Auditlarni qanday rejalashtirish kerak

Audit rejasi — bitta auditor uchun bitta yoki bir nechta lokatsiyada bitta chek-list boʻyicha auditlar jadvali. Usta siz tanlagan takrorlash qoidasiga koʻra har bir sana uchun audit yaratadi. Keyinchalik rejani butunligicha tahrirlash yoki oʻchirish mumkin. Rejalarni kompaniya administratorlari yaratadi va tahrirlaydi.

Nima kerak

• administrator huquqlari;
• chek-list — Chek-listni qanday yaratish kerak maqolasiga qarang;
• lokatsiyalar va auditlarni oʻtkazadigan xodim.

Bosqichma-bosqich

1. Ustani oching. Ish → Rejalashtiruvchi boʻlimida Auditni rejalashtirish tugmasini bosing.

2. Chek-list. Tekshiruv oʻtkaziladigan chek-listni tanlang. Har birida bandlar soni koʻrsatiladi, qidiruv ham bor.

3. Lokatsiyalar. Lokatsiyalarni belgilang — har biri uchun audit yaratiladi. Hammasini tanlash barcha lokatsiyalarni birdaniga belgilaydi.

4. Auditor. Bitta xodimni tanlang. Har bir ism yonida unda allaqachon nechta faol rejali audit borligi koʻrinadi.

5. Jadval. Boshlanish, Tugash, Vaqt, Davomiyligi, daq va Ruxsat etilgan chetga chiqish, kun maydonlarini belgilang, soʻng Takrorlash variantini tanlang. Pastda nechta audit yaratilishi koʻrinadi.

   

6. Bildirishnomalar. Kerakli ogohlantirishlarni yoqing — quyidagi «Bildirishnomalar» boʻlimiga qarang.

7. Umumiy koʻrinish. Chek-list, lokatsiyalar soni, auditor, takrorlash qoidasi, vaqt, davr, ruxsat etilgan chetga chiqish, bildirishnomalar va auditlar sonini tekshiring. Xohishga koʻra Reja nomini belgilang — standart boʻyicha u «Reja: chek-list nomi».

8. Ishga tushiring. Rejalashtirish tugmasini bosing. Auditlar kalendarda paydo boʻladi.

Takrorlash variantlari

• Takrorlamaslik — boshlanish sanasida bitta audit. Tugash maydoni faol emas. Kalendarda bunday audit Bir martalik deb belgilanadi.
• Har kuni — har kuni.
• Ish kunlari — dushanbadan jumagacha.
• Har hafta — haftaning belgilangan kunlarida; bir nechtasini tanlash mumkin.
• Har oy — oyning belgilangan kunlarida; bir nechtasini tanlash mumkin. Agar 31-sanani tanlasangiz, 31-sanasi boʻlmagan oylarda audit boʻlmaydi.

Agar Tugash belgilanmagan boʻlsa, auditlar reja boshlangan yilning 31-dekabrigacha yaratiladi. Auditlarni keyingi yilga davom ettirish uchun rejani tahrirlang va yangi Tugash sanasini belgilang.

Ruxsat etilgan chetga chiqish: audit qachon hisobga olinadi

Ruxsat etilgan chetga chiqish, kun — oʻtkazilgan audit rejadagi sanadan necha kun oldin va keyin ham rejali audit hisobiga oʻtishi. Masalan, chetga chiqish 2 kun boʻlsa, dushanbadagi audit shanbadan chorshanbagacha oʻtkazilgan boʻlsa hisobga olinadi.

Bu qiymat chastotaga qarab oldindan toʻldiriladi, uni oʻzgartirish mumkin (0 dan 14 kungacha):

• Har kuni va Ish kunlari — 0, faqat rejadagi kunda;
• Har hafta — 2 kun (haftada ikki kunda — 1, uch va undan koʻp kunda — 0);
• Har oy — 3 kun (ikki va undan koʻp sanada — 2);
• Takrorlamaslik — 2 kun.

Oyna ochiq ekan, muddati oʻtgan audit ham hisobga olinadi. Oyna yopilgach, holat Oʻtkazib yuborilgan boʻladi — Rejali auditlar holatlari maqolasiga qarang.

Bildirishnomalar

Bildirishnomalar qadamidagi almashtirgichlar rejada saqlanadi:

• Auditorga email — reja yaratilganda va oʻzgartirilganda jadval (chek-list, lokatsiyalar, qoida, vaqt, davr, nechta audit oldinda) yozilgan xat.
• 1 kun oldin eslatma — audit boshlanishidan bir kun oldin auditorning mobil ilovasiga push.
• 1 soat oldin eslatma — audit boshlanishidan bir soat oldin auditorga push.
• Muddat oʻtganda eskalatsiya — agar rejadagi sana oʻtgan va audit boʻlmagan boʻlsa, reja muallifi va lokatsiya menejerlariga push va xat. Agar lokatsiyada menejerlar boʻlmasa va muallif auditorning oʻzi boʻlsa, kompaniya administratorlariga xabar beriladi.

Audit vaqtlari kompaniya mamlakatining vaqt mintaqasi boʻyicha hisoblanadi. Allaqachon hisobga olingan yoki bajarilgan deb belgilangan auditlar uchun eslatmalar yuborilmaydi. Har bir eslatma va eskalatsiya bitta audit uchun bir marta yuboriladi; agar audit koʻchirilsa, eslatmalar yangi sana uchun yana yuboriladi.

Nima yaratiladi

• Har bir tanlangan lokatsiya umumiy takrorlash qoidasi bilan oʻz seriyasini oladi. Ustaning bir martalik ishga tushirilishidan hosil boʻlgan barcha seriyalar bitta rejani tashkil etadi: u butunligicha tahrirlanadi va oʻchiriladi.
• Har bir seriyada har bir sana uchun alohida audit bor. Uni koʻchirish, qayta tayinlash, bekor qilish yoki bajarilgan deb belgilash mumkin — Rejali auditlar holatlari maqolasiga qarang.
• Vaqt va davomiylik kalendar, ziddiyatlarni aniqlash va eslatmalar uchun ishlatiladi. Ilovada auditor bugungi auditlarni aniq vaqtsiz koʻradi.

Rejani qanday tahrirlash kerak

1. Rejadagi istalgan auditni oching. Kalendarda uni bosing.
2. «Rejani oʻzgartirish» tugmasini bosing. Usta reja sozlamalari bilan toʻgʻridan-toʻgʻri Jadval qadamida ochiladi.
3. Keraklisini oʻzgartiring. Chek-listni almashtirish, lokatsiyalarni qoʻshish yoki olib tashlash, auditor, jadval, ruxsat etilgan chetga chiqish va bildirishnomalarni oʻzgartirish mumkin.
4. Saqlang. Umumiy koʻrinish qadamida Oʻzgarishlarni saqlash tugmasini bosing.

Oʻtgan va bajarilgan auditlar oʻzgarmaydi. Rejaning kelgusi auditlari (bugundan boshlab) yangi sozlamalar bilan qayta yaratiladi — ulardagi qoʻlda koʻchirishlar, qayta tayinlashlar va bekor qilishlar bekor boʻladi. Agar lokatsiyani olib tashlasangiz, uning kelgusi auditlari oʻchiriladi.

Rejani qanday oʻchirish kerak

Rejadagi istalgan auditni oching, Rejani oʻchirish tugmasini bosing va tasdiqlang. Kelgusi auditlar rejaning barcha lokatsiyalarida oʻchiriladi. Bajarilgan auditlar kalendarda tarix sifatida qoladi, lekin rejani endi tahrirlab boʻlmaydi.

Seriya shablonlari

Agar tez-tez oʻxshash rejalar yaratsangiz, sozlamalarni shablon sifatida saqlang:

1. «Umumiy koʻrinish» qadamiga oʻting. Seriya shabloni sifatida saqlash blokida Shablon nomini kiriting.
2. «Shablonni saqlash» tugmasini bosing. Chek-list, lokatsiyalar, auditor, jadval, ruxsat etilgan chetga chiqish va bildirishnomalar saqlanadi — sanalarsiz. Reja yaratilmaydi, usta esa ochiq qoladi.
3. Shablondan reja yarating. Boʻlim sarlavhasida Seriya shablonlari → Reja yaratish tugmasini bosing. Usta shablon sozlamalari va «bugun» boshlanish sanasi bilan ochiladi.

Shablonni oʻchirish uchun Seriya shablonlari roʻyxatidagi savat tugmasidan foydalaning. Shablondan yaratilgan rejalar oʻzgarmaydi.

Maslahatlar

Koʻp beriladigan savollar