Как создать регламент

Регламенты создаются в веб-кабинете на вкладке Регламенты и цепочки (Работа → Регламенты). Нужно право «Создание и правка регламентов» — у администратора оно есть. Новый регламент всегда создаётся выключенным: сотрудники его не видят, пока вы не проверите шаги, не зададите расписание и не включите его.

Четыре способа начать

• Шаблоны — готовый распорядок дня для вашего бизнеса: ресторан или кафе, магазин, отель или хостел, фитнес-клуб, офис или клининг, склад или производство, салон красоты или клиника. В окне Шаблоны по видам бизнеса нажмите Добавить у нужного регламента или Добавить весь набор. Регламент из цепочки добавляется вместе с тем, после которого он запускается.
• Создать с ИИ — опишите работу своими словами в поле Что нужно делать, например «уборка зала после закрытия — 3 зоны, мусор, полы, столы; фото каждой зоны; каждый день с 22:00 до 23:00». При желании выберите статью в Опереться на инструкцию. Нажмите Составить — ИИ разобьёт работу на разделы и проверяемые шаги с фото и нормами, черновик откроется в конструкторе. Доступно в тарифе «Сеть», до 20 запросов в день.
• Новый регламент — пустой регламент: введите Название, выберите Вид работ и нажмите Создать.
• Из чек-листа аудита — в Работа → Чек-листы аудита откройте меню ⋯ у чек-листа и выберите Сделать регламентом. Подробнее — ниже.

Разделы и шаги

Конструктор открывается после создания регламента, а потом — из библиотеки: меню ⋮ → Изменить или клик по регламенту. Слева — разделы и шаги, справа — панель настроек с вкладками Запуск, Где и кто, Контроль и Описание.

• Раздел — зона, помещение или этап: «Кухня», «Зал», «Касса». Название раздела необязательно.
• Шаг — одно конкретное действие: «Пополнить мыло в дозаторе», «Включить вытяжку». Пишите шаг как действие, а не как вопрос.

Шаг добавляется кнопками под разделом: Шаг, Замер, Выбор, Фото, Инструкция. Остальные типы выбираются в настройках шага. Шаги и разделы переставляются стрелками Выше и Ниже.

Типы шагов

Любой шаг сотрудник может отметить Не могу выполнить с причиной — это тоже проблема. Что происходит при проблеме, настраивается на вкладке Контроль: см. Сроки, приёмка и проблемы.

Настройки шага

Откройте шаг, чтобы задать:

• Как делать (подсказка сотруднику) — например, «смотрите по термометру внутри камеры, не по табло»;
• Фото — Без фото, По желанию, Обязательно или При проблеме;
• Обязательный — без него регламент не завершить; необязательный шаг можно пропустить;
• Критичный — при проблеме управляющий сразу получает push и создаётся задача;
• Показывать по условию — шаг появится, только если в шаге выше будет нужный ответ: проблема, выполнено, выбран вариант, число меньше или больше заданного. Условие можно задать только по шагу выше в том же разделе;
• Инструкция к шагу — статья из раздела «Инструкции», сотрудник откроет её из шага.

Например: шаг «Состояние кофемашины» с вариантами «Работает» и «Сломана» (Это проблема), а шаг «Что сломано» — по условию «выбран вариант „Сломана“».

Повтор по объектам

Если одни и те же шаги нужно выполнить для нескольких объектов, заполните у раздела поле Повторить для каждого объекта — каждый объект с новой строки: «Санузел 1», «Санузел 2» или номера 101–105. Сотрудник отметит шаги раздела отдельно для каждого объекта.

Кто выполняет

На вкладке Где и кто:

• На каких точках — На всех точках (новые точки компании получат регламент автоматически) или На выбранных;
• Исполнители (должности) — по умолчанию Все сотрудники точки. Если выбрать должности, регламент увидят и получат уведомления только они, сначала — те, кто на смене по графику.

У раздела можно указать свою должность в поле Кто выполняет раздел: кухню — повара, зал — официанты. Так один регламент выполняют несколько сотрудников, каждый свою часть.

Описание и вид в приложении

На вкладке Описание — Описание для сотрудника, Вид работ, Цвет в распорядке дня и Инструкция к регламенту. Кнопка Как увидит сотрудник показывает экран регламента в мобильном приложении с текущими, даже несохранёнными, настройками.

Когда всё готово, нажмите Сохранить и переключите регламент в положение Включён.

Регламент из чек-листа аудита

Если у вас уже есть чек-лист, по которому на самом деле работают, а не проверяют, его можно превратить в регламент. В Работа → Чек-листы аудита откройте меню ⋯ у чек-листа, выберите Сделать регламентом и нажмите Создать регламент. Нужно право «Создание и правка регламентов».

• Создаётся новый выключенный регламент, чек-лист аудита остаётся как есть.
• Разделы становятся разделами, вопросы — шагами, описание вопроса — подсказкой.
• Баллы и веса не переносятся. Ответ с нарушением становится проблемой в шаге, вопрос, который обнуляет проверку, — критичным шагом, обязательное фото — обязательным фото.
• Да/Нет становится галочкой, число — замером с той же нормой, шкала — замером с нормой от проходного балла, выбор — выбором.
• Выбор нескольких вариантов становится выбором одного, дата и сотрудник — текстом. Условия показа переносятся, если ссылаются на вопрос того же раздела. Что изменилось, jeCheck пишет в сообщении после создания.

Вопросы чек-листа обычно звучат как проверка («Столы чистые?»). Переформулируйте шаги как действия («Протереть столы»).

Частые вопросы