Расходы: согласование и оплата платежей
Раздел Финансы → Расходы заменяет счета в мессенджерах и «кто это одобрил?». Сотрудник создаёт расход — статья, сумма, контрагент, счёт. Расход сам идёт по маршруту согласования своей статьи: например, до 100 000 — управляющий, больше — ещё и финансовый директор. Согласованный расход попадает казначею в платёжный календарь, оплата отмечается вручную — полностью или частями.
Пункты меню
Раздел Финансы в полосе слева:
- Расходы — список: вкладки Ждут меня, Мои, Все, К оплате; кнопка Новый расход. См. Как подать расход.
- К оплате — платёжный календарь. См. Оплата.
- Бюджеты — план по статьям на месяц и факт. См. Бюджеты и аналитика.
- Аналитика расходов — куда уходят деньги и как быстро согласуют.
- Статьи и маршруты — статьи, маршруты согласования, контрагенты, регулярные платежи, общие настройки. См. Настройка.
При первом входе в раздел откроется короткий рассказ о нём. Открыть его снова можно кнопкой ? в шапке.
Как это работает
- Сотрудник создаёт расход и прикладывает счёт — ИИ заполнит контрагента, сумму и НДС. Справа видно, укладывается ли расход в бюджет статьи и кто будет согласовывать.
- Расход идёт по маршруту. Каждый этап получает уведомление и решает: Согласовать, Вернуть на доработку с комментарием или Отклонить. См. Согласование.
- Проверки подсказывают риски: повтор счёта, та же сумма недавно, дробление платежа, первый платёж новому контрагенту, превышение бюджета. ИИ-контролёр сверяет расход с регламентом компании и даёт рекомендацию — но ничего не согласует сам.
- Согласованный расход попадает казначею в К оплате. Казначей планирует дату, перетаскивая расход на день календаря, и отмечает оплату. Автор получает уведомление «оплачено».
- Руководитель видит картину в бюджетах и аналитике: план и факт по статьям, крупнейшие контрагенты, кто задерживает согласование.
Статусы расхода
| Статус | Что значит |
|---|---|
| Черновик | расход сохранён, но не отправлен |
| На согласовании | идёт по маршруту |
| На доработке | согласующий вернул автору с комментарием |
| Согласован | ждёт оплаты |
| Оплата запланирована | казначей выбрал дату |
| Оплачен частично / Оплачен | отмечены оплаты |
| Отклонён / Отменён | согласующий отклонил или автор отозвал |
Выгрузка в Excel
Кнопка Excel есть на всех экранах раздела. Файл содержит то же, что вы видите на экране, со всеми строками и строкой «Итого»:
| Экран | Что в файле |
|---|---|
| Расходы | список с текущими вкладкой и фильтрами: номер, даты, статья с родительской, точка, контрагент и БИН / ИНН, автор, статус и этап, суммы (НДС, оплачено, осталось), сроки, счёт |
| К оплате | лист «К оплате» — что платить за показанные две недели, просроченное и без даты, с реквизитами контрагентов; лист «Оплачено» — реестр оплат за эти даты с номерами платёжек |
| Бюджеты | план, факт и оплачено по каждой статье и месяцу выбранного года, итоги за год и процент исполнения — для компании или выбранной точки |
| Аналитика расходов | листы «Сводка», «По статьям», «Точки», «Контрагенты», «Динамика», «Согласование» за выбранный период |
| Статьи и маршруты → Контрагенты | справочник с реквизитами и суммой расходов по каждому контрагенту |
Каждая выгрузка записывается в журнал доступа.
Кто что может
Права задаются в разделе Права и роли, группа «Расходы и платежи»:
| Право | Что даёт | По умолчанию |
|---|---|---|
| Расходы: подавать | создавать расходы своих точек и отправлять на согласование | роль «Управляющий точки» — на своих точках |
| Расходы: все расходы точек | видеть расходы коллег на выбранных точках | только администратор |
| Расходы: оплата | платёжный календарь, отметка «оплачено», реквизиты, утренняя сводка | только администратор |
| Расходы: бюджеты | план по статьям и контроль превышений | только администратор |
| Расходы: аналитика | структура расходов, динамика, скорость согласования | только администратор |
| Расходы: настройка | статьи, маршруты, контрагенты, регламент для ИИ; вмешательство в согласование | только администратор |
Свои расходы автор видит всегда, согласующий — расходы, где он участник этапа.
Тариф
Раздел входит в тариф «Сеть» и выше. ИИ-распознавание счетов и ИИ-контролёр работают при включённой возможности «ИИ».
Частые вопросы
Деньги списываются с банковского счёта автоматически?
Нет. jeCheck не подключается к банку: казначей платит как обычно и отмечает оплату в расходе, при желании — с номером платёжки.
Можно согласовать расход с телефона?
Да. Согласующие получают push и письмо; заявка на согласование видна и в задачах мобильного приложения.
С чего начать?
Статьи и три маршрута создаются при первом открытии раздела. Проверьте их в Статьи и маршруты, назначьте права и подайте первый расход — см. Настройка.
Спасибо! Это помогает делать справку лучше.