Как настроить автоматизацию: 5 шагов

Чтобы задачи по нарушениям уходили нужным людям, jeCheck должен знать, кто работает на каждой точке и кто за что отвечает. Пока настройка не закончена, в разделе Работа → Автоматизация вверху виден чеклист Настройка: N из 5. Пункты отмечаются сами по реальным данным компании, щелчок по пункту ведёт туда, где его настраивают.

Главное правило: роль = должность

Роль в автоматизации — это должность сотрудника: «Шеф», «Бар-менеджер», «Техслужба». В чек-листе разделу или вопросу назначается роль, а сценарий находит, кто занимает эту роль на точке, где прошёл аудит. Например, «Шеф на точке Абая 10» — это сотрудник этой точки с должностью «Шеф».

У сотрудника одна роль на все точки: если сменить её на одной точке, она изменится везде.

Пошагово

1. Создайте должности. В меню Управление → Пользователи откройте вкладку Должности и добавьте нужные. Роль можно добавить и на вкладке Точки и команды в блоке Роли — поле «Новая роль, например «Шеф»».
2. Назначьте роли сотрудникам точек. На вкладке Точки и команды у каждой точки есть таблица сотрудников. Добавьте людей через + добавить сотрудника на точку и выберите каждому роль в колонке Роль. Шаг засчитывается, когда на каждой точке есть хотя бы один сотрудник с ролью.
3. Отметьте управляющих точек. В той же таблице поставьте галочку в колонке Управляющий. Управляющие получают задачи, которым не нашлось исполнителя, принимают выполнение и узнают о просрочках. Шаг засчитывается, когда управляющий есть на каждой точке.
4. Укажите роли в чек-листах. Откройте чек-лист в конструкторе: в боковой панели блок Роли разделов задаёт роль каждому разделу. Отдельному вопросу можно задать свою роль в его настройках, в блоке Кто устраняет нарушение. Шаг засчитывается, когда роль есть хотя бы у одного раздела.
5. Включите сценарий. На вкладке Сценарии нажмите Новый сценарий, выберите шаблон Стандартный, включите По умолчанию для всех чек-листов и нажмите Сохранить. Подробнее — Как настроить сценарий.

Вкладка «Точки и команды»

Здесь собрано всё о людях на точках:

• блок Роли — список должностей и число сотрудников с каждой;
• Добавить точку — новая точка с названием, адресом и email для отчётов;
• карточка каждой точки — кто занимает каждую роль (незанятые роли подсвечены как «не назначен»), таблица сотрудников с ролью и галочкой Управляющий, кнопка Убрать с точки;
• предупреждение нет управляющего — задачи без исполнителя уйдут администраторам у точек без управляющего. Число таких точек видно на самой вкладке.

Что если роль на точке никто не занимает

Задача уйдёт управляющим этой точки, а если их нет — администраторам компании. В задаче появится пометка «роль на точке не назначена». Это повод вернуться к шагам 2 и 3.

Частые вопросы