Ein Schichtplan (Dienstplan) legt für jeden Mitarbeiter im Voraus fest, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten er arbeitet. Um ihn zu erstellen, ermitteln Sie zuerst, wie viele Personen der Standort zu jeder Stunde braucht, wählen ein Schichtmodell (Früh/Spät, 5/2, 4/3, geteilter Dienst usw.), verteilen die Mitarbeiter unter Berücksichtigung von Urlaub, Wünschen und gesetzlichen Ruhezeiten, gleichen die Stunden mit dem Vertrag ab und veröffentlichen den Plan rechtzeitig. Im Folgenden lesen Sie, welche Schichtmodelle es gibt, welche Arbeitszeitregeln in Deutschland und Österreich gelten und wie Sie Überstunden in der Zeiterfassung nicht verlieren.

Schichtmodelle in Gastronomie und Handel

In Restaurants, Cafés, Geschäften und Hotels sind diese Modelle am häufigsten:

Modell	Wie es funktioniert	Wo es passt
5/2	fünf Arbeitstage à 8 Stunden, zwei freie Tage	Verwaltung, Einkauf, Leitung mit festen freien Tagen
Früh-/Spätschicht	zwei Schichten pro Tag, z. B. 07:00–15:00 und 15:00–23:00	Gastraum, Küche, Kasse – Betriebe mit langen Öffnungszeiten
4/3 bzw. 4-Tage-Woche	vier längere Arbeitstage, drei freie Tage	Küche, Produktion, Teams mit Wunsch nach mehr Freizeit
Geteilter Dienst	Arbeit mittags und abends mit langer Pause dazwischen	klassische Gastronomie mit Mittags- und Abendgeschäft
Rollierendes System	freie Tage verschieben sich wöchentlich	Handel und Service mit 6–7 Öffnungstagen
Flexibel nach Bedarf	Schichten unterschiedlicher Länge für Stoßzeiten	Cafés und Systemgastronomie mit Frühstücks- und Mittagsspitze

Vor- und Nachteile

5/2. Für alle verständlich, Stunden leicht zu rechnen. Deckt aber das Wochenende ohne zweites Team nicht ab – und in der Gastronomie sind gerade Freitag bis Sonntag die stärksten Tage.

Früh-/Spätschicht. Der Standort ist mit zwei Teams abgedeckt, die Schichten bleiben im gesetzlichen Rahmen. Achten Sie auf die Ruhezeit: Wer Spätschicht bis 23:00 hat, darf nicht am nächsten Morgen um 07:00 die Frühschicht öffnen.

4/3. Weniger Übergaben, mehr freie Tage. Die längeren Tage müssen aber in die Höchstarbeitszeit passen – dazu unten mehr.

Geteilter Dienst. Passt zum Geschäftsverlauf vieler Restaurants, ist für Mitarbeiter aber belastend: Der Tag ist lang, obwohl die bezahlte Zeit kurz ist. Planen Sie solche Dienste bewusst und nicht jeden Tag.

Flexibel. Sie müssen um 16:00 nicht fünf Leute im leeren Gastraum bezahlen. Dafür ist der Plan schwerer zu erstellen und für Mitarbeiter schwerer planbar: veröffentlichen Sie ihn früh und ändern Sie ihn nicht in letzter Minute.

In der Praxis werden Modelle gemischt: Die Leitung arbeitet 5/2, die Küche Früh/Spät, der Service rollierend, und Freitagabend kommt eine kurze Zusatzschicht für die Spitze dazu.

Arbeitszeitregeln: Deutschland und Österreich

Der Schichtplan muss in den gesetzlichen Rahmen passen. Die folgenden Punkte sind ein Überblick, keine Rechtsberatung – Details, Ausnahmen und abweichende Regeln aus Tarif- bzw. Kollektivverträgen klären Sie mit Ihrer Steuer- oder Rechtsberatung.

In Deutschland gilt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Die werktägliche Arbeitszeit beträgt grundsätzlich höchstens 8 Stunden; sie kann auf bis zu 10 Stunden verlängert werden, wenn im Durchschnitt eines Ausgleichszeitraums 8 Stunden werktäglich nicht überschritten werden. Nach Arbeitsende ist eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 11 Stunden einzuhalten. Für den Plan bedeutet das: Schichten über 10 Stunden sind grundsätzlich nicht möglich, und „Spät + Früh“ hintereinander verstößt schnell gegen die Ruhezeit. Für bestimmte Branchen und per Tarifvertrag gibt es Abweichungen – prüfen Sie, was für Ihren Betrieb gilt.

In Österreich regeln das Arbeitszeitgesetz (AZG) die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit, Höchstgrenzen und die tägliche Ruhezeit sowie das Arbeitsruhegesetz (ARG) die Wochenend-, Wochen- und Feiertagsruhe. Die Grenzen weichen vom deutschen Recht ab, und für das Gastgewerbe enthält der Kollektivvertrag eigene Regelungen, etwa zu Durchrechnung und Zuschlägen. Stimmen Sie Ihr Schichtmodell mit diesen Vorgaben ab, bevor Sie es einführen.

Schichtplan erstellen in 7 Schritten

1. Personalbedarf pro Stunde ermitteln

Beginnen Sie nicht mit den Menschen, sondern mit dem Standort. Nehmen Sie Kassendaten mehrerer Wochen und schauen Sie, wie viele Bons es zu jeder Stunde an jedem Wochentag gibt. Daraus ergibt sich der Bedarf: „Freitag 18–23 Uhr – 4 Servicekräfte, 3 Köche, 1 Barkeeper.“

2. Schichtvorlagen definieren

Führen Sie alle Varianten auf wenige Vorlagen zurück: „Früh 07:00–15:30“, „Spät 14:30–23:00“, „Mitte 10:00–18:30“. Jede Vorlage hat Dauer, Pause und ein Kürzel für den Ausdruck („F“, „S“, „M“). Vorlagen beenden das Chaos à la „Anna bis 21:30, Tim ab 13:15“.

3. Rhythmus wählen

Legen Sie für jede Position fest, nach welchem Rhythmus sie arbeitet. Ein Rhythmus beginnt an einem bestimmten Datum und wiederholt sich dann von selbst – Sie bearbeiten nur noch Ausnahmen.

4. Einschränkungen sammeln

Bevor Sie Mitarbeiter einplanen, erfassen Sie:

Urlaub, Krankheit, Berufsschule;
Tage, an denen jemand nicht kann oder gern arbeiten möchte;
gesetzliche Ruhezeiten zwischen den Schichten;
vertragliche Stundenlimits (Minijob, Teilzeit, Werkstudenten);
Voraussetzungen für den Einsatz, z. B. die Hygienebelehrung für Mitarbeiter mit Lebensmittelkontakt.

5. Einplanen und Abdeckung prüfen

Verteilen Sie die Schichten so, dass jede Stunde abgedeckt ist und die Last gleichmäßig verteilt wird: Eine Servicekraft mit 200 Stunden im Monat und eine andere mit 80 ist ein Warnsignal. Prüfen Sie Lücken und Überbesetzung und gleichen Sie die geplanten Personalkosten mit dem Budget ab.

6. Rechtzeitig veröffentlichen

Veröffentlichen Sie den Monatsplan idealerweise ein bis zwei Wochen vorher. Jeder Mitarbeiter muss seine Schichten sehen und bei Änderungen benachrichtigt werden – nicht über ein Foto der Tabelle im Gruppenchat.

7. Regeln für den Schichttausch

Tausch ist unvermeidlich. Legen Sie fest: Der Mitarbeiter einigt sich mit einem Kollegen derselben Position, die Leitung bestätigt, und der Plan wird für beide aktualisiert. Sonst weiß nach einem Monat niemand mehr, wer am Samstag wirklich gearbeitet hat.

Zeiterfassung und Überstunden

Der Schichtplan zeigt den Plan, bezahlt wird nach Ist. Die Zeiterfassung beantwortet drei Fragen: Wer kam, wann, und wie lange wurde gearbeitet? Aufzeichnungspflichten für Arbeitszeiten bestehen in beiden Ländern – eine zuverlässige Erfassung schützt Sie auch bei einer Prüfung.

Zuverlässiger als eine Liste am Tresen sind:

Einstempeln am Tablet des Standorts mit PIN und Foto;
Einstempeln per Smartphone mit Standort im Umkreis des Betriebs;
manuelle Korrektur durch die Leitung – nur mit Begründung, damit Änderungen nachvollziehbar sind.

Bei unregelmäßigen Schichten ist ein Wochenvergleich wenig sinnvoll: In einer Woche sind es 45 Stunden, in der nächsten 30. Deshalb arbeiten viele Betriebe mit einem Arbeitszeitkonto bzw. – in Österreich – einem Durchrechnungszeitraum: Die Stunden werden über einen längeren Zeitraum mit der vereinbarten Arbeitszeit verglichen. Welche Zeiträume zulässig sind und wann Mehr- oder Überstunden mit Zuschlag zu bezahlen sind, bestimmen Gesetz, Tarif- bzw. Kollektivvertrag und Arbeitsvertrag.

Nacht-, Sonn- und Feiertagsstunden werden häufig mit Zuschlägen vergütet. Erfassen Sie sie deshalb getrennt und legen Sie fest, welchem Tag eine Nachtschicht über Mitternacht zugeordnet wird – sonst werden Stunden am Monatswechsel doppelt gezählt oder gehen verloren.

Häufige Fehler

Der Plan existiert nur im Kopf der Leitung. Ist sie im Urlaub, weiß niemand, wer morgen arbeitet.
Veröffentlichung am Vorabend. Mitarbeiter können ihr Leben nicht planen und wechseln zu Betrieben mit verlässlichen Plänen.
Ruhezeiten ignoriert. „Schließen + Öffnen“ hintereinander verletzt das Gesetz und führt zu Fehlern in der Schicht.
Überstunden „im Kopf“. Ohne Arbeitszeitkonto werden Überstunden entweder nicht bezahlt (und eingeklagt) oder überbezahlt.
Zeiterfassung am Monatsende. Wer am 12. zu spät kam, lässt sich aus dem Gedächtnis nicht mehr rekonstruieren.

Auch der Schichtbeginn gehört zum Plan. Damit jede Schicht an allen Standorten gleich startet, nutzen Sie die Checkliste „Restaurant öffnen“.

Schichtplan-App: Dienstplan in jeCheck

In jeCheck gibt es das Modul Dienstplan für alle Mitarbeiter der Standorte, auch für Personal ohne Zugang zum Webportal. Schichten werden aus Vorlagen gesetzt, und das System warnt bei Überschneidungen, zu kurzer Ruhezeit und Überschreitung der Stunden.

Rhythmen wie 5/2, 2/2, 4/2 oder eine eigene Abfolge, Kopieren der Woche und automatisches Befüllen nach Personalbedarf unter Berücksichtigung von Urlaub, Abwesenheitswünschen und Stundenlimits.
Einstempeln am Tablet des Standorts mit PIN und Foto oder im Browser mit Standortbestimmung; Verspätungen und frühes Gehen werden automatisch erkannt.
Zeiterfassung mit Anwesenheitscodes, Nacht-, Feiertags- und Überstunden, Export nach Excel.
Urlaubs- und Tauschanträge, im Tarif „Netzwerk“ zusätzlich Lohnberechnung und KPIs.

Dienstplan, Einstempeln und Zeiterfassung sind auch im kostenlosen Tarif für einen Standort verfügbar. Schulung und Zugriffsrechte für dasselbe Team finden Sie unter Team und Schulung.

Schichtplan erstellen: Modelle, Regeln und Vorlage