი ჩეკლისტით ერთ ან რამდენიმე ლოკაციაზე ერთი აუდიტორის აუდიტების განრიგი. ოსტატი ქმნის აუდიტს ყოველი თარიღისთვის თქვენ მიერ არჩეული განმეორების წესით. შემდეგ გეგმის შეცვლა ან წაშლა მთლიანად შეგიძლიათ. გეგმების შექმნა და რედაქტირება კომპანიის ადმინისტრატორებს შეუძლიათ.

რა დაგჭირდებათ

• ადმინისტრატორის უფლებები;
• ჩეკლისტი — იხილეთ როგორ შევქმნათ ჩეკლისტი;
• ლოკაციები და თანამშრომელი, რომელიც აუდიტებს ჩაატარებს.

ნაბიჯ-ნაბიჯ

1. გახსენით ოსტატი. განყოფილებაში სამუშაო → დამგეგმავი დააჭირეთ აუდიტის დაგეგმვა.

2. ჩეკლისტი. აირჩიეთ ჩეკლისტი, რომლითაც უნდა შემოწმდეს. თითოეულზე ჩანს პუნქტების რაოდენობა, ასევე არის ძიება.

3. ლოკაციები. მონიშნეთ ლოკაციები — თითოეულისთვის აუდიტი შეიქმნება. ყველას არჩევა ყველა ლოკაციას ერთბაშად მონიშნავს.

4. აუდიტორი. აირჩიეთ ერთი თანამშრომელი. თითოეული სახელის გვერდით ჩანს, რამდენი აქტიური დაგეგმილი აუდიტი აქვს მას უკვე.

5. განრიგი. მიუთითეთ დასაწყისი, დასასრული, დრო, ხანგრძლივობა, წთ და დაშვება, დღე, შემდეგ აირჩიეთ განმეორება. ქვემოთ ჩანს, რამდენი აუდიტი შეიქმნება.

   

6. შეტყობინებები. ჩართეთ საჭირო შეტყობინებები — იხილეთ „შეტყობინებები“ ქვემოთ.

7. მიმოხილვა. შეამოწმეთ ჩეკლისტი, ლოკაციების რაოდენობა, აუდიტორი, განმეორების წესი, დრო, პერიოდი, დაშვება, შეტყობინებები და აუდიტების რაოდენობა. სურვილისამებრ მიუთითეთ გეგმის დასახელება — ნაგულისხმევად ის არის „გეგმა: ჩეკლისტის დასახელება“.

8. გაშვება. დააჭირეთ დაგეგმვა. აუდიტები კალენდარში გამოჩნდება.

განმეორების ვარიანტები

• არ გამეორდეს — ერთი აუდიტი დაწყების თარიღზე. ველი დასასრული გამორთულია. კალენდარში ასეთი აუდიტი მონიშნულია როგორც ერთჯერადი.
• ყოველდღე — ყოველ დღე.
• სამუშაო დღეებში — ორშაბათიდან პარასკევამდე.
• ყოველკვირა — კვირის მონიშნულ დღეებში; შეგიძლიათ რამდენიმე აირჩიოთ.
• ყოველთვე — თვის მონიშნულ რიცხვებში; შეგიძლიათ რამდენიმე აირჩიოთ. თუ 31-ს აირჩევთ, იმ თვეებში, სადაც 31 რიცხვი არ არის, აუდიტი არ იქნება.

თუ დასასრული მითითებული არ არის, აუდიტები იქმნება გეგმის დაწყების წლის 31 დეკემბრამდე. მომავალ წელს აუდიტების გასაგრძელებლად შეცვალეთ გეგმა და მიუთითეთ ახალი დასასრული.

დაშვება: როდის ითვლება აუდიტი

დაშვება, დღე — დაგეგმილ თარიღამდე და მის შემდეგ რამდენი დღის განმავლობაში ჩატარებული აუდიტი ჯერ კიდევ ჩაითვლება დაგეგმილად. მაგალითად, 2-დღიანი დაშვებისას ორშაბათის აუდიტი ჩაითვლება, თუ ის შაბათიდან ოთხშაბათამდე ჩატარდა.

დაშვება სიხშირის მიხედვით წინასწარ ივსება და შეგიძლიათ შეცვალოთ (0-დან 14 დღემდე):

• ყოველდღე და სამუშაო დღეებში — 0, მხოლოდ დაგეგმილ დღეს;
• ყოველკვირა — 2 დღე (1 კვირაში ორი დღისას, 0 სამი ან მეტი დღისას);
• ყოველთვე — 3 დღე (2 ორი ან მეტი თარიღისას);
• არ გამეორდეს — 2 დღე.

სანამ ფანჯარა ღიაა, ვადაგადაცილებული აუდიტი მაინც ჩაითვლება. ფანჯრის დახურვის შემდეგ სტატუსი ხდება გამოტოვებული — იხილეთ დაგეგმილი აუდიტების სტატუსები.

შეტყობინებები

ნაბიჯ შეტყობინებებზე გადამრთველები გეგმაში ინახება:

• email აუდიტორს — წერილი განრიგით (ჩეკლისტი, ლოკაციები, წესი, დრო, პერიოდი, რამდენი აუდიტია წინ) გეგმის შექმნისა და შეცვლისას.
• შეხსენება 1 დღით ადრე — push აუდიტორის მობილურ აპლიკაციაში აუდიტის დაწყებამდე ერთი დღით ადრე.
• შეხსენება 1 საათით ადრე — push აუდიტორს აუდიტის დაწყებამდე ერთი საათით ადრე.
• ესკალაცია ვადის გადაცილებისას — push და წერილი გეგმის ავტორსა და ლოკაციის მენეჯერებს, თუ დაგეგმილი თარიღი გავიდა და აუდიტი არ არის. თუ ლოკაციას მენეჯერები არ ჰყავს და ავტორი თავად აუდიტორია, შეტყობინებას კომპანიის ადმინისტრატორები იღებენ.

აუდიტების დრო კომპანიის ქვეყნის სასაათო სარტყლით განისაზღვრება. უკვე ჩათვლილ ან შესრულებულად მონიშნულ აუდიტებზე შეხსენებები არ იგზავნება. თითოეული შეხსენება და ესკალაცია აუდიტზე ერთხელ იგზავნება; თუ აუდიტი გადაიტანეს, შეხსენებები ახალი თარიღისთვის ხელახლა იგზავნება.

რა იქმნება

• თითოეული არჩეული ლოკაცია იღებს საკუთარ სერიას საერთო განმეორების წესით. ოსტატის ერთი გაშვების ყველა სერია ერთ გეგმას ქმნის: ის მთლიანად რედაქტირდება და იშლება.
• თითოეულ სერიაში ყოველი თარიღისთვის ცალკე აუდიტია. მისი გადატანა, ხელახლა დანიშვნა, გაუქმება ან შესრულებულად მონიშვნა შეიძლება — იხილეთ დაგეგმილი აუდიტების სტატუსები.
• დრო და ხანგრძლივობა გამოიყენება კალენდრისთვის, კონფლიქტების აღმოჩენისა და შეხსენებებისთვის. აპლიკაციაში აუდიტორი დღევანდელ აუდიტებს კონკრეტული დროის გარეშე ხედავს.

როგორ შევცვალოთ გეგმა

1. გახსენით გეგმის ნებისმიერი აუდიტი. დააწკაპუნეთ მასზე კალენდარში.
2. დააჭირეთ „გეგმის შეცვლა“. ოსტატი გეგმის პარამეტრებით გაიხსნება, პირდაპირ ნაბიჯზე განრიგი.
3. შეცვალეთ საჭირო. შეგიძლიათ ჩეკლისტის შეცვლა, ლოკაციების დამატება ან მოხსნა, აუდიტორის, განრიგის, დაშვებისა და შეტყობინებების შეცვლა.
4. შეინახეთ. ნაბიჯზე მიმოხილვა დააჭირეთ ცვლილებების შენახვა.

წარსული და შესრულებული აუდიტები უცვლელი რჩება. გეგმის მომავალი აუდიტები (დღეიდან მოყოლებული) ახალი პარამეტრებით ხელახლა იქმნება — მათში ხელით შესრულებული გადატანები, ხელახლა დანიშვნები და გაუქმებები უქმდება. თუ ლოკაციას მოხსნით, მისი მომავალი აუდიტები წაიშლება.

როგორ წავშალოთ გეგმა

გახსენით გეგმის ნებისმიერი აუდიტი, დააჭირეთ გეგმის წაშლა და დაადასტურეთ. მომავალი აუდიტები გეგმის ყველა ლოკაციაზე წაიშლება. შესრულებული აუდიტები კალენდარში ისტორიად რჩება, მაგრამ გეგმის რედაქტირება აღარ შეიძლება.

სერიების შაბლონები

თუ ხშირად ქმნით მსგავს გეგმებს, შეინახეთ პარამეტრები შაბლონად:

1. გადადით ნაბიჯზე „მიმოხილვა“. ბლოკში სერიის შაბლონად შენახვა შეიყვანეთ შაბლონის დასახელება.
2. დააჭირეთ „შაბლონის შენახვა“. ინახება ჩეკლისტი, ლოკაციები, აუდიტორი, განრიგი, დაშვება და შეტყობინებები — თარიღების გარეშე. გეგმა არ იქმნება, ოსტატი კი ღია რჩება.
3. შექმენით გეგმა შაბლონიდან. განყოფილების სათაურში დააჭირეთ სერიების შაბლონები → გეგმის შექმნა. ოსტატი გაიხსნება შაბლონის პარამეტრებით და დაწყების თარიღით „დღეს“.

შაბლონის წასაშლელად გამოიყენეთ სანაგვე ყუთის ღილაკი სიაში სერიების შაბლონები. შაბლონიდან შექმნილ გეგმებზე ეს გავლენას არ ახდენს.

რჩევები

ხშირად დასმული კითხვები