So führen Sie Ihren ersten Mystery-Guest-Besuch durch

Ein Besuch wird in einem Assistenten mit vier Schritten erstellt: was Sie prüfen, wer und wann, der Auftrag und die Anforderungen. Am Ende erhalten Sie für jeden Standort einen Link – senden Sie ihn dem Testkunden per E-Mail oder Messenger oder zeigen Sie ihn als QR-Code.

Voraussetzungen

• Administratorrechte im Unternehmen;
• eine Checkliste mit Fragen – sie wird zum Fragebogen des Testkunden;
• die Standorte, die Sie prüfen möchten;
• optional ein Testkunde in Ihrer Liste (wenn Sie den Link per E-Mail senden möchten).

Schritt für Schritt

1. Assistenten öffnen. Klicken Sie unter Arbeit → Mystery Guest auf Neuer Besuch (gibt es noch keine Besuche, auf Ersten Besuch erstellen).

2. Schritt „Was wir prüfen“. Wählen Sie die Checkliste für den Fragebogen und markieren Sie die Standorte (mit Suche und der Schaltfläche Alle auswählen). Für jeden Standort wird ein eigener Besuch mit eigenem Link erstellt. Das Feld Welle – optional hilft, Besuche zu gruppieren, z. B. „Oktober 2026“. Neben jedem Standort sehen Sie, vor wie vielen Tagen zuletzt ein Testkunde dort war.

   

3. Schritt „Wer und wann“. Wählen Sie einen Testkunden aus der Liste oder Anonymer Link – dann stellt sich der Testkunde beim Öffnen selbst vor. Legen Sie das Besuchsfenster: von … bis fest. Hat der Testkunde eine E-Mail-Adresse, aktivieren Sie Link per E-Mail an den Testkunden senden.

4. Schritt „Auftrag“. Füllen Sie die Legende (als wen sich der Testkunde ausgibt und wie er sich verhält) und Szenario und Aufgaben aus. Sie können mit einer Vorlage beginnen: Mittagessen vor Ort, Bestellung zum Mitnehmen, Einkauf im Geschäft, Beschwerde.

5. Schritt „Anforderungen“. Aktivieren Sie, was Sie brauchen, und legen Sie die Zahlenwerte fest (siehe Abschnitt unten).

   

6. Besuche erstellen. Klicken Sie auf N Besuche erstellen. Im Fenster Besuche erstellt kopieren oder teilen Sie einen Link, klicken auf Alle Links kopieren oder zeigen den QR-Code. Mit Als Testkunde öffnen sehen Sie den Fragebogen mit den Augen des Testkunden.

Anforderungen an den Besuch

Zahlenfelder: Mindestminuten vor Ort, Geotag-Toleranz, m, Erstattungslimit für Belege (leer bedeutet ohne Limit) und Währung.

Deaktivieren Sie Prüfung durch den Koordinator, wird ein Fragebogen ohne rote Hinweise sofort nach dem Absenden zum Audit. Ein Fragebogen mit rotem Hinweis kommt trotzdem zur Prüfung zu Ihnen. Die KI-Auswertung (sofern in Ihrem Tarif enthalten) wird auch für automatisch angenommene Fragebögen erstellt – sie erscheint in der Karte des Besuchs.

Besuchsfenster

Vor Beginn des Fensters kann der Testkunde den Besuch nicht starten, nach dessen Ende wird der Link geschlossen. Hat der Testkunde den Fragebogen bereits begonnen, kann er ihn noch 24 Stunden nach Ende des Fensters abschließen. Wird der Fragebogen nicht abgesendet, erhält der Besuch den Status „Abgelaufen“. Fenster, Legende und Szenario können Sie später ändern: Klicken Sie in der Karte des Besuchs auf Bearbeiten. Einen abgelaufenen Besuch können Sie mit Wieder öffnen und einer neuen Frist erneut öffnen.

Testkunden

Ihre festen Testkunden führen Sie bequem in einer Liste: Tab Testkunden → Testkunden hinzufügen. Geben Sie Name, E-Mail, Telefon, Stadt und eine Notiz ein (z. B. Zahlungsdaten für die Erstattung). Das Kontrollkästchen Aktiv – Besuche können zugewiesen werden blendet einen Testkunden im Assistenten aus, ohne seinen Verlauf zu löschen. War der gewählte Testkunde kürzlich am selben Standort, warnt der Assistent Sie und schlägt vor, jemand anderen zu schicken.

Häufige Fragen