Kako napraviti proceduru

Procedure se prave u veb-kabinetu na kartici Procedure i lanci (Rad → Procedure). Potrebno je pravo „Kreiranje i izmena procedura“ — administrator ga ima. Nova procedura se uvek pravi isključena: zaposleni je ne vide dok ne proverite korake, zadate raspored i uključite je.

Četiri načina da počnete

• Šabloni — gotov dnevni raspored za vaš biznis: restoran ili kafić, prodavnica, hotel ili hostel, fitnes klub, kancelarija ili čišćenje, magacin ili proizvodnja, salon lepote ili klinika. U prozoru Šabloni po vrstama biznisa kliknite Dodaj kod željene procedure ili Dodaj ceo komplet. Procedura iz lanca dodaje se zajedno sa onom posle koje se pokreće.
• Kreiraj uz AI — opišite posao svojim rečima u polju Šta treba uraditi, na primer „čišćenje sale posle zatvaranja — 3 zone, smeće, podovi, stolovi; fotografija svake zone; svaki dan od 22:00 do 23:00“. Po želji izaberite članak u polju Osloniti se na uputstvo. Kliknite Sastavi — AI će podeliti posao na odeljke i proverljive korake sa fotografijama i normama, a nacrt će se otvoriti u konstruktoru. Dostupno u paketu „Mreža“, do 20 zahteva dnevno.
• Nova procedura — prazna procedura: unesite Naziv, izaberite Vrsta posla i kliknite Kreiraj.
• Iz ček-liste za audit — u Rad → Ček-liste za audit otvorite meni ⋯ kod ček-liste i izaberite Pretvori u proceduru. Detalji su ispod.

Odeljci i koraci

Konstruktor se otvara posle kreiranja procedure, a kasnije — iz biblioteke: meni ⋮ → Izmeni ili klik na proceduru. Levo su odeljci i koraci, a desno tabla podešavanja sa karticama Pokretanje, Gde i ko, Kontrola i Opis.

• Odeljak — zona, prostorija ili faza: „Kuhinja“, „Sala“, „Kasa“. Naziv odeljka nije obavezan.
• Korak — jedna konkretna radnja: „Dopuniti sapun u dozatoru“, „Uključiti aspirator“. Pišite korak kao radnju, a ne kao pitanje.

Korak se dodaje dugmadima ispod odeljka: Korak, Merenje, Izbor, Fotografija, Uputstvo. Ostali tipovi biraju se u podešavanjima koraka. Koraci i odeljci se premeštaju strelicama Gore i Dole.

Tipovi koraka

Svaki korak zaposleni može da označi sa Ne mogu da izvršim i navede razlog — i to je problem. Šta se dešava kod problema, podešava se na kartici Kontrola: pogledajte Rokovi, prijem i problemi.

Podešavanja koraka

Otvorite korak da biste zadali:

• Kako uraditi (savet zaposlenom) — na primer, „gledajte termometar unutar komore, ne displej“;
• Fotografija — Bez fotografije, Po želji, Obavezno ili Kod problema;
• Obavezno — bez ovog koraka procedura se ne može završiti; neobavezan korak se može preskočiti;
• Kritično — kod problema menadžer odmah dobija push obaveštenje i kreira se zadatak;
• Prikaži uslovno — korak će se pojaviti samo ako u koraku iznad bude potreban odgovor: problem, izvršeno, izabrana opcija, broj manji ili veći od zadatog. Uslov se može zadati samo prema koraku iznad u istom odeljku;
• Uputstvo za korak — članak iz odeljka „Uputstva“, koji zaposleni otvara iz koraka.

Na primer: korak „Stanje aparata za kafu“ sa opcijama „Radi“ i „Pokvaren“ (Ovo je problem), a korak „Šta je pokvareno“ — po uslovu „izabrana opcija ‚Pokvaren‘“.

Ponavljanje po objektima

Ako iste korake treba izvršiti za nekoliko objekata, popunite kod odeljka polje Ponovi za svaki objekat — svaki objekat u novom redu: „Toalet 1“, „Toalet 2“ ili brojevi 101–105. Zaposleni će označiti korake odeljka posebno za svaki objekat.

Ko izvršava

Na kartici Gde i ko:

• Na kojim lokacijama — Na svim lokacijama (nove lokacije kompanije automatski dobijaju proceduru) ili Na izabranim;
• Izvršioci (radna mesta) — podrazumevano Svi zaposleni na lokaciji. Ako izaberete radna mesta, proceduru vide i obaveštenja dobijaju samo oni, a prvi oni koji su po rasporedu u smeni.

Za odeljak možete navesti posebno radno mesto u polju Ko izvršava odeljak: kuhinja — kuvari, sala — konobari. Tako jednu proceduru izvršava nekoliko zaposlenih, svako svoj deo.

Opis i izgled u aplikaciji

Na kartici Opis nalaze se Opis za zaposlenog, Vrsta posla, Boja u dnevnom rasporedu i Uputstvo za proceduru. Dugme Kako vidi zaposleni prikazuje ekran procedure u mobilnoj aplikaciji sa trenutnim, čak i nesačuvanim, podešavanjima.

Kada je sve spremno, kliknite Sačuvaj i prebacite proceduru u položaj Uključena.

Procedura iz ček-liste za audit

Ako već imate ček-listu po kojoj se zapravo radi, a ne proverava, možete je pretvoriti u proceduru. U Rad → Ček-liste za audit otvorite meni ⋯ kod ček-liste, izaberite Pretvori u proceduru i kliknite Napravi proceduru. Potrebno je pravo „Kreiranje i izmena procedura“.

• Pravi se nova isključena procedura, a ček-lista za audit ostaje nepromenjena.
• Odeljci postaju odeljci, pitanja — koraci, a opis pitanja — savet.
• Bodovi i težine se ne prenose. Odgovor sa nepravilnošću postaje problem u koraku, pitanje koje poništava rezultat provere — kritičan korak, obavezna fotografija — obavezna fotografija.
• Da/Ne postaje štiklir, broj — merenje sa istom normom, skala — merenje sa normom od prolaznog broja bodova, izbor — izbor.
• Izbor više opcija postaje izbor jedne, a datum i zaposleni — tekst. Uslovi prikaza se prenose ako se odnose na pitanje iz istog odeljka. Šta se promenilo, jeCheck navodi u poruci posle kreiranja.

Pitanja ček-liste obično zvuče kao provera („Da li su stolovi čisti?“). Preformulišite korake kao radnje („Obrisati stolove“).

Česta pitanja