Как настроить рассылку отчётов

Рассылка решает, кто получит письмо со ссылкой на отчёт после каждого аудита. В письме — точка, чек-лист, дата, результат и ссылка на отчёт о проверке. Рассылки настраиваются в меню Управление → Рассылки, раздел доступен администраторам.

Что понадобится

• права администратора компании;
• сотрудники с адресами почты в разделе Управление → Пользователи;
• хотя бы один чек-лист.

Пошагово

1. Создайте рассылку. В Управление → Рассылки нажмите Создать рассылку, введите название (не короче 5 символов) и нажмите Создать.

2. Откроется окно настройки. Оно появляется сразу после создания. Позже его можно открыть кликом по названию или через Действия → Настроить.

   

3. Выберите чек-листы. В блоке Чек-листы отметьте, по каким чек-листам отправлять отчёты. Нужен хотя бы один.

4. Выберите сотрудников. В блоке Сотрудники отметьте получателей. Нужен хотя бы один.

5. Выберите локации. В блоке Локации отметьте точки. Если ничего не выбрано, рассылка относится ко всем точкам.

6. Задайте порог (необязательно). В поле Отправлять отчёт, если результат меньше чем укажите процент, если рассылке нужны только проверки ниже этого результата. 0 или пусто — письма при любом результате.

7. Сохраните. Нажмите Сохранить. Письма начнут уходить со следующих аудитов.

Кто получает письмо

После каждого аудита письмо получают:

• аудитор, который провёл проверку, — всегда, без настройки;
• сотрудники каждой рассылки этого чек-листа, у которой в блоке Локации выбрана точка аудита или не выбрано ничего (все точки). Рассылки, ограниченные другими точками, письмо не получают;
• если у рассылки задан порог Отправлять отчёт, если результат меньше чем, её сотрудники получают письмо, только когда результат ниже порога;
• email точки — если в настройках чек-листа включено Отправлять отчёт на email точки и у точки заполнен «Email точки для отчётов». Порог рассылок на это письмо не влияет.

Если один и тот же адрес попал в несколько рассылок (или это аудитор), письмо придёт на него один раз.

Письма отправляются на языке отчётов компании.

Поле «Отправлять отчёт, если результат меньше чем»

Поле работает как фильтр рассылки: если указано значение от 1 до 100, сотрудники этой рассылки получают письмо, только когда результат проверки строго меньше значения. Например, при 80 письмо уйдёт о проверке с результатом 79,5%, а о проверке с 80% или 95% — нет. 0 или пусто — письма при любом результате. Порог действует только на свою рассылку: аудитор и email точки получают отчёт всегда.

Это же значение отчёт о проверке показывает как Цель: «Цель достигнута» или «Пройдена, ниже цели». Если результат ниже 70%, отчёт, как и журнал аудитов, показывает «Проверка не пройдена». Подробнее — в статье Как считается результат проверки.

Изменение и удаление

• Чтобы поменять получателей, чек-листы или точки, откройте рассылку и нажмите Сохранить.
• Чтобы удалить рассылку, выберите Действия → Удалить и подтвердите. Аудитор продолжит получать отчёты о своих проверках.

Частые вопросы