Как запланировать аудиты

План аудита — это расписание проверок по одному чек-листу на одной или нескольких точках для одного аудитора. Мастер создаёт аудиты на все даты по выбранному правилу повторения. План потом можно изменить или удалить целиком. Создавать и менять планы может администратор компании.

Что понадобится

• права администратора;
• чек-лист — см. Как создать чек-лист;
• точки и сотрудник, который будет проводить проверки.

Пошагово

1. Откройте мастер. В Работа → Планировщик нажмите Запланировать аудит.

2. Чек-лист. Выберите, по какому чек-листу проверять. У каждого видно число пунктов, есть поиск.

3. Локации. Отметьте точки — аудит будет создан для каждой. Кнопка Выбрать все отмечает все точки сразу.

4. Аудитор. Выберите одного сотрудника. Рядом с именем видно, сколько у него уже активных плановых аудитов.

5. Расписание. Укажите Начало, Конец, Время, Длительность, мин и Допуск, дней, затем выберите Повторение. Внизу видно, сколько аудитов будет создано.

   

6. Уведомления. Включите нужные оповещения — см. раздел «Уведомления» ниже.

7. Обзор. Проверьте чек-лист, число точек, аудитора, повторение, время, период, допуск, уведомления и число аудитов. При желании задайте Название плана — по умолчанию это «План: название чек-листа».

8. Запустите. Нажмите Запланировать. Аудиты появятся в календаре.

Варианты повторения

• Не повторять — один аудит в дату начала. Поле Конец недоступно. В календаре такой аудит помечен Разовый.
• Ежедневно — каждый день.
• По будням — с понедельника по пятницу.
• Еженедельно — в отмеченные дни недели, можно несколько.
• Ежемесячно — в отмеченные числа месяца, можно несколько. Если выбрать 31-е, в месяцах без 31-го числа аудита не будет.

Если Конец не указан, аудиты создаются до 31 декабря года, в котором план начинается. Чтобы проверки продолжились в следующем году, измените план и укажите новый Конец.

Допуск: когда аудит засчитывается

Допуск, дней — сколько дней до и после плановой даты проведённый аудит ещё засчитывает плановый. Например, при допуске 2 аудит на понедельник засчитается, если его провели с субботы по среду.

Допуск подставляется по частоте, его можно поменять (от 0 до 14 дней):

• Ежедневно и По будням — 0, только в плановый день;
• Еженедельно — 2 дня (при двух днях в неделю — 1, при трёх и больше — 0);
• Ежемесячно — 3 дня (при двух и больше числах — 2);
• Не повторять — 2 дня.

Пока окно открыто, просроченный аудит ещё засчитается. После окна статус станет Пропущен — см. Статусы плановых аудитов.

Уведомления

Переключатели на шаге Уведомления сохраняются в плане:

• Email аудитору — письмо с расписанием (чек-лист, точки, правило, время, период, сколько аудитов впереди) при создании плана и при его изменении.
• Напоминание за 1 день — push в мобильное приложение аудитору за сутки до начала аудита.
• Напоминание за 1 час — push аудитору за час до начала аудита.
• Эскалация при просрочке — push и письмо автору плана и управляющим точки, если плановая дата прошла, а аудита нет. Если у точки нет управляющих, а автор — сам аудитор, оповещение получают администраторы компании.

Время аудита считается по часовому поясу страны компании. По аудитам, которые уже засчитаны или отмечены выполненными, напоминаний нет. Каждое напоминание и эскалация отправляются по аудиту один раз; если аудит перенести, напоминания придут заново к новой дате.

Что создаётся

• На каждую выбранную точку — своя серия с общим правилом повторения. Все серии одного мастера — это один план: его меняют и удаляют целиком.
• В каждой серии — отдельный аудит на каждую дату. Его можно перенести, переназначить, отменить или отметить выполненным — см. Статусы плановых аудитов.
• Время и длительность нужны для календаря, поиска конфликтов и напоминаний. В приложении аудитор видит проверки на сегодня без привязки ко времени.

Как изменить план

1. Откройте любой аудит плана. Кликните по нему в календаре.
2. Нажмите «Изменить план». Откроется мастер с настройками плана, сразу на шаге Расписание.
3. Поменяйте нужное. Можно сменить чек-лист, добавить или убрать точки, сменить аудитора, расписание, допуск и уведомления.
4. Сохраните. На шаге Обзор нажмите Сохранить изменения.

Прошедшие и выполненные аудиты остаются как были. Будущие аудиты плана (с сегодняшнего дня) пересоздаются по новым настройкам — ручные переносы, переназначения и отмены в них сбросятся. Если убрать точку, её будущие аудиты удаляются.

Как удалить план

Откройте любой аудит плана и нажмите Удалить план, затем подтвердите. Будущие аудиты удаляются на всех точках плана. Выполненные аудиты остаются в календаре как история, но план больше нельзя изменить.

Шаблоны серий

Если вы часто создаёте похожие планы, сохраните настройки как шаблон:

1. Дойдите до шага «Обзор». В блоке Сохранить как шаблон серии введите Название шаблона.
2. Нажмите «Сохранить шаблон». Сохраняются чек-лист, точки, аудитор, расписание, допуск и уведомления — без дат. План при этом не создаётся, мастер остаётся открытым.
3. Создайте план из шаблона. В шапке раздела нажмите Шаблоны серий → Создать план. Мастер откроется с настройками шаблона и датой начала «сегодня».

Удалить шаблон — кнопка с корзиной в списке Шаблоны серий. Планы, созданные из шаблона, при этом не меняются.

Советы

Частые вопросы