Ինչպես պլանավորել աուդիտներ

Աուդիտների պլանը մեկ չեկլիստով, մեկ կամ մի քանի լոկացիաներում, մեկ աուդիտորի համար աուդիտների ժամանակացույց է։ Վարպետը ստեղծում է աուդիտներ յուրաքանչյուր ամսաթվի համար՝ ըստ ձեր ընտրած կրկնության կանոնի։ Հետագայում պլանը կարող եք խմբագրել կամ ջնջել ամբողջությամբ։ Պլաններ ստեղծել և խմբագրել կարող են ընկերության ադմինիստրատորները։

Ինչ է անհրաժեշտ

• ադմինիստրատորի իրավունքներ;
• չեկլիստ. տե՛ս Ինչպես ստեղծել չեկլիստ;
• լոկացիաներ և աշխատակից, ով կանցկացնի աուդիտները։

Քայլ առ քայլ

1. Բացեք վարպետը։ Աշխատանք → Պլանավորող բաժնում սեղմեք Պլանավորել աուդիտ։

2. Չեկլիստ։ Ընտրեք այն չեկլիստը, որով պետք է ստուգել։ Յուրաքանչյուրի մոտ ցուցադրվում է կետերի քանակը, կա որոնում։

3. Լոկացիաներ։ Նշեք լոկացիաները. յուրաքանչյուրի համար կստեղծվի աուդիտ։ Ընտրել բոլորը-ը միանգամից նշում է բոլոր լոկացիաները։

4. Աուդիտոր։ Ընտրեք մեկ աշխատակցի։ Յուրաքանչյուր անվան կողքին երևում է, թե քանի ակտիվ պլանային աուդիտ ունի նա արդեն։

5. Ժամանակացույց։ Նշեք Սկիզբ, Ավարտ, Ժամ, Տևողություն, րոպե և Թույլատրելի շեղում, օր, ապա ընտրեք Կրկնություն։ Ներքևում երևում է, թե քանի աուդիտ կստեղծվի։

   

6. Ծանուցումներ։ Միացրեք անհրաժեշտ ծանուցումները. տե՛ս ստորև «Ծանուցումներ»։

7. Ակնարկ։ Ստուգեք չեկլիստը, լոկացիաների քանակը, աուդիտորին, կրկնության կանոնը, ժամը, ժամանակահատվածը, թույլատրելի շեղումը, ծանուցումները և աուդիտների քանակը։ Ըստ ցանկության նշեք Պլանի անվանում. լռելյայն այն «Պլան՝ չեկլիստի անվանում» է։

8. Գործարկեք։ Սեղմեք Պլանավորել։ Աուդիտները կհայտնվեն օրացույցում։

Կրկնության տարբերակներ

• Չկրկնել — մեկ աուդիտ մեկնարկի ամսաթվին։ Ավարտ դաշտն անջատված է։ Օրացույցում այդպիսի աուդիտը նշվում է Միանգամյա։
• Ամեն օր — ամեն օր։
• Աշխատանքային օրերին — երկուշաբթիից ուրբաթ։
• Ամեն շաբաթ — շաբաթվա նշված օրերին. կարող եք ընտրել մի քանիսը։
• Ամեն ամիս — ամսվա նշված օրերին. կարող եք ընտրել մի քանիսը։ Եթե ընտրեք 31-ը, 31 օր չունեցող ամիսներում աուդիտ չի լինի։

Եթե Ավարտ նշված չէ, աուդիտները ստեղծվում են մինչև պլանի մեկնարկի տարվա դեկտեմբերի 31-ը։ Հաջորդ տարում աուդիտները շարունակելու համար խմբագրեք պլանը և նշեք նոր Ավարտ։

Թույլատրելի շեղում՝ երբ է աուդիտը հաշվվում

Թույլատրելի շեղում, օր — պլանային ամսաթվից քանի օր առաջ և հետո անցկացված աուդիտը դեռ հաշվվում է պլանայինի դիմաց։ Օրինակ, 2 օր թույլատրելի շեղման դեպքում երկուշաբթիի աուդիտը հաշվվում է, եթե այն անցկացվել է շաբաթ օրվանից չորեքշաբթի ընկած ժամանակահատվածում։

Թույլատրելի շեղումը լրացվում է ըստ հաճախականության, և կարող եք այն փոխել (0-ից 14 օր)՝

• Ամեն օր և Աշխատանքային օրերին — 0, միայն պլանային օրը;
• Ամեն շաբաթ — 2 օր (1՝ շաբաթը երկու օրվա դեպքում, 0՝ երեք և ավելի օրվա դեպքում);
• Ամեն ամիս — 3 օր (2՝ երկու և ավելի ամսաթվի դեպքում);
• Չկրկնել — 2 օր։

Քանի դեռ պատուհանը բաց է, ուշացած աուդիտը դեռ կհաշվվի։ Պատուհանը փակվելուց հետո կարգավիճակը դառնում է Բաց թողնված. տե՛ս Պլանային աուդիտների կարգավիճակները։

Ծանուցումներ

Ծանուցումներ քայլի փոխարկիչները պահպանվում են պլանում՝

• Email աուդիտորին — նամակ ժամանակացույցով (չեկլիստ, լոկացիաներ, կանոն, ժամ, ժամանակահատված, քանի աուդիտ է առջևում)՝ պլանը ստեղծելիս և փոխելիս։
• Հիշեցում 1 օր առաջ — push աուդիտորի բջջային հավելվածին աուդիտի սկսվելուց մեկ օր առաջ։
• Հիշեցում 1 ժամ առաջ — push աուդիտորին աուդիտի սկսվելուց մեկ ժամ առաջ։
• Էսկալացիա ուշացման դեպքում — push և email պլանի հեղինակին և լոկացիայի մենեջերներին, եթե պլանային ամսաթիվն անցել է, իսկ աուդիտ չկա։ Եթե լոկացիան մենեջերներ չունի, և հեղինակն ինքն է աուդիտորը, ծանուցվում են ընկերության ադմինիստրատորները։

Աուդիտների ժամը հաշվվում է ընկերության երկրի ժամային գոտով։ Արդեն հաշվված կամ կատարված նշված աուդիտների համար հիշեցումներ չկան։ Յուրաքանչյուր հիշեցում և էսկալացիա ուղարկվում է մեկ անգամ մեկ աուդիտի համար. եթե աուդիտը տեղափոխվում է, հիշեցումները կրկին ուղարկվում են նոր ամսաթվի համար։

Ինչ է ստեղծվում

• Յուրաքանչյուր ընտրված լոկացիա ստանում է իր շարքը՝ ընդհանուր կրկնության կանոնով։ Վարպետի մեկ գործարկման բոլոր շարքերը կազմում են մեկ պլան. այն խմբագրվում և ջնջվում է ամբողջությամբ։
• Յուրաքանչյուր շարք պարունակում է առանձին աուդիտ յուրաքանչյուր ամսաթվի համար։ Այն կարելի է տեղափոխել, վերանշանակել, չեղարկել կամ նշել որպես կատարված. տե՛ս Պլանային աուդիտների կարգավիճակները։
• Ժամը և տևողությունն օգտագործվում են օրացույցի, կոնֆլիկտների հայտնաբերման և հիշեցումների համար։ Հավելվածում աուդիտորը տեսնում է այսօրվա աուդիտներն առանց կոնկրետ ժամի։

Ինչպես խմբագրել պլանը

1. Բացեք պլանի ցանկացած աուդիտ։ Սեղմեք դրա վրա օրացույցում։
2. Սեղմեք «Խմբագրել պլանը»։ Կբացվի վարպետը՝ պլանի կարգավորումներով, անմիջապես Ժամանակացույց քայլում։
3. Փոխեք անհրաժեշտը։ Կարող եք փոխել չեկլիստը, ավելացնել կամ հեռացնել լոկացիաներ, փոխել աուդիտորին, ժամանակացույցը, թույլատրելի շեղումը և ծանուցումները։
4. Պահպանեք։ Ակնարկ քայլում սեղմեք Պահպանել փոփոխությունները։

Անցած և կատարված աուդիտները մնում են նույնը։ Պլանի ապագա աուդիտները (այսօրվանից սկսած) վերստեղծվում են նոր կարգավորումներով. դրանցում ձեռքով տեղափոխումները, վերանշանակումները և չեղարկումները զրոյացվում են։ Եթե լոկացիա հեռացնեք, դրա ապագա աուդիտները կջնջվեն։

Ինչպես ջնջել պլանը

Բացեք պլանի ցանկացած աուդիտ, սեղմեք Ջնջել պլանը և հաստատեք։ Ապագա աուդիտները ջնջվում են պլանի բոլոր լոկացիաներում։ Կատարված աուդիտները մնում են օրացույցում որպես պատմություն, բայց պլանն այլևս չի կարելի խմբագրել։

Շարքերի ձևանմուշներ

Եթե հաճախ եք ստեղծում նման պլաններ, պահպանեք կարգավորումները որպես ձևանմուշ՝

1. Անցեք «Ակնարկ» քայլին։ Պահպանել որպես շարքի ձևանմուշ բլոկում մուտքագրեք Ձևանմուշի անվանում։
2. Սեղմեք «Պահպանել ձևանմուշը»։ Չեկլիստը, լոկացիաները, աուդիտորը, ժամանակացույցը, թույլատրելի շեղումը և ծանուցումները պահպանվում են՝ առանց ամսաթվերի։ Պլան չի ստեղծվում, և վարպետը բաց է մնում։
3. Ստեղծեք պլան ձևանմուշից։ Բաժնի վերնագրում սեղմեք Շարքերի ձևանմուշներ → Ստեղծել պլան։ Վարպետը կբացվի ձևանմուշի կարգավորումներով և «այսօր» մեկնարկի ամսաթվով։

Ձևանմուշը ջնջելու համար օգտագործեք աղբամանի կոճակը Շարքերի ձևանմուշներ ցանկում։ Ձևանմուշից ստեղծված պլանների վրա դա չի ազդում։

Խորհուրդներ

Հաճախ տրվող հարցեր