Kako podesiti automatizaciju: 5 koraka

Da bi zadaci po prekršajima stizali pravim ljudima, jeCheck treba da zna ko radi na kojoj lokaciji i ko je za šta odgovoran. Dok podešavanje nije završeno, na vrhu stranice Rad → Automatizacija prikazuje se kontrolna lista Podešavanje: N od 5. Stavke se označavaju automatski na osnovu stvarnih podataka vaše kompanije, a klik na stavku vodi tamo gde se ona podešava.

Glavno pravilo: uloga = radno mesto

Uloga u automatizaciji je radno mesto zaposlenog: „Šef kuhinje“, „Bar menadžer“, „Tehnička služba“. U ček-listi se uloga dodeljuje odeljku ili pitanju, a scenario pronalazi ko ima tu ulogu na lokaciji na kojoj je obavljen audit. Na primer, „Šef kuhinje na lokaciji Abaja 10“ je zaposleni na toj lokaciji sa radnim mestom „Šef kuhinje“.

Zaposleni ima jednu ulogu na svim lokacijama: ako je promenite na jednoj lokaciji, menja se svuda.

Korak po korak

1. Kreirajte radna mesta. U Upravljanje → Korisnici otvorite karticu Radna mesta i dodajte potrebna. Ulogu možete dodati i na kartici Lokacije i timovi u bloku Uloge — polje „Nova uloga, na primer „Šef kuhinje““.
2. Dodelite uloge zaposlenima na lokacijama. Na kartici Lokacije i timovi svaka lokacija ima tabelu zaposlenih. Dodajte ljude pomoću + dodaj zaposlenog na lokaciju i za svakog izaberite ulogu u koloni Uloga. Ovaj korak se smatra završenim kada svaka lokacija ima najmanje jednog zaposlenog sa ulogom.
3. Označite menadžere lokacija. U istoj tabeli označite kolonu Menadžer. Menadžeri dobijaju zadatke koji nemaju izvršioca, prihvataju završen rad i dobijaju obaveštenja o zadacima kojima je prošao rok. Ovaj korak se smatra završenim kada svaka lokacija ima menadžera.
4. Navedite uloge u ček-listama. Otvorite ček-listu u konstruktoru: na bočnoj tabli blok Uloge odeljaka postavlja ulogu za svaki odeljak. Pojedinačnom pitanju možete dati sopstvenu ulogu u njegovim podešavanjima, u bloku Ko otklanja prekršaj. Ovaj korak se smatra završenim kada najmanje jedan odeljak ima ulogu.
5. Uključite scenario. Na kartici Scenariji kliknite Novi scenario, izaberite šablon Standardni, uključite Podrazumevano za sve ček-liste i kliknite Sačuvaj. Više u članku Kako podesiti scenario.

Kartica „Lokacije i timovi“

Ovde je sakupljeno sve o ljudima na lokacijama:

• blok Uloge — spisak radnih mesta i broj zaposlenih na svakom;
• Dodaj lokaciju — nova lokacija sa nazivom, adresom i email-om za izveštaje;
• kartica za svaku lokaciju — ko ima koju ulogu (nepopunjene uloge istaknute su kao „nije dodeljena“), tabela zaposlenih sa njihovom ulogom i poljem za potvrdu Menadžer, kao i dugme Ukloni sa lokacije;
• upozorenje nema menadžera — zadaci bez izvršioca ići će administratorima na lokacijama bez menadžera. Broj takvih lokacija prikazuje se na samoj kartici.

Šta ako na lokaciji niko nema ulogu

Zadatak ide menadžerima te lokacije, a ako ih nema — administratorima kompanije. Zadatak dobija oznaku „uloga na lokaciji nije dodeljena“. To je znak da se vratite na korake 2 i 3.

Česta pitanja