Uputstva — baza znanja vaše kompanije

Odeljak Uputstva je baza znanja vašeg lanca: standardi usluge, procedure čišćenja, postupci otvaranja smene, rad sa opremom. Administrator piše uputstvo sa fotografijama, video zapisima i fajlovima, bira kome je namenjeno i objavljuje ga. Zaposleni ga čitaju i potvrđuju da su se upoznali, a vi vidite ko je to uradio.

Gde se nalazi

U meniju otvorite Rad → Uputstva. Na vrhu stranice je polje za pretragu Pretraga uputstava i njihovog teksta… — pretražuje nazive, opise, oznake i tekst objavljenih uputstava. Dugme Kako to funkcioniše otvara vizuelni vodič kroz odeljak.

Ko šta može

• Administratori kompanije i zaposleni sa pravom „Upravljanje bazom uputstava“ kreiraju i menjaju uputstva, fascikle i podešavanja, pregledaju statistiku upoznavanja i vide sva uputstva kompanije.
• Svi ostali zaposleni mogu samo da čitaju objavljena uputstva koja su im namenjena: po radnom mestu, po lokaciji ili uputstva za celu kompaniju. Ne vide nacrte ni arhivu.

Kako je organizovana biblioteka

Odeljak je uređen kao viki. Levo je stablo fascikli i uputstava, desno je ono što ste otvorili. Kliknite na uputstvo u stablu i ono će se otvoriti desno, a stablo ostaje na mestu — lako se prelazi s jednog uputstva na drugo. Kliknite na fasciklu i desno će se pojaviti njen sadržaj; strelica pored fascikle otvara je direktno u stablu. Uputstva bez fascikle nalaze se u stablu posle fascikli.

Polje Pronađi u stablu… filtrira uputstva po nazivu. Tačka pored uputstva znači da je ono novo za vas ili da treba da potvrdite da ste ga pročitali. Širinu stabla možete da promenite povlačenjem njegove desne ivice, a dugmetom Sakrij stablo možete ga potpuno sakriti.

Da biste videli celu biblioteku kao listu, kliknite na Uputstva na vrhu stabla. Iznad liste su brze kartice:

• Sve — sva aktivna uputstva;
• Za potvrdu — uputstva za koja se od vas očekuje potvrda „Upoznat/a sam“;
• Novo za mene — uputstva koja još niste otvorili ili koja su se značajno promenila otkako ste ih poslednji put pogledali;
• Nacrti, Za reviziju, Arhiva — ove kartice vide administratori i zaposleni sa pravom „Upravljanje bazom uputstava“.

Listu možete da sortirate (Po redosledu, Po nazivu, Po datumu ažuriranja) i prikažete kao Lista ili Pločice. Kartice uputstava imaju oznake: Novo, Ažurirano (značajna verzija je izašla posle vašeg pregleda), Zahteva potvrdu, Upoznat/a, a administratori vide i Nacrt, Ima izmena, Za reviziju i Arhiva.

Životni ciklus uputstva

1. Nacrt. Tekst pišete u uređivaču i sve se čuva automatski. Zaposleni ne vide nacrt.
2. Objavljivanje. Dugme Objavi pretvara nacrt u verziju 1, 2, 3… Zaposleni uvek vide poslednju objavljenu verziju.
3. Potvrda. Ako je potvrda uključena, zaposleni klikne na dugme na kraju uputstva. Posle značajne izmene treba ponovo da potvrdi.
4. Revizija i arhiva. Možete da podesite reviziju aktuelnosti, a zastarelo uputstvo da premestite u arhivu — zaposleni će prestati da ga vide.

Detalji su u člancima Kako kreirati uputstvo, Fascikle i publika, Objavljivanje i verzije i Potvrda i statistika.

Veb i mobilna aplikacija

U veb-kabinetu se uputstva čitaju i uređuju u odeljku Rad → Uputstva. Mobilna aplikacija služi samo za čitanje i potvrdu „Upoznat/a sam“ — tamo ne možete da kreirate ni menjate uputstva. Zaposleni bez pristupa veb-kabinetu čita uputstva samo u aplikaciji.

Česta pitanja