AI dispečer: privodi poslove kraju u Telegramu i Slacku

AI dispečer privodi posao kraju tamo gde zaposleni ionako jesu — u Telegramu. Pazi da zadaci ne zaglave, a da primedbe provera ne ostanu nepročitane: izvršiocu šalje kratko pitanje, prima odgovor i sam ga unosi u jeCheck. Piše samo kada je potreban odgovor — jednim dugmetom ili s par reči. Rukovodilac dobija samo ono što se bez njega nije rešilo.

Gde se nalazi

U bočnom meniju, u grupi Kontrola, otvorite AI dispečer. Stavka je vidljiva administratorima i zaposlenima sa pravima dispečera (vidi „Prava“ ispod). Zaposlenima koji samo odgovaraju dispečeru ne treba da otvaraju odeljak — dovoljno je da povežu Telegram.

Kako povezati Telegram

Svaki zaposleni povezuje svoj Telegram jednom. Načini:

1. Iz profila. Kliknite na svoje ime na dnu bočnog menija → Profil → kartica Telegram → Poveži Telegram. Otvoriće se jeCheck bot — u njemu pritisnite „Start“. Gotovo: bot će javiti da je Telegram povezan.
2. QR kodom na lokaciji. Rukovodilac štampa QR kod dugmetom QR kod za lokacije na stranici dispečera i kači ga na lokaciji. Zaposleni skenira kod, otvara bota i pritiska Podeli broj. Bot pronalazi zaposlenog po telefonu iz jeCheck profila, pa telefon u profilu mora biti popunjen. Ako se broj nalazi u više kompanija, bot će pitati za koju kompaniju da poveže poruke.
3. Pozivnicom rukovodioca. Na kartici Zaposleni označite ljude i kliknite Dobij linkove (linkovi se pojavljuju pored imena — možete ih kopirati i poslati) ili Pošalji pozivnicu (stiže kao push obaveštenje u jeCheck aplikaciju). Filter Samo bez Telegrama pokazuje ko se još nije povezao. Oznaka nema telefona u profilu znači da se takav zaposleni ne može povezati preko Podeli broj.

Telegram se odvezuje komandom /stop u botu, dugmetom Odveži u profilu ili od strane rukovodioca — dugmetom Odveži na kartici Zaposleni.

Šta dispečer radi

Dispečer ima sedam obaveza. Administrator uključuje potrebne na kartici Obaveze.

• Praćenje zadataka. Zadatak je dugo bez pomaka ili kasni — izvršilac dobija pitanje „Šta je sa zadatkom?“ sa dugmadima Urađeno, Treba mi vreme, Imam prepreku, Nije moje.
  • Urađeno — zadatak se označava kao urađen. Ako je za zadatak potrebna fotografija „posle“, bot će tražiti da je pošaljete; zadaci koji zahtevaju potvrdu idu na proveru.
  • Treba mi vreme — izaberite Sutra, Za 3 dana, Za nedelju dana ili napišite datum. U okviru normi dispečer sam pomera rok, a preko toga — pita rukovodioca, koji odgovara jednim dugmetom: Odobri ili Odbij.
  • Imam prepreku — kratko napišite razlog: on ide u komentar zadatka i u jutarnji pregled rukovodioca, a dispečer će ponovo pitati kasnije.
  • Nije moje — napišite kome bi, po vašem mišljenju, trebalo dati zadatak. Odluku donosi rukovodilac.
  • Nema odgovora ni posle nekoliko pitanja — dispečer piše rukovodiocu izvršioca sa dugmadima Podseti ponovo, Produži za 3 dana, Rešiću sam, a zatim — menadžerima lokacije.
• Obrada provera. Posle provere sa prekršajima svaki odgovorni dobija jednu poruku sa svojim primedbama i dugmadima Prihvatam, Nije moje, Već ispravljeno (bot traži fotografiju „posle“). Odgovornog određuje polje Ko otklanja prekršaj u ček-listi. Za prekršaje bez zadatka dispečer sam kreira zadatke. Menadžer lokacije dobija jedan rezime po proveri: koliko prekršaja i zadataka i ko je odgovoran. Ako niko na vreme ne pritisne Prihvatam, dispečer piše rukovodiocu.
• Potvrda ispravke. Kada izvršilac pošalje fotografiju „posle“, proveravač je dobija sa dugmadima Prihvati i Vrati. Vrati — bot pita šta treba doraditi i prenosi to izvršiocu. Ako je uključeno Zatvoriti zadatak ako je stavka prošla u novoj proveri, zadatak se sam zatvara kada ta stavka prođe u sledećoj proveri.
• Hitno za HACCP. Kritično HACCP odstupanje odmah ide onima koji su u smeni na lokaciji — u bilo koje doba, čak i noću. Pritisnite Preuzimam i upišite korekciju u odstupanje — kada se odstupanje zatvori, prepiska se sama zatvara. Ako niko u zadatom vremenu ne pritisne Preuzimam, poruku dobijaju menadžeri lokacije, a posle istog toliko vremena — administratori. Više o odstupanjima — HACCP odstupanja i korektivne mere.
• Plan provera. Planirana provera kasni — auditor dobija pitanje sa dugmadima Danas, Do … (poslednji dan kada se još može obaviti) i Neću moći. Posle Neću moći bot pita za razlog i prenosi ga onima koji vode plan.
• Jutarnji pregled. Administratori i menadžeri sa povezanim Telegramom u sat pregleda dobijaju do 5 stavki koje zahtevaju njihovu odluku: otvorene probleme iz brifinga AI kontrole, zaglavljene predmete i eskalacije.
• Zahtevi zaposlenih. Zaposleni piše botu šta se pokvarilo ili gde je potrebna pomoć („curi slavina u sali“), može i sa fotografijom. Dispečer priprema zahtev i pita „Otvoriti zahtev?“ — pritisnite Kreiraj. Zadatak ide u red odgovarajućeg odeljenja ili menadžeru lokacije. Autor dobija poruku ko je preuzeo zahtev, a kasnije — da je završen.

Možete odgovoriti i svojim rečima: „uradiću u petak“, „nema ključa od magacina“. Dispečer će razumeti odgovor, a ako nije siguran — ponovo će pitati dugmadima. Sve radnje se izvršavaju u ime onoga ko je odgovorio i vide se u istoriji zadatka.

jeCheck mini-aplikacija u Telegramu

Na pitanja je lakše odgovarati u mini-aplikaciji: otvara se direktno u Telegramu, nije potrebno prijavljivati se u jeCheck.

• Kako otvoriti. Dugme jeCheck levo od polja za unos u četu sa botom, Pregledaj ispod zbira pitanja ili Otvori zadatak ispod pitanja.
• Pitanja. Ovde su sva pitanja dispečera koja čekaju vaš odgovor; hitno po HACCP-u i prijem rada — na vrhu. Dodirnite pitanje da vidite dugmad za odgovor i sam zadatak: opis, fotografije, poslednje komentare i proveru iz koje je nastao.
• Odgovor. Dugmad su ista kao u četu. Posle Treba mi vreme izaberite predloženi datum ili datum u kalendaru: Drugi datum → Pomeri. Odgovor svojim rečima — napišite tekst, Fotografiši — snimite fotografiju „posle“ kamerom telefona.
• Novi zahtev. Opišite šta se pokvarilo ili šta je potrebno, po želji dodirnite Priloži fotografiju, zatim Pošalji. Dispečer će ponuditi da napravi zahtev — dodirnite Kreiraj.

Kada odgovorite u mini-aplikaciji, dugmad ispod tog pitanja u četu nestaju, pa nije moguće odgovoriti dvaput.

Slack

Ako tim radi u Slacku, dispečer može da piše tamo umesto u Telegramu.

1. Povežite Slack. Na stranici dispečera otvorite karticu Zaposleni i kliknite Poveži Slack. Prijavite se u Slack i dozvolite aplikaciju jeCheck u radnom prostoru kompanije.
2. Zaposleni se pronalaze sami. Dispečer uparuje ljude po e-pošti: e-pošta u jeCheck profilu mora da se poklapa sa e-poštom u Slacku. Pronađeni su u spisku označeni sa Slack. Ako su dodati ljudi ili je promenjena e-pošta, kliknite Upari ponovo. Neupareni zaposleni može jednostavno da piše aplikaciji jeCheck u Slacku — dispečer će ga pronaći po e-pošti.
3. Odgovori. Pitanja stižu kao direktne poruke od aplikacije jeCheck, sa istim dugmadima kao u Telegramu. Više pitanja odjednom stiže u jednoj poruci, svako sa svojim dugmadima. Može se odgovoriti i tekstom, a fotografiju „posle“ priložiti uz poruku.

Zaposlenima pronađenim u Slacku dispečer piše samo u Slacku, čak i ako su povezali Telegram. Ostalima — u Telegramu ili push obaveštenjima. Da biste isključili Slack, kliknite Odvoji u bloku Slack. Slack povezuje i isključuje zaposleni sa pravom „AI dispečer: podešavanje“.

Kada dispečer piše

• Zaposlenima iz rasporeda rada — samo tokom njihove smene. Ostalima — u radno vreme zadato u normama. Vidi Raspored rada zaposlenih.
• Hitno za HACCP — uvek, u bilo koje doba.
• Ne više od nekoliko nehitnih poruka na sat jednoj osobi; ostale se odlažu.
• Ako zaposleni pri uključivanju dispečera ima mnogo starih zakasnelih zadataka, dispečer pita o njima postepeno — ne više od 3 nova pitanja dnevno jednoj osobi.
• Jedan predmet — jedna prepiska: ponovljeno pitanje stiže tek posle nekog vremena, a ne svakog minuta.
• Ako se odjednom nakupi više pitanja (na primer, ujutru posle neradnih sati), stižu u jednoj poruci sa spiskom i dugmadima Pregledaj (otvara mini-aplikaciju) i Prikaži ovde jedno po jedno. Jedno pitanje stiže kao i obično, sa dugmadima.

Kako uključiti i podesiti

Dispečera uključuje i podešava administrator ili zaposleni sa pravom „AI dispečer: podešavanje“.

1. Uključite dispečera. Prekidač na vrhu stranice: Uključen / Isključen.
2. Izaberite obaveze. Na kartici Obaveze, u bloku Šta dispečer radi, označite potrebne. Tu je i polje Zatvoriti zadatak ako je stavka prošla u novoj proveri.
3. Podesite norme. Ispod su numerička podešavanja:
   • Pitati za zadatak bez pomaka nakon, dana (podrazumevano 3);
   • Eskalirati rukovodiocu nakon pitanja bez odgovora (2);
   • Vreme za „Prihvatam“ po primedbama provere, radnih sati (2);
   • Pomerati rok bez odobrenja najviše za, dana (7) i …i najviše toliko puta po zadatku (2);
   • HACCP: čekati reakciju do sledećeg nivoa, minuta (30);
   • Sat jutarnjeg pregleda (8);
   • Radno vreme za one kojih nema u rasporedu: od … do … (9–20).
4. Kliknite „Sačuvaj“.
5. Povežite zaposlene — na kartici Zaposleni ili QR kodom na lokaciji (vidi gore).

Pokazatelji i prepiske

Na kartici Pregled vidi se koliko je zaposlenih povezalo Telegram i pokazatelji Za poslednjih 7 dana u poređenju sa nedeljom ranije:

• Reakcija na primedbe provere — koliko brzo odgovorni pritiska Prihvatam;
• Primedbe preuzete na vreme;
• Zadaci zatvoreni u roku;
• Rešeno bez rukovodioca;
• Odgovorili na pitanja dispečera;
• Zadataka bez pomaka duže od 7 dana — trenutno.

Ako obaveza nekoliko nedelja ne pomera svoj pokazatelj, isključite je da dispečer ne bi uzalud ometao ljude.

Na kartici Prepiske su svi predmeti koje dispečer vodi: o čemu, sa kim i stanje — Čeka odgovor, Čekanje, Kod rukovodioca, Rešeno, Zatvoreno. Filter po obavezi — Sve obaveze. Kliknite na red da otvorite prepisku.

Prava

Tekstovi prepiski su osetljivi podaci: bez prava „AI dispečer: tekstovi prepiski“ vidi se samo o kom predmetu je bila prepiska i kako se završila, a svaki pregled tekstova upisuje se u dnevnik pristupa. Svoj Telegram može povezati svaki zaposleni, za to nije potrebno pravo.

Odgovori u Telegramu izvršavaju se sa pravima samog zaposlenog: na primer, proveravač bez prava da potvrdi zadatak ne može da ga prihvati dugmetom Prihvati — bot će tako i odgovoriti. Više — Prava i uloge — ko šta može u veb-kabinetu.

Paket

AI dispečer je sada dostupan svim kompanijama na bilo kom paketu. Kasnije će ostati na paketu „Mreža“ i višim — o tome ćemo vas obavestiti unapred. Vidi Paketi i plaćanje.

Česta pitanja