Troškovi: odobravanje i plaćanje
Odeljak Finansije → Troškovi zamenjuje račune u mesindžerima i pitanje „ko je ovo odobrio?“. Zaposleni kreira trošak — stavka, iznos, partner, račun. Trošak sam ide po ruti odobravanja svoje stavke: na primer, do 100 000 — menadžer, preko toga — i finansijski direktor. Odobreni trošak stiže blagajniku u kalendar plaćanja, a plaćanje se označava ručno — u celosti ili u delovima.
Stavke menija
Odeljak Finansije u levoj traci:
- Troškovi — spisak: kartice Čekaju mene, Moji, Sve, Za isplatu; dugme Novi trošak. Vidi Kako podneti trošak.
- Za isplatu — kalendar plaćanja. Vidi Plaćanje.
- Budžeti — plan po stavkama za mesec i ostvarenje. Vidi Budžeti i analitika.
- Analitika troškova — gde odlazi novac i koliko brzo se odobrava.
- Stavke i rute — stavke, rute odobravanja, partneri, redovna plaćanja, opšta podešavanja. Vidi Podešavanja.
Pri prvom ulasku u odeljak otvoriće se kratak opis odeljka. Ponovo ga možete otvoriti dugmetom ? u zaglavlju.
Kako funkcioniše
- Zaposleni kreira trošak i prilaže račun — AI popunjava partnera, iznos i PDV. Desno se vidi da li se trošak uklapa u budžet stavke i ko će ga odobravati.
- Trošak ide po ruti. Svaka faza dobija obaveštenje i odlučuje: Odobri, Vrati na doradu sa komentarom ili Odbij. Vidi Odobravanje.
- Provere ukazuju na rizike: ponovljen račun, isti iznos nedavno, deljenje plaćanja, prvo plaćanje novom partneru, prekoračenje budžeta. AI kontrolor poredi trošak sa pravilnikom kompanije i daje preporuku — ali sam ništa ne odobrava.
- Odobreni trošak stiže blagajniku u Za isplatu. Blagajnik planira datum prevlačenjem troška na dan u kalendaru i označava plaćanje. Autor dobija obaveštenje „plaćeno“.
- Rukovodilac vidi celu sliku u budžetima i analitici: plan i ostvarenje po stavkama, najveći partneri, ko zadržava odobravanje.
Statusi troška
| Status | Šta znači |
|---|---|
| Nacrt | trošak je sačuvan, ali nije poslat |
| Na odobravanju | ide po ruti |
| Na doradi | odobravalac ga je vratio autoru sa komentarom |
| Odobren | čeka plaćanje |
| Plaćanje zakazano | blagajnik je izabrao datum |
| Delimično plaćen / Plaćen | plaćanja su označena |
| Odbijen / Otkazan | odobravalac ga je odbio ili ga je autor povukao |
Izvoz u Excel
Dugme Excel postoji na svim ekranima odeljka. Fajl sadrži ono što vidite na ekranu, sa svim redovima i redom „Ukupno“:
| Ekran | Šta je u fajlu |
|---|---|
| Troškovi | lista sa trenutnom karticom i filterima: broj, datumi, stavka sa nadređenom stavkom, lokacija, partner i BIN / PIB, autor, status i faza, iznosi (PDV, plaćeno, preostalo), rokovi, račun |
| Za isplatu | list „Za isplatu“ — šta treba platiti u prikazane dve nedelje, dospelo i bez datuma, sa podacima partnera za plaćanje; list „Plaćeno“ — registar plaćanja za te datume sa brojevima naloga za plaćanje |
| Budžeti | plan, ostvarenje i plaćeno po svakoj stavci i mesecu izabrane godine, godišnji zbirovi i procenat izvršenja — za kompaniju ili izabranu lokaciju |
| Analitika troškova | listovi „Pregled“, „Po stavkama“, „Lokacije“, „Partneri“, „Dinamika“, „Odobravanje“ za izabrani period |
| Stavke i rute → Partneri | šifarnik sa podacima za plaćanje i ukupnim troškovima po svakom partneru |
Svaki izvoz se upisuje u dnevnik pristupa.
Ko šta može
Prava se zadaju u odeljku Prava i uloge, grupa „Troškovi i plaćanja“:
| Pravo | Šta omogućava | Podrazumevano |
|---|---|---|
| Troškovi: podnošenje | kreirati troškove svojih lokacija i slati ih na odobravanje | uloga „Menadžer lokacije“ — na svojim lokacijama |
| Troškovi: svi troškovi lokacija | videti troškove kolega na izabranim lokacijama | samo administrator |
| Troškovi: plaćanje | kalendar plaćanja, oznaka „plaćeno“, podaci za plaćanje, jutarnji pregled | samo administrator |
| Troškovi: budžeti | plan po stavkama i kontrola prekoračenja | samo administrator |
| Troškovi: analitika | struktura troškova, dinamika, brzina odobravanja | samo administrator |
| Troškovi: podešavanja | stavke, rute, partneri, pravilnik za AI; intervencija u odobravanje | samo administrator |
Autor uvek vidi svoje troškove, a odobravalac — troškove u čijim fazama učestvuje.
Paket
Odeljak je uključen u paket „Mreža“ i više. AI prepoznavanje računa i AI kontrolor rade kada je uključena mogućnost „AI“.
Česta pitanja
Da li se novac automatski skida sa bankovnog računa?
Ne. jeCheck se ne povezuje sa bankom: blagajnik plaća kao i obično i označava plaćanje u trošku, po želji — sa brojem naloga za plaćanje.
Mogu li da odobrim trošak sa telefona?
Da. Odobravaoci dobijaju push obaveštenje i e-mail; zahtev za odobravanje vidi se i među zadacima u mobilnoj aplikaciji.
Odakle početi?
Stavke i tri rute kreiraju se pri prvom otvaranju odeljka. Proverite ih u Stavke i rute, dodelite prava i podnesite prvi trošak — vidi Podešavanja.
Hvala! Ovo nam pomaže da poboljšamo centar za pomoć.