HACCP-Aufzeichnungen prüfen
- Wer prüft
- Geschäftsführer, Küchenchef, Lebensmittelsicherheitsverantwortlicher oder HACCP-Koordinator
- Wann
- Wöchentlich und vor externen Kontrollen; Stichproben bei Küchenrundgängen
- Dauer
- ~25 Min. · 25 Punkte
| Standort | Datum und Uhrzeit | Prüfer | Unterschrift |
HACCP-Protokolle sind der einzige Beweis dafür, dass in der Küche tatsächlich kontrolliert wird. Das Problem: Sie lassen sich leicht schön ausfüllen – ein Stift, saubere Zahlen, einen Monat lang keine einzige Abweichung. Ein solches Protokoll schützt weder Gäste noch den Betrieb – ein Prüfer sieht schnell, dass die Einträge nachträglich gemacht wurden. Diese Checkliste hilft einer Führungskraft zu prüfen, nicht ob Protokolle existieren, sondern ob echte Kontrolle dahintersteht.
Nehmen Sie die Protokolle der letzten Woche und gehen Sie die Abschnitte der Reihe nach durch: Verfügbarkeit, Zeitnähe, Qualität der Einträge, Abweichungen, Verifizierung. Gleichen Sie 2–3 Einträge mit der Wirklichkeit ab – zum Beispiel die Temperatur im Protokoll mit dem Kühlschrankthermometer von jetzt – und stellen Sie dem Schichtpersonal ein paar Fragen. Der Satz an Protokollen hängt von Ihrem HACCP-Plan und den örtlichen Anforderungen ab: Streichen Sie in Ihrer Kopie der Vorlage nicht benötigte Punkte und ergänzen Sie fehlende.
Verfügbarkeit und Ordnung der Protokolle
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1
Alle vom HACCP-Plan geforderten Protokolle liegen an den Arbeitsplätzen Protokolle werden dort geführt, wo gemessen wird (an den Kühlschränken, im Wareneingang, am Pass), nicht im Büro der Leitung.☐ Ja☐ Nein
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2
Protokollformulare sind aktuell, und es fehlen keine Seiten Es wird das freigegebene Formular verwendet; Seiten sind nummeriert oder gebunden, ohne Lücken in der Nummerierung.☐ Ja☐ Nein
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3
Einträge erfolgen mit Kugelschreiber, und Protokolle sind sauber und lesbar Keine Einträge mit Bleistift, Fettflecken oder durchnässte Seiten; Werte sind eindeutig lesbar.☐ Ja☐ Nein
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4
Jedes Protokoll hat eine zugewiesene verantwortliche Person Verantwortliche sind im HACCP-Plan oder einer internen Anordnung benannt, und das Schichtpersonal weiß, wer welches Protokoll führt.☐ Ja☐ Nein
Vollständigkeit und Zeitnähe der Einträge
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5
Kühltemperaturen werden in jeder Schicht ohne Lücken erfasst Jedes Kühl- und Tiefkühlgerät hat für jeden Tag des geprüften Zeitraums Einträge mit Uhrzeit.☐ Ja☐ Nein
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6
Jede Lieferung des Zeitraums ist im Wareneingangsprotokoll erfasst Gleichen Sie 2–3 Rechnungen mit dem Protokoll ab: Datum, Lieferant, Temperatur bei Annahme und Annahmeentscheidung stimmen überein.☐ Ja☐ Nein
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7
Die Arbeitsfähigkeit ist für jeden Mitarbeitenden der Schicht dokumentiert Gleichen Sie das Gesundheitsprotokoll mit dem Dienstplan von 2–3 Tagen ab: Niemand hat ohne Eintrag gearbeitet.☐ Ja☐ Nein
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8
Messwerte der kritischen Kontrollpunkte werden planmäßig erfasst Temperaturen beim Garen, Abkühlen sowie Heiß- und Kalthalten werden so oft erfasst, wie der Plan es verlangt.☐ Ja☐ Nein
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9
Das Reinigungs- und Desinfektionsprotokoll ist ausgefüllt Einträge zu täglicher Reinigung und Grundreinigung folgen dem Plan, mit Nennung von Produkten und Personal.☐ Ja☐ Nein
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10
Einträge für die laufende Schicht sind zum Zeitpunkt der Prüfung bereits gemacht Die Morgentemperatur ist bereits protokolliert, nicht „heute Abend zu erledigen“. Vergleichen Sie den Protokollwert mit dem Kühlschrankthermometer von jetzt.☐ Ja☐ Nein
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11
Anzahl fehlender Einträge im geprüften Zeitraum Zählen Sie leere Zeilen und Tage ohne Einträge über alle Protokolle.
Anzeichen für nachträgliches Ausfüllen
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12
Die Werte in den Protokollen wirken echt, nicht identisch Ist jeder Messwert eine Woche lang genau „+4“, wurden die Einträge vermutlich kopiert. Echte Messwerte schwanken.☐ Ja☐ Nein
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13
Einträge für verschiedene Tage stammen nicht von einer Hand mit einem Stift Handschrift und Tinte wechseln von Schicht zu Schicht; ein Block von Einträgen „in einem Zug“ muss hinterfragt werden.☐ Ja☐ Nein
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14
Korrekturen werden ordnungsgemäß vorgenommen Der falsche Eintrag wird mit einem einzigen Strich durchgestrichen, daneben stehen der richtige Wert, Datum und Unterschrift. Kein Korrekturlack und keine Radierungen.☐ Ja☐ Nein
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15
Jeder Eintrag ist von der Person unterschrieben, die ihn gemacht hat Unterschrift oder Kürzel der Person, die gemessen hat, nicht nur des Protokollverantwortlichen.☐ Ja☐ Nein
Abweichungen und Korrekturmaßnahmen
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16
Zu jeder Verletzung eines kritischen Grenzwerts ist eine Korrekturmaßnahme dokumentiert Suchen Sie Werte außerhalb des Bereichs in den Protokollen: Daneben steht, was mit Produkt und Gerät geschah.☐ Ja☐ Nein
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17
Korrekturmaßnahmen passen zur Abweichung Das Produkt wurde bewertet und gemäß den Regeln entsorgt oder aufbereitet; die Ursache wurde behoben (Techniker gerufen, Einstellung geändert), nicht nur „nachgemessen“.☐ Ja☐ Nein
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18
Eine kritische Abweichung wurde in derselben Schicht der verantwortlichen Person gemeldet Der Eintrag nennt, wer wann informiert wurde; über das Produkt entschied die verantwortliche Person, nicht der Mitarbeitende allein.☐ Ja☐ Nein
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19
Wiederkehrende Abweichungen wurden untersucht Fällt ein Kühlschrank mehrfach aus dem Bereich, gibt es einen Reparaturauftrag oder eine Entscheidung dazu.☐ Ja☐ Nein
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20
Ausbuchungen wegen Abweichungen sind dokumentiert Menge und Grund im Ausbuchungsnachweis stimmen mit dem Protokolleintrag überein.☐ Ja☐ Nein
Verifizierung und Personal
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21
Thermometer werden planmäßig geprüft, und die Prüfung ist dokumentiert Es gibt einen Nachweis über im Eiswasser geprüfte Einstichthermometer oder kalibrierte Geräte; defekte werden außer Gebrauch genommen.☐ Ja☐ Nein
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22
Der HACCP-Koordinator prüft die Protokolle regelmäßig Die Protokolle tragen Prüfvermerke mit Datum und Unterschrift des Koordinators.☐ Ja☐ Nein
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23
Das Schichtpersonal weiß, wie das Protokoll auszufüllen ist und was bei einer Abweichung zu tun ist Fragen Sie 1–2 Mitarbeitende: wo das Protokoll liegt, wie der Grenzwert an ihrer Station lautet und wen sie bei Überschreitung informieren.☐ Ja☐ Nein
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24
Feststellungen der vorherigen Protokollprüfung wurden behoben Vergleichen Sie mit der Liste der Feststellungen der letzten Prüfung.☐ Ja☐ Nein
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25
Protokolle und Einträge, die korrigiert werden müssen Listen Sie die Protokolle mit Feststellungen und die notwendigen Korrekturen auf, mit Verantwortlichen und Fristen.
Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt. Gleichen Sie Grenzwerte und Formulierungen mit den gesetzlichen Vorgaben Ihres Landes, den Standards Ihres Unternehmens und den Herstellerangaben der Geräte ab.
jeCheck · https://jecheck.io/de/templates/haccp-records-check
Häufige Mängel
- Protokolle liegen im Büro und werden am Ende des Tages aus dem Gedächtnis ausgefüllt. Ein Protokoll gehört dorthin, wo gemessen wird – sonst ist der Eintrag ein Bericht, keine Kontrolle.
- Abweichungen werden nicht erfasst, „um das Protokoll nicht zu verderben“. Ein Protokoll ohne eine einzige Abweichung in einem Monat wirft bei einem Prüfer mehr Fragen auf als eines mit ehrlich behandelten Abweichungen.
- Die Korrekturmaßnahme besteht aus einem Wort: „nachgemessen“. Der Eintrag sollte nennen, was mit dem Produkt geschah und wie die Ursache behoben wurde.
- Die Führungskraft prüft nur auf Unterschriften und gleicht Einträge nicht mit der Wirklichkeit ab: Thermometer, Rechnungen, Dienstplan.
Häufige Fragen
Ein praktischer Rhythmus ist eine vollständige wöchentliche Prüfung mit dieser Checkliste plus Stichproben beim täglichen Küchenrundgang. Gehen Sie vor einer externen Kontrolle die Checkliste für den gesamten Zeitraum durch, der angefordert werden könnte.
Das hängt von Ihrem HACCP-Plan und den örtlichen Anforderungen ab. Üblich sind: Kühltemperatur, Wareneingang, Gesundheit des Personals, Überwachung der kritischen Kontrollpunkte, Reinigung und Desinfektion sowie Thermometerprüfungen.
Schreiben Sie das Protokoll nicht „sauber“ neu. Finden Sie vom Personal heraus, warum Einträge nicht zum Zeitpunkt der Messung erfolgen (unbequem, kein Stift, Protokoll zu weit weg), beheben Sie die Ursache und verstärken Sie die Stichproben für die nächsten Wochen.
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Führen Sie diese Prüfung mit dem Smartphone durch
Übertragen Sie die Checkliste in jeCheck: Fotos zu jedem Punkt, Aufgaben zu Mängeln mit Verantwortlichem und Frist sowie ein Vergleich der Standorte nach Ergebnissen.