So führen Sie HACCP-Protokolle und erfassen Messungen

Ein HACCP-Protokoll ist ein Formular mit Feldern (Temperatur, Luftfeuchtigkeit, Ja/Nein, Auswahl von Optionen, Text, Foto und mehr), einem Zeitplan und verantwortlichen Rollen. Mitarbeiter erfassen Messungen auf der Seite Heute; das System gleicht die Werte mit den Grenzwerten ab und eröffnet bei einer Überschreitung eine Abweichung.

Die Seite Heute

HACCP → Heute zeigt die Protokolle, die am Standort gerade ausgefüllt werden müssen. Haben Sie mehrere Standorte, wählen Sie oben einen aus. Die Seite aktualisiert sich jede Minute von selbst.

• Oben: wie viele geplante Einträge erledigt, überfällig und anstehend sind und wie viele Abweichungen offen sind.
• Der Block Abweichungen: Korrekturmaßnahmen erforderlich listet die offenen Abweichungen des Standorts mit den Schaltflächen Wiederholungsmessung und Beheben auf.
• Ereignisbezogen: – Schaltflächen für Protokolle ohne Zeitplan (Wareneingang, Produktion, Frittierölwechsel).
• Der Schalter Zu erledigen / Alle Protokolle.
• Der Block Nicht zur Arbeit zugelassen – eine Erinnerung aus dem Länderprofil, wer nicht zur Arbeit zugelassen werden darf (z. B. ohne Pflichtuntersuchung oder mit Krankheitsanzeichen).

In einem Geräteprotokoll hat jedes Gerät eine eigene Zeile mit der Schaltfläche Messung. In einem Personalprotokoll sehen Sie, wer bereits kontrolliert wurde, und es gibt die Schaltfläche Kontrolle. Ein Standortprotokoll hat die Schaltfläche Ausfüllen.

Schritt für Schritt: eine Messung erfassen

1. Formular öffnen. Klicken Sie auf der Seite Heute neben dem Protokoll auf Messung, Kontrolle oder Ausfüllen.

2. Objekt wählen. Bei einem Geräteprotokoll – einen Kühlschrank oder Raum; bei einem Hygieneprotokoll – einen Mitarbeiter.

3. Felder ausfüllen. Ein Zahlenfeld zeigt die Norm, und Sie können den Wert mit den Schaltflächen „−“ und „+“ ändern. Daneben sehen Sie sofort In Ordnung, Nahe am Grenzwert oder Außerhalb des Grenzwerts.

   

4. Bei Bedarf Details ergänzen. Im Block Kommentar, Foto, Messzeit können Sie einen Kommentar und ein Foto hinterlassen.

5. Speichern. Klicken Sie auf Eintragen. Liegt der Wert außerhalb des Grenzwerts, wird nach dem Speichern eine Abweichung eröffnet – siehe Abweichungen und Korrekturmaßnahmen.

Zeitplan und versäumte Einträge

Jedes Protokoll hat seinen eigenen Zeitplan: Zu Schichtbeginn, Zu festgelegten Uhrzeiten, Einmal täglich, Einmal pro Woche, Einmal im Monat oder Ereignisbezogen. Anhand des Zeitplans legt jeCheck die Fristen für Einträge im Voraus fest, erinnert die Verantwortlichen vor einer Frist und markiert einen Eintrag als versäumt, wenn er nicht bis zum Ende der Nachfrist vorgenommen wird. Nachfristen und Erinnerungen werden unter HACCP-Verzeichnisse → Einstellungen festgelegt. Bei ereignisbezogenen Protokollen gibt es keine versäumten Einträge.

An arbeitsfreien Tagen des Standorts sind geplante Einträge nicht erforderlich. Ein HACCP-Manager kann einen einzelnen Eintrag mit Begründung als „heute nicht erforderlich“ markieren – z. B. an einem Reinigungstag oder bei abgeschaltetem Gerät.

Protokoll einrichten

Protokolle richten Administratoren und HACCP-Manager im Bereich Protokolle ein.

• Protokoll hinzufügen – aus Vorlagen nach den Vorschriften des Landes oder Leer erstellen mit eigenem Namen.
• Die Einstellungsschaltfläche öffnet Protokoll einrichten: Name, Beschreibung und Anleitung, Bereich, was erfasst wird (Nach Standort, Für jedes Gerät, Für jeden Mitarbeiter der Schicht), Felder, Zeitplan, Standorte, die Positionen, die das Protokoll ausfüllen, und die Verknüpfung mit einem Kontrollpunkt des HACCP-Plans.
• Ein Zahlenfeld hat einen Kritischen Grenzwert (seine Überschreitung erzeugt eine Abweichung) und einen Zielbereich (eine Warnung „nahe am Grenzwert“). Bei einem „Ja / Nein“-Feld wird festgelegt, welche Antwort die Norm ist; bei einem Auswahlfeld, welche Optionen unzulässig sind.
• Foto beim Schließen einer Abweichung erforderlich – wenn aktiviert, kann eine Abweichung in diesem Protokoll nicht ohne „Nachher“-Foto geschlossen werden. Bei neuen Protokollen ist die Option deaktiviert.
• Ein Schalter aktiviert und deaktiviert das Protokoll; außerdem gibt es Kopie und Löschen. Beim Löschen eines Protokolls bleiben seine Einträge für Kontrollen erhalten.

Abweichungen in einem Protokoll, das mit einem kritischen Kontrollpunkt (CCP) des Plans verknüpft ist, sind immer kritisch.

Einträge, Korrekturen und Druck

Öffnen Sie ein Protokoll, um alle Einträge mit Filtern nach Standort, Gerät, Zeitraum und Status (Abweichungen, Nahe am Grenzwert, Später eingetragen, Annulliert), Wertediagramme und eine Zusammenfassung zu sehen.

• Ein Eintrag kann von seinem Autor, dem Standortleiter oder einem HACCP-Manager korrigiert werden (Korrigieren) – nur mit Begründung. Die vorherigen Werte bleiben im Korrekturverlauf.
• Ein Standortleiter oder HACCP-Manager kann einen Eintrag annullieren, ebenfalls mit Begründung. Einträge lassen sich nicht löschen – ein annullierter Eintrag bleibt durchgestrichen im Protokoll.
• Protokollformular – das Druckformular für den gewählten Monat und Standort.

Häufige Fragen