Аудиттерді қалай жоспарлау керек

Аудит жоспары — бір аудитор үшін бір немесе бірнеше нүктеде бір чек-лист бойынша тексерулер кестесі. Шебер таңдалған қайталау ережесі бойынша барлық күнге аудит жасайды. Кейін жоспарды толығымен өзгертуге немесе жоюға болады. Жоспарларды компания әкімшісі құрып, өзгерте алады.

Не қажет болады

• әкімші құқықтары;
• чек-лист — Чек-листті қалай жасау керек мақаласын қараңыз;
• нүктелер және тексерулерді өткізетін қызметкер.

Қадам бойынша

1. Шеберді ашыңыз. Жұмыс → Жоспарлағыш бөлімінде Аудитті жоспарлау түймесін басыңыз.

2. Чек-лист. Қай чек-лист бойынша тексеру керектігін таңдаңыз. Әрқайсысында тармақтар саны көрінеді, іздеу бар.

3. Локациялар. Нүктелерді белгілеңіз — аудит әрқайсысы үшін жасалады. Барлығын таңдау түймесі барлық нүктені бірден белгілейді.

4. Аудитор. Бір қызметкерді таңдаңыз. Атының жанында оның қазір неше белсенді жоспарлы аудиті бар екені көрінеді.

5. Кесте. Басы, Соңы, Уақыт, Ұзақтығы, мин және Рұқсат ауытқу, күн өрістерін көрсетіп, Қайталау нұсқасын таңдаңыз. Төменде неше аудит жасалатыны көрінеді.

   

6. Хабарландырулар. Қажетті хабарламаларды қосыңыз — төмендегі «Хабарландырулар» бөлімін қараңыз.

7. Шолу. Чек-листті, нүктелер санын, аудиторды, қайталауды, уақытты, кезеңді, рұқсат ауытқуды, хабарландыруларды және аудиттер санын тексеріңіз. Қаласаңыз, Жоспар атауын беріңіз — әдепкі бойынша бұл «Жоспар: чек-лист атауы».

8. Іске қосыңыз. Жоспарлау түймесін басыңыз. Аудиттер күнтізбеде пайда болады.

Қайталау нұсқалары

• Қайталамау — басталу күнінде бір аудит. Соңы өрісі қолжетімсіз. Күнтізбеде мұндай аудит Бір реттік деп белгіленеді.
• Күн сайын — әр күні.
• Жұмыс күндері — дүйсенбіден жұмаға дейін.
• Апта сайын — аптаның белгіленген күндерінде, бірнешеуін таңдауға болады.
• Ай сайын — айдың белгіленген күндерінде, бірнешеуін таңдауға болады. 31-ін таңдасаңыз, 31-і жоқ айларда аудит болмайды.

Егер Соңы көрсетілмесе, аудиттер жоспар басталған жылдың 31 желтоқсанына дейін жасалады. Тексерулер келесі жылы жалғасуы үшін жоспарды өзгертіп, жаңа Соңы күнін көрсетіңіз.

Рұқсат ауытқу: аудит қашан есептеледі

Рұқсат ауытқу, күн — өткізілген аудит жоспарлы күннен неше күн бұрын және кейін жоспарлы аудитті әлі де есептейтінін көрсетеді. Мысалы, рұқсат ауытқу 2 болса, дүйсенбіге жоспарланған аудит сенбіден сәрсенбіге дейін өткізілсе, есептеледі.

Рұқсат ауытқу жиілікке қарай қойылады, оны өзгертуге болады (0-ден 14 күнге дейін):

• Күн сайын және Жұмыс күндері — 0, тек жоспарлы күні;
• Апта сайын — 2 күн (аптасына екі күн болса — 1, үш және одан көп болса — 0);
• Ай сайын — 3 күн (екі және одан көп күн болса — 2);
• Қайталамау — 2 күн.

Терезе ашық тұрғанда мерзімі өткен аудит әлі де есептеледі. Терезеден кейін мәртебе Өткізіп алынған болады — Жоспарлы аудиттердің мәртебелері мақаласын қараңыз.

Хабарландырулар

Хабарландырулар қадамындағы ауыстырғыштар жоспарда сақталады:

• Аудиторға email — жоспар жасалғанда және өзгергенде кестесі (чек-лист, нүктелер, ереже, уақыт, кезең, алда неше аудит бар) көрсетілген хат.
• 1 күн бұрын еске салу — аудит басталарына бір тәулік қалғанда аудиторға мобильді қосымшаға push.
• 1 сағат бұрын еске салу — аудит басталарына бір сағат қалғанда аудиторға push.
• Мерзімі өткенде эскалация — жоспарлы күн өтіп, аудит болмаса, жоспар авторына және нүкте басқарушыларына push пен хат. Егер нүктеде басқарушылар болмаса, ал автор — аудитордың өзі болса, хабарламаны компания әкімшілері алады.

Аудит уақыты компания елінің уақыт белдеуі бойынша есептеледі. Есептелген немесе орындалды деп белгіленген аудиттер бойынша еске салулар болмайды. Әр еске салу мен эскалация аудит бойынша бір рет жіберіледі; аудитті ауыстырсаңыз, еске салулар жаңа күнге қайта келеді.

Не жасалады

• Әр таңдалған нүктеге — ортақ қайталау ережесі бар өз сериясы. Бір шебердің барлық сериясы — бір жоспар: оны толығымен өзгертеді және жояды.
• Әр серияда — әр күнге жеке аудит. Оны ауыстыруға, қайта тағайындауға, болдырмауға немесе орындалды деп белгілеуге болады — Жоспарлы аудиттердің мәртебелері мақаласын қараңыз.
• Уақыт пен ұзақтық күнтізбе, қайшылықтарды іздеу және еске салулар үшін қажет. Қосымшада аудитор бүгінгі тексерулерді уақытқа байланыстырмай көреді.

Жоспарды қалай өзгерту керек

1. Жоспардың кез келген аудитін ашыңыз. Оны күнтізбеде басыңыз.
2. «Жоспарды өзгерту» түймесін басыңыз. Жоспар баптаулары бар шебер бірден Кесте қадамында ашылады.
3. Қажеттісін өзгертіңіз. Чек-листті ауыстыруға, нүктелерді қосуға немесе алып тастауға, аудиторды, кестені, рұқсат ауытқуды және хабарландыруларды өзгертуге болады.
4. Сақтаңыз. Шолу қадамында Өзгерістерді сақтау түймесін басыңыз.

Өткен және орындалған аудиттер бұрынғыдай қалады. Жоспардың алдағы аудиттері (бүгіннен бастап) жаңа баптаулар бойынша қайта жасалады — оларда қолмен жасалған ауыстырулар, қайта тағайындаулар мен болдырмаулар жойылады. Нүктені алып тастасаңыз, оның алдағы аудиттері жойылады.

Жоспарды қалай жою керек

Жоспардың кез келген аудитін ашып, Жоспарды жою түймесін басыңыз да, растаңыз. Алдағы аудиттер жоспардың барлық нүктесінде жойылады. Орындалған аудиттер күнтізбеде тарих ретінде қалады, бірақ жоспарды енді өзгерту мүмкін емес.

Серия үлгілері

Ұқсас жоспарларды жиі құрсаңыз, баптауларды үлгі ретінде сақтаңыз:

1. «Шолу» қадамына дейін жетіңіз. Серия үлгісі ретінде сақтау блогында Үлгі атауын енгізіңіз.
2. «Үлгіні сақтау» түймесін басыңыз. Чек-лист, нүктелер, аудитор, кесте, рұқсат ауытқу және хабарландырулар сақталады — күндерсіз. Бұл кезде жоспар құрылмайды, шебер ашық қалады.
3. Үлгіден жоспар құрыңыз. Бөлімнің жоғарғы жағында Серия үлгілері → Жоспар құру түймесін басыңыз. Шебер үлгі баптауларымен және «бүгін» басталу күнімен ашылады.

Үлгіні жою — Серия үлгілері тізіміндегі себет түймесі. Бұл кезде үлгіден құрылған жоспарлар өзгермейді.

Кеңестер

Жиі қойылатын сұрақтар