Инструкции — база знаний компании

Раздел «Инструкции» — это база знаний вашей сети: стандарты обслуживания, регламенты уборки, порядок открытия смены, работа с оборудованием. Администратор пишет инструкцию с фото, видео и файлами, выбирает, кому она адресована, и публикует. Сотрудники читают её и подтверждают ознакомление, а вы видите, кто это сделал.

Где найти раздел

Откройте в меню Работа → Инструкции. Вверху страницы есть поиск Поиск по инструкциям и их тексту… — он ищет по названию, описанию, тегам и тексту опубликованных инструкций. Кнопка Как это работает открывает наглядный гайд по разделу.

Кто что может

• Администраторы компании и сотрудники с правом «Управление базой инструкций» создают и редактируют инструкции, папки и настройки, смотрят статистику ознакомления и видят все инструкции компании.
• Остальные сотрудники только читают опубликованные инструкции, которые им адресованы: по должности, по локации или все инструкции «для всей компании». Черновики и архив им не видны.

Как устроена библиотека

Раздел устроен как вики. Слева — дерево с папками и инструкциями, справа — то, что вы открыли. Нажмите на инструкцию в дереве, и она откроется справа, а дерево останется на месте — между инструкциями удобно переходить. Нажмите на папку, и справа появится её содержимое; стрелка рядом с папкой разворачивает её прямо в дереве. Инструкции без папки стоят в дереве после папок.

Поле Найти в дереве… отбирает инструкции по названию. Точка рядом с инструкцией означает, что она для вас новая или нужно подтвердить ознакомление. Ширину дерева можно менять, потянув за его правый край, а кнопкой Скрыть дерево — убрать его совсем.

Чтобы увидеть всю библиотеку списком, нажмите Инструкции вверху дерева. Над списком — быстрые вкладки:

• Все — все действующие инструкции;
• Нужно подтвердить — инструкции, где от вас ждут подтверждения «Ознакомлен»;
• Новые для меня — инструкции, которые вы ещё не открывали или которые существенно изменились после вашего последнего просмотра;
• Черновики, На пересмотр, Архив — эти вкладки видят администраторы и сотрудники с правом «Управление базой инструкций».

Список можно отсортировать (По порядку, По названию, По дате обновления) и показать Списком или Плиткой. На карточках инструкций — отметки: Новое, Обновлено (вышла существенная версия после вашего просмотра), Требует подтверждения, Ознакомлен, а для администратора ещё Черновик, Есть изменения, Пересмотреть и Архив.

Как живёт инструкция

1. Черновик. Вы пишете текст в редакторе, всё сохраняется автоматически. Сотрудники черновик не видят.
2. Публикация. Кнопка Опубликовать превращает черновик в версию 1, 2, 3… Сотрудники всегда видят последнюю опубликованную версию.
3. Ознакомление. Если включено подтверждение, сотрудник нажимает кнопку в конце инструкции. После существенного изменения подтверждение нужно снова.
4. Пересмотр и архив. Можно задать срок пересмотра актуальности, а устаревшую инструкцию перенести в архив — сотрудники перестанут её видеть.

Подробности — в статьях Как создать инструкцию, Папки и аудитория, Публикация и версии, Ознакомление и статистика.

Веб и мобильное приложение

В веб-кабинете инструкции читают и редактируют в разделе Работа → Инструкции. Мобильное приложение рассчитано только на чтение и подтверждение «Ознакомлен» — создавать и править инструкции в нём нельзя. Сотрудник, у которого закрыт доступ в веб-кабинет, читает инструкции только в приложении.

Частые вопросы