Чек-листы и аудиты: как всё устроено

Чек-лист — это шаблон проверки: разделы, вопросы и правила оценки. Аудит — одно прохождение чек-листа на конкретной точке конкретным сотрудником. Администратор создаёт чек-листы в веб-кабинете, аудиторы проводят проверки в мобильном приложении, а результаты собираются в отчёты и аналитику.

Из чего состоит чек-лист

• Разделы — группы вопросов, например «Зал», «Кухня», «Склад». По каждому разделу в отчёте считается свой результат.
• Вопросы — пункты проверки. Тип ответа — Да / Нет, свои варианты с баллами, шкала, число с нормой, дата или штрихкод (оцениваются), текст, фото, подпись или сотрудник (сбор данных без оценки) и инструкция без ответа. Вопрос может обнулять результат проверки или показываться по условию. См. Типы ответов.
• Вес вопроса — сколько баллов стоит пункт. Используется, если у чек-листа метод расчёта В баллах.
• Доступ и настройки — кому доступен чек-лист (всем или только выбранным должностям, точкам, отделам и сотрудникам), в какое время его можно пройти, метод расчёта, папка, подпись, геопозиция и ИИ-разбор.

Как всё это заполнить — в статье Как создать чек-лист.

Путь проверки: от шаблона до отчёта

1. Создайте чек-лист. В меню Работа → Чек-листы аудита нажмите Создать чек-лист и заполните конструктор.
2. Решите, кто и когда проверяет. Ограничьте доступ к чек-листу нужными должностями, точками или сотрудниками (кнопка Доступ в конструкторе) или запланируйте регулярные проверки в Планировщике.
3. Аудитор проводит проверку в приложении. Он выбирает точку и чек-лист, отвечает на вопросы, прикладывает фото и отправляет аудит.
4. jeCheck считает результат и собирает отчёт. Отчёт о проверке открывается по ссылке и скачивается в PDF.
5. Отчёт уходит по почте. Его получают аудитор и сотрудники из рассылок этого чек-листа.
6. Нарушения превращаются в задачи. Если настроен сценарий автоматизации, по ответам «Нет» создаются задачи — см. Автоматизация.
7. Результаты попадают в аналитику. Динамику по точкам, вопросам и аудиторам смотрите в разделе Аналитика.

Чек-лист аудита или регламент

Чек-лист аудита — инструмент проверки: проверяющий оценивает, соблюдается ли стандарт, и получает результат в процентах. Если нужно описать, что и когда делать сотруднику на смене (открытие, уборка по графику, закрытие), используйте регламенты: там нет баллов, есть расписание, цепочки и отметка каждого шага в приложении. Чек-лист, по которому на самом деле работают, а не проверяют, можно превратить в регламент: меню ⋯ у чек-листа → Сделать регламентом.

Где проводится аудит

Обычные аудиты проводятся только в мобильном приложении jeCheck — в веб-кабинете пройти чек-лист нельзя. Пошаговая инструкция для аудитора — в статье Как провести аудит в мобильном приложении.

Что видит аудитор в приложении:

• чек-листы, которые ему доступны (панель Кому доступен чек-лист: Все сотрудники компании или Только выбранные);
• точки, за которыми он закреплён; если он не закреплён ни за одной точкой — все точки компании;
• запланированные на сегодня проверки из Планировщика.

Исключение — проверки «Тайный гость»: гость заполняет анкету по ссылке в браузере, без приложения. Подробнее — в разделе Тайный гость.

Где что находится в кабинете

• Работа → Чек-листы аудита — список чек-листов с папками и конструктор. Раздел виден с правом «Чек-листы в кабинете»; создавать и менять чек-листы можно с правом «Создание и правка чек-листов», удалять — с правом «Удаление чек-листов» (у администратора есть все). Как разложить чек-листы по папкам — в статье Папки и список чек-листов.
• Работа → Аудиты — сводка проведённых аудитов по точкам и чек-листам за выбранные даты с выгрузкой в Excel.
• Аналитика → Журнал аудитов — все проверки поштучно: отчёты, PDF, выгрузки. См. Журнал аудитов.
• Управление → Рассылки — кому отправлять отчёты по почте.
• Работа → Планировщик — расписание плановых проверок.

Частые вопросы