ЖИ-диспетчер: істі Telegram және Slack арқылы соңына дейін жеткізеді

ЖИ-диспетчер жұмысты қызметкерлер онсыз да отыратын жерде — Telegram-да соңына дейін жеткізеді. Ол тапсырмалардың тұрып қалмауын, ал тексеру ескертулерінің оқылмай қалмауын қадағалайды: орындаушыға қысқа сұрақ жібереді, жауапты қабылдап, оны jeCheck-ке өзі енгізеді. Тек жауап керек кезде ғана жазады — бір батырмамен немесе екі-үш сөзбен. Басшы тек өзінсіз шешілмегенді ғана алады.

Қайдан табуға болады

Бүйірлік мәзірдегі Бақылау тобында ЖИ-диспетчер бөлімін ашыңыз. Бұл тармақ әкімшілерге және диспетчер құқықтары бар қызметкерлерге көрінеді (төмендегі «Құқықтар» бөлімін қараңыз). Диспетчерге тек жауап беретін қызметкерлерге бөлімді ашудың қажеті жоқ — Telegram-ды қосса жеткілікті.

Telegram-ды қалай қосуға болады

Әр қызметкер өз Telegram-ын бір рет қосады. Тәсілдері:

1. Профиль арқылы. Бүйірлік мәзірдің төменгі жағындағы атыңызды басыңыз → Профиль → Telegram карточкасы → Telegram-ды қосу. jeCheck боты ашылады — онда «Старт» батырмасын басыңыз. Дайын: бот Telegram байланыстырылғанын жазады.
2. Нүктедегі QR-код арқылы. Басшы диспетчер бетіндегі Нүктелерге арналған QR-код батырмасымен QR-кодты басып шығарып, нүктеге іледі. Қызметкер кодты сканерлеп, ботты ашады және Нөмірмен бөлісу батырмасын басады. Бот қызметкерді jeCheck профиліндегі телефон бойынша табады, сондықтан профильде телефон толтырылған болуы керек. Нөмір бірнеше компанияда болса, бот хабарламаларды қай компания үшін қосу керектігін сұрайды.
3. Басшының шақыруы арқылы. Қызметкерлер қойындысында адамдарды белгілеп, Сілтемелерді алу (сілтемелер аттардың жанында пайда болады — оларды көшіріп, жіберуге болады) немесе Шақыру жіберу (jeCheck қолданбасына push-хабарландыру болып келеді) батырмасын басыңыз. Тек Telegram-сыз сүзгісі кімнің әлі қосылмағанын көрсетеді. профильде телефон жоқ белгісі — мұндай қызметкер Нөмірмен бөлісу арқылы қосыла алмайды.

Telegram-ды боттағы /stop командасымен, профильдегі Ажырату батырмасымен немесе басшы Қызметкерлер қойындысындағы Ажырату батырмасымен ажырата алады.

Диспетчер не істейді

Диспетчердің жеті міндеті бар. Әкімші керектерін Міндеттері қойындысында қосады.

• Тапсырмалар қозғалысы. Тапсырма ұзақ уақыт қозғалыссыз тұрса немесе мерзімі өтсе, орындаушы «Тапсырманың жағдайы қалай?» деген сұрақты Орындалды, Уақыт керек, Кедергі бар, Менікі емес батырмаларымен алады.
  • Орындалды — тапсырма орындалды деп белгіленеді. Тапсырма бойынша «кейін» фотосы керек болса, бот оны жіберуді сұрайды; растауды қажет ететін тапсырмалар тексеруге кетеді.
  • Уақыт керек — Ертең, 3 күннен кейін, Бір аптадан кейін таңдаңыз немесе күнді жазыңыз. Нормалар шегінде диспетчер мерзімді өзі ауыстырады, одан әрі — басшыдан сұрайды, ал ол бір батырмамен жауап береді: Келісу немесе Бас тарту.
  • Кедергі бар — себебін қысқаша жазыңыз: ол тапсырма түсініктемесіне және басшының таңғы шолуына түседі, ал диспетчер кейінірек қайта сұрайды.
  • Менікі емес — тапсырманы сіздіңше кімге беру керектігін жазыңыз. Шешімді басшы қабылдайды.
  • Бірнеше сұрақтан кейін жауап болмаса, диспетчер орындаушының басшысына Тағы еске салу, 3 күнге ұзарту, Өзім шешемін батырмаларымен жазады, содан кейін — нүкте басқарушыларына.
• Тексерулерді талдау. Бұзушылықтары бар тексеруден кейін әр жауапты адам өз ескертулерімен бір хабарлама алады, онда Қабылдадым, Менікі емес, Түзетіліп қойған (бот «кейін» фотосын сұрайды) батырмалары бар. Жауапты адамды чек-парақтағы Бұзушылықты кім жояды өрісі анықтайды. Тапсырмасы жоқ бұзушылықтар үшін диспетчер тапсырмаларды өзі жасайды. Нүкте басқарушысы тексеру бойынша бір жиынтық алады: қанша бұзушылық, қанша тапсырма және кім жауапты. Ешкім уақытында Қабылдадым баспаса — диспетчер басшыға жазады.
• Түзетуді растау. Орындаушы «кейін» фотосын жібергенде, тексеруші оны Қабылдау және Қайтару батырмаларымен алады. Қайтару — бот нені пысықтау керектігін сұрап, орындаушыға жеткізеді. Жаңа тексеруде тармақ өтсе, тапсырманы жабу қосулы болса, келесі тексеруде осы тармақ өткенде тапсырма өзі жабылады.
• ХАССП бойынша шұғыл. ХАССП-тың сыни ауытқуы бірден нүктеде ауысымда тұрғандарға жіберіледі — кез келген уақытта, тіпті түнде. Алдым батырмасын басып, ауытқуда түзетуді жазыңыз — ауытқу жабылғанда хат алмасу өзі жабылады. Белгіленген уақыт ішінде ешкім Алдым баспаса, хабарламаны нүкте басқарушылары, тағы сонша уақыттан кейін — әкімшілер алады. Ауытқулар туралы толығырақ — ХАССП ауытқулары және түзету әрекеттері.
• Тексерулер жоспары. Жоспарлы тексерудің мерзімі өтсе, аудитор Бүгін, … дейін (оны әлі өткізуге болатын соңғы күн) және Болмайды батырмалары бар сұрақ алады. Болмайды басылғаннан кейін бот себебін сұрап, оны жоспарды жүргізетіндерге жеткізеді.
• Таңғы шолу. Telegram-ы қосылған әкімшілер мен басқарушылар шолу сағатында өз шешімін қажет ететін 5 тармаққа дейін алады: ЖИ-бақылау баяндамасындағы ашық мәселелер, тұрып қалған істер және эскалациялар.
• Қызметкерлердің өтінімдері. Қызметкер ботқа не бұзылғанын немесе қандай көмек керектігін жазады («залда кран ағып тұр»), фотомен бірге де болады. Диспетчер өтінімді ресімдеп, «Өтінім ресімдейін бе?» деп сұрайды — Құру батырмасын басыңыз. Тапсырма қажетті бөлімнің кезегіне немесе нүкте басқарушысына кетеді. Авторға өтінімді кім алғаны, кейін — оның орындалғаны туралы хабарлама келеді.

Өз сөзіңізбен де жауап беруге болады: «жұмада жасаймын», «қойманың кілті жоқ». Диспетчер жауапты түсінеді, ал сенімді болмаса — батырмалармен қайта сұрайды. Барлық әрекет жауап берген адамның атынан орындалады және тапсырма тарихында көрінеді.

Telegram-дағы jeCheck мини-қосымшасы

Сұрақтарға мини-қосымшада жауап беру ыңғайлы: ол Telegram ішінде ашылады, jeCheck-ке кірудің қажеті жоқ.

• Қалай ашуға болады. Бот чатындағы енгізу өрісінің сол жағындағы jeCheck батырмасы, сұрақтар жинағының астындағы Қарау немесе сұрақтың астындағы Тапсырманы ашу.
• Сұрақтар. Мұнда диспетчердің сіздің жауабыңызды күтіп тұрған барлық сұрақтары; ХАССП бойынша шұғыл істер мен жұмысты қабылдау — жоғарыда. Жауап батырмаларын және тапсырманың өзін — сипаттамасын, фотоларын, соңғы түсініктемелерін және ол пайда болған тексеруді көру үшін сұрақты басыңыз.
• Жауап. Батырмалар чаттағыдай. Уақыт керек батырмасынан кейін ұсынылған күнді немесе күнтізбеден күнді таңдаңыз: Басқа күн → Ауыстыру. Өз сөзіңізбен жауап — мәтінмен жазу, Суретке түсіру — «кейін» фотосын телефон камерасымен түсіру.
• Жаңа өтінім. Не сынғанын немесе не керек екенін сипаттаңыз, қаласаңыз Фото тіркеу батырмасын, содан кейін Жіберу батырмасын басыңыз. Диспетчер өтінімді рәсімдеуді ұсынады — Құру батырмасын басыңыз.

Мини-қосымшада жауап бергеннен кейін чаттағы осы сұрақтың астындағы батырмалар жоғалады, сондықтан екі рет жауап беру мүмкін емес.

Slack

Егер команда Slack-та жұмыс істесе, диспетчер Telegram орнына сонда жаза алады.

1. Slack-ты қосыңыз. Диспетчер бетінде Қызметкерлер қойындысын ашып, Slack-ты қосу батырмасын басыңыз. Slack-қа кіріп, компанияның жұмыс кеңістігінде jeCheck қосымшасына рұқсат беріңіз.
2. Қызметкерлер өздігінен табылады. Диспетчер адамдарды email бойынша сәйкестендіреді: jeCheck профиліндегі email Slack-тағы email-мен сәйкес келуі керек. Табылғандар тізімде Slack белгісімен көрсетіледі. Адамдар қосылса немесе email өзгерсе, Қайта сәйкестендіру батырмасын басыңыз. Сәйкестендірілмеген қызметкер Slack-тағы jeCheck қосымшасына жай ғана жаза алады — диспетчер оны email бойынша табады.
3. Жауаптар. Сұрақтар jeCheck қосымшасынан жеке хабарлама болып келеді, батырмалар Telegram-дағыдай. Бірден бірнеше сұрақ бір хабарламамен келеді, әрқайсысының өз батырмалары бар. Мәтінмен де жауап беруге, ал «кейін» фотосын хабарламаға тіркеуге болады.

Slack-та табылған қызметкерлерге диспетчер Telegram қосылған болса да тек Slack-та жазады. Басқаларға — Telegram-да немесе push-хабарландырумен. Slack-ты ажырату үшін Slack блогындағы Ажырату батырмасын басыңыз. Slack-ты «ЖИ-диспетчер: баптау» құқығы бар қызметкер қосады және ажыратады.

Диспетчер қашан жазады

• Жұмыс кестесіндегі қызметкерлерге — тек олардың ауысымы кезінде. Қалғандарына — нормаларда белгіленген жұмыс сағаттарында. Қызметкерлердің жұмыс кестесі бөлімін қараңыз.
• ХАССП бойынша шұғыл — әрдайым, кез келген уақытта.
• Бір адамға сағатына бірнеше шұғыл емес хабарламадан артық емес; артығы кейінге қалдырылады.
• Диспетчер қосылғанда қызметкердің мерзімі өткен ескі тапсырмалары көп болса, ол олар туралы біртіндеп сұрайды — бір адамға күніне 3 жаңа сұрақтан артық емес.
• Бір іс — бір хат алмасу: қайта сұрақ әр минут сайын емес, біраз уақыттан кейін ғана келеді.
• Бірден бірнеше сұрақ жиналса (мысалы, таңертең жұмыстан тыс уақыттан кейін), олар тізімі бар бір хабарламамен және Қарау (мини-қосымшаны ашады) және Мұнда бір-бірден көрсету батырмаларымен келеді. Бір сұрақ әдеттегідей батырмалармен келеді.

Қалай қосуға және баптауға болады

Диспетчерді әкімші немесе «ЖИ-диспетчер: баптау» құқығы бар қызметкер қосады және баптайды.

1. Диспетчерді қосыңыз. Беттің жоғарғы жағындағы ауыстырғыш: Қосулы / Өшірулі.
2. Міндеттерді таңдаңыз. Міндеттері қойындысындағы Диспетчер не істейді блогында керектерін белгілеңіз. Мұнда Жаңа тексеруде тармақ өтсе, тапсырманы жабу белгісі де бар.
3. Нормаларды белгілеңіз. Төменде — сандық баптаулар:
   • Қозғалыссыз тапсырма бойынша сұрау, неше күннен кейін (әдепкі бойынша 3);
   • Жауапсыз қалған сұрақтардан кейін басшыға көтеру (2);
   • Тексеру ескертулері бойынша «Қабылдадым» үшін уақыт, жұмыс сағаты (2);
   • Мерзімді келісімсіз ең көбі неше күнге ауыстыруға болады (7) және …және бір тапсырмаға ең көбі неше рет (2);
   • ХАССП: келесі деңгейге дейін реакцияны күту, минут (30);
   • Таңғы жиынтық сағаты (8);
   • Кестеде жоқтар үшін жұмыс сағаттары: басталуы … дейін … (9–20).
4. «Сақтау» батырмасын басыңыз.
5. Қызметкерлерді қосыңыз — Қызметкерлер қойындысы немесе нүктедегі QR-код арқылы (жоғарыда қараңыз).

Көрсеткіштер және хат алмасулар

Шолу қойындысында — Telegram-ды қанша қызметкер қосқаны және Соңғы 7 күнде көрсеткіштері бір апта бұрынғымен салыстырылып көрсетіледі:

• Тексеру ескертулеріне реакция — жауапты адам Қабылдадым батырмасын қаншалықты тез басады;
• Ескертулер мерзімінде жұмысқа алынды;
• Тапсырмалар мерзімінде жабылды;
• Басшысыз шешілді;
• Диспетчердің сұрақтарына жауап берді;
• 7 күннен артық қозғалыссыз тапсырмалар — қазіргі уақытта.

Міндет бірнеше апта бойы өз көрсеткішін жылжытпаса, диспетчер адамдарды бекер алаңдатпауы үшін оны өшіріңіз.

Хат алмасулар қойындысында — диспетчер жүргізіп жатқан барлық іс: не туралы, кіммен және күйі — Жауап күтуде, Күту, Басшыда, Шешілді, Жабық. Міндет бойынша сүзгі — Барлық міндеттер. Хат алмасуды ашу үшін жолды басыңыз.

Құқықтар

Хат алмасу мәтіндері — құпия деректер: «ЖИ-диспетчер: хат алмасу мәтіндері» құқығынсыз хат алмасудың қай іс бойынша болғаны және немен аяқталғаны ғана көрінеді, ал мәтіндерді әр қарау қол жеткізу журналына жазылады. Өз Telegram-ын кез келген қызметкер қоса алады, бұл үшін құқық қажет емес.

Telegram-дағы жауаптар қызметкердің өз құқықтарымен орындалады: мысалы, тапсырманы растау құқығы жоқ тексеруші оны Қабылдау батырмасымен қабылдай алмайды — бот солай жауап береді. Толығырақ — Құқықтар мен рөлдер — кабинетте кімге не қолжетімді.

Тариф

Қазір ЖИ-диспетчер барлық компанияларға кез келген тарифте қолжетімді. Кейін ол «Желі» тарифінде және одан жоғары қалады — бұл туралы алдын ала ескертеміз. Тарифтер және төлем бөлімін қараңыз.

Жиі қойылатын сұрақтар