Uputstva — baza znanja vaše kompanije

Odeljak Uputstva je baza znanja vašeg lanca: standardi usluge, procedure čišćenja, postupci otvaranja smene, rad sa opremom. Administrator piše uputstvo sa fotografijama, video zapisima i fajlovima, bira kome je namenjeno i objavljuje ga. Zaposleni ga čitaju i potvrđuju da su se upoznali, a vi vidite ko je to uradio.

Gde se nalazi

U meniju otvorite Rad → Uputstva. Na vrhu stranice je polje za pretragu Pretraga uputstava i njihovog teksta… — pretražuje nazive, opise, oznake i tekst objavljenih uputstava. Dugme Kako to funkcioniše otvara vizuelni vodič kroz odeljak.

Ko šta može

• Administratori kompanije kreiraju i menjaju uputstva, fascikle i podešavanja i pregledaju statistiku upoznavanja. Administratori vide sva uputstva kompanije.
• Svi ostali zaposleni mogu samo da čitaju objavljena uputstva koja su im namenjena: po radnom mestu, po lokaciji ili uputstva za celu kompaniju. Ne vide nacrte ni arhivu.

Kako je organizovana biblioteka

Sa leve strane je stablo fascikli, kao i Sva uputstva i Bez fascikle. Iznad liste su brze kartice:

• Sve — sva aktivna uputstva;
• Za potvrdu — uputstva za koja se od vas očekuje potvrda „Upoznat/a sam“;
• Novo za mene — uputstva koja još niste otvorili ili koja su se značajno promenila otkako ste ih poslednji put pogledali;
• Nacrti, Za reviziju, Arhiva — ove kartice vide samo administratori.

Listu možete da sortirate (Po redosledu, Po nazivu, Po datumu ažuriranja) i prikažete kao Lista ili Pločice. Kartice uputstava imaju oznake: Novo, Ažurirano (značajna verzija je izašla posle vašeg pregleda), Zahteva potvrdu, Upoznat/a, a administratori vide i Nacrt, Ima izmena, Za reviziju i Arhiva.

Životni ciklus uputstva

1. Nacrt. Tekst pišete u uređivaču i sve se čuva automatski. Zaposleni ne vide nacrt.
2. Objavljivanje. Dugme Objavi pretvara nacrt u verziju 1, 2, 3… Zaposleni uvek vide poslednju objavljenu verziju.
3. Potvrda. Ako je potvrda uključena, zaposleni klikne na dugme na kraju uputstva. Posle značajne izmene treba ponovo da potvrdi.
4. Revizija i arhiva. Možete da podesite reviziju aktuelnosti, a zastarelo uputstvo da premestite u arhivu — zaposleni će prestati da ga vide.

Detalji su u člancima Kako kreirati uputstvo, Fascikle i publika, Objavljivanje i verzije i Potvrda i statistika.

Veb i mobilna aplikacija

U veb-kabinetu se uputstva čitaju i uređuju u odeljku Rad → Uputstva. Mobilna aplikacija služi samo za čitanje i potvrdu „Upoznat/a sam“ — tamo ne možete da kreirate ni menjate uputstva. Zaposleni bez pristupa veb-kabinetu čita uputstva samo u aplikaciji.

Česta pitanja