Аудиттегі әр бұзушылық сценарий ережелері бойынша нүктедегі қажетті адамға тапсырма болады: мерзімімен, еске салуларымен, «кейін» фотосымен және тексеруімен. Ережелерді бір рет баптайсыз — jeCheck бұзушылықтың шынымен жойылғанын қадағалайды.
Аудитор «Жоқ» деп белгіледі — тапсырма аудиттегі бұзушылық фотосымен бірге осы нүктенің шефінде, бар-менеджерінде немесе техқызметінде.
Орындаушы «кейін» фотосын тіркейді, басқарушы немесе аудитор жұмысты қабылдайды не себебін көрсетіп қайтарады.
Мерзімге дейін және мерзімі өткенде еске салу, мерзім өтсе — басшыға эскалация. Қайталанған бұзушылықтар «Қайталау» деп белгіленеді.
Әдетте тексеруден кейін қолмен жұмыс басталады: есепті талдау, кімге не тапсыру керегін шешу, чатқа жазу, содан кейін орындалғанын анықтау. Бұзушылықтардың бір бөлігі жоғалып, келесі аудитте қайта шығады.
Блоктардың көрнекі таспасы: шартты, тағайындауды, мерзімді және талаптарды сүйреп қойыңыз. Ережелер нұсқаулық сияқты жоғарыдан төмен оқылады.
Рөлдер — сіздің лауазымдарыңыз, ал «осы нүктедегі шеф» — әр мекемедегі нақты адам. Рөл бос болса, тапсырма басқарушыларға жіберіледі.
Фотосыз тапсырманы жабу мүмкін емес. «Орындалды» «Тексеруде» болып өзгереді: басқарушы немесе аудитор жұмысты қабылдайды не себебін көрсетіп қайтарады.
Орындаушыға мерзімге дейін және мерзімі өткенде push. Мерзімнен кейін белгіленген уақыт өткен соң — жоғарыға хабар: басқарушыларға, рөлге, қызметкерге немесе әкімшілерге.
Тапсырма жабылғаннан кейін бұзушылық қайта шықты — жаңа тапсырма «Қайталау» деп белгіленеді. Тапсырма ашық тұрғанда көшірмесі жасалмайды: орындаушыға бұзушылық қайта тіркелгені хабарланады.
ЖИ тапсырманы тұжырымдайды (не істеу керек және қалай растау керек), ұқсас бұзушылықтарды топтастырады және «дейін» мен «кейін» фотоларын салыстырады. Тапсырманы әрқашан адам жабады.
Сценарий көрнекі редакторда блоктардан құрастырылады. «Қашан» — аудиттегі бұзушылық, «Егер» — «иә» және «жоқ» тармақтары бар шарт, «Онда» — не істеу керек. Дайын сценарийден бастап, оны өзіңізге бейімдеңіз.
Ас үй — шефке, бар — бар-менеджерге, жабдық — техқызметке. Жауапты рөл чек-листтің бөлімінде немесе сұрағында көрсетіледі, ал әр нүктеде өз адамдары бар. Іске қоспас бұрын сценарийді нақты аудитте тексеріңіз: кімге не кететіні көрінеді, бірақ ештеңе жіберілмейді.
Тапсырмада аудиттегі бұзушылық фотосы мен орындаушының «кейін» фотосы сақталады. Тексеруші оларды қатар көреді, қаласа — ЖИ кеңесімен, және жұмысты қабылдайды не себебін көрсетіп қайтарады. Әр оқиға тапсырма журналына жазылады.
Қай нүктеде кім шеф, бармен немесе техқызмет екенін және кім басқарушы екенін белгілеңіз.
Чек-лист конструкторында бөлімге немесе сұраққа жауапты рөлді көрсетіңіз.
Дайын «Стандартты» сценарийден бастап, оны барлық чек-листтер үшін әдепкі етіп қосыңыз.
Өткен аудитте алдын ала қарауды іске қосып, тапсырмалардың қажетті адамдарға кететініне көз жеткізіңіз.
Алматыдағы фитнес-клубтардан Мәскеу мен Дубайдағы мейрамханаларға дейін — клиенттеріміздің тексерулері мен тапсырмалары қалай құрылған.
Кейс · Мейрамханалар
Мәскеу · Дубай
«Біздің мейрамханаларымыз әр қалада және Дубайда, бәрін аралап шығу мүмкін емес. jeCheck-те аудит есеппен аяқталмайды: әр ескерту бойынша бірден тапсырма пайда болады, ал оны тек фотомен жабады. Не түзетілгенін, не түзетілмегенін көреміз.»Bổ cafe командасыКейсті оқу →
Кейс · Фитнес
Алматы, Қазақстан
«Бұрын тексерулер қағазда болатын, ал ақаулар туралы жалпы чатқа жазатын — бірін жөндейтін, бірі ұмытылатын. Қазір әркім өз чек-листін телефонда өтеді, ал бірдеңе дұрыс болмаса, тапсырма техникке немесе әкімшіге өзі кетеді. Енді не болып жатқанын білу үшін клубтарға қоңырау шалудың қажеті жоқ.»S89 Fitness командасыКейсті оқу →
Бұл — аудиттегі бұзушылық есепте қалып қоймайды деген сөз. Сценарий ережелері бойынша ол жауапты адамға тапсырма болады, тапсырманың мерзімі, еске салулары және эскалациясы бар, орындаушы жұмысты «кейін» фотосымен растайды, ал тексеруші оны қабылдайды. Бұзушылық келесі аудитте қайталанса, бұл бірден көрінеді.
«Стандартты» үлгісінен сценарий жасап, оны барлық чек-листтер үшін әдепкі сценарий етіңіз. Ол бірден жұмыс істейді: нүктелердегі рөлдер берілмегенше тапсырмалар нүкте басқарушыларына жіберіледі. Кейін рөлдерді қосыңыз — тапсырмалар дәлірек жіберіле бастайды.
Тапсырма осы нүктенің басқарушыларына, ал олар болмаса — компания әкімшілеріне жіберіледі. Тапсырмада нүктедегі рөл тағайындалмағаны туралы белгі болады.
Жоқ. ЖИ көмектеседі: тапсырма мәтінін тұжырымдайды, ұқсас бұзушылықтарды топтастырады және «дейін» мен «кейін» фотоларын салыстырады. Жабу туралы шешімді әрқашан адам қабылдайды. ЖИ қолжетімсіз болса, сценарий ережелер бойынша жұмыс істей береді.
jeCheck мобильді қосымшасында өз тілінде push алады. Тапсырмада — аудиттегі бұзушылық фотосы, нүкте уақытындағы мерзім және талаптар, мысалы, «кейін» фотосы. Тапсырмамен вебте де жұмыс істеуге болады.
Ол бойынша ашық тапсырма бар болса, жаңасы жасалмайды — орындаушыға бұзушылық қайта тіркелгені туралы хабарлама келеді. Алдыңғы тапсырма жабылған болса, жаңасы «Қайталау» деп белгіленеді.
Ештеңе: әр тапсырма жасалған сәттегі ережелерді (мерзім, еске салу, эскалация) есте сақтайды. Өзгертілген сценарий келесі аудиттерге қолданылады.
Кәдімгі тапсырманы адам қолмен қояды. Автоматтандыру аудиттен кейін бірден сіздің ережелеріңіз бойынша тапсырмаларды өзі қояды, содан кейін өзі еске салады, эскалациялайды және растауды талап етеді. Қолмен қойылатын тапсырмалар да қала береді.
Тексерудегі ескерту бір түртумен тапсырмаға айналады. Орындаушы мәселенің фотосын көреді, ал тапсырма беруші жұмысты «кейінгі» фото бойынша қабылдайды.
КонструкторВеб-конструкторда чек-листті бірнеше минутта жасаңыз. Бөлімдер, сұрақтар, ұпайлар мен салмақтар дәл сіздің желіңіз үшін маңызды нәрселерге қарай бапталады.
ЖИ-аудиттерЖүздеген жауап, фото және пікір қысқа жоспарға айналады: нені, қайда және қандай ретпен түзету керек. Басқарушы кесте емес, дайын қорытынды алады.
Бір минутта тіркелу, дайын чек-лист үлгілері және мобильді қосымша. Картасыз әрі айлап енгізусіз.
