Ауысым кестесі — әр қызметкерге қай күндері және қай сағаттарда жұмыс істейтінін алдын ала көрсететін кесте. Оны құру үшін: нүктеге әр сағатта қанша адам керегін есептеу, кезектесу схемасын таңдау (5/2, 2 арқылы 2, тәулік арқылы үш және т.б.), демалыс пен ауысымдар арасындағы үзілісті ескеріп адамдарды орналастыру, сағаттарды нормамен салыстыру және кестені ерте жариялау керек. Төменде қызметкерлердің жұмыс кестесінің қандай түрлері бар екенін, кімге қайсысы сай келетінін және табельде үстеме жұмысты қалай жоғалтпауды талдаймыз.

Қызметкерлердің жұмыс кестесінің түрлері

Мейрамханаларда, кофеханаларда, дүкендерде және қонақүйлерде көбіне алты схема қолданылады.

Кесте	Қалай құрылған	Қайда ыңғайлы
5/2	8 сағаттан бес жұмыс күні, екі демалыс	кеңсе, бухгалтерия, сатып алу, демалысы тұрақты басқарушылар
2/2 (2 арқылы 2)	11–12 сағаттан екі жұмыс күні, екі демалыс	зал, асхана, касса, бар — аптасына 7 күн ашық нүктелер
3/3	11–12 сағаттан үш күн, үш демалыс	асхана, өндіріс, қойма, жұмыс күні ұзақ нүктелер
1/3 (тәулік арқылы үш)	24 сағат жұмыс, үш тәулік демалыс	күзет, түнгі ресепшен, кезекші қызметтер
4/2, жылжымалы 5/2	жұмыс күндері аптадан аптаға ауысады	ағыны біркелкі емес дүкендер мен қызметтер
Икемді (қажеттілік бойынша)	жүктеме шыңына қарай әр ұзақтықтағы ауысымдар	таңғы және түскі шыңы бар кофеханалар мен фастфуд

Артықшылықтары мен кемшіліктері

5/2. Барлығына түсінікті, сағаттарды санау оңай. Бірақ екінші командасыз демалыс күндерін жаппайды, ал қоғамдық тамақтануда демалыс күндері — ең қызу күндер.

2 арқылы 2. Желілік персонал үшін ең танымал ауысым кестесі: нүктені екі бригада жабады, адамдарда бос күн көп. Кемшіліктері — ауысымдар ұзақ (12-сағаттың соңына қарай зейін төмендейді), ал айлық сағаттар құбылып тұрады: бір айда 15 ауысым, келесісінде 16. Сондықтан 2/2 үшін жұмыс уақытын жиынтық есепке алу дерлік әрқашан қажет — бұл туралы төменде.

3/3. Ауысым ауыстыру мен істерді тапсыру аз, бұл асханаға ыңғайлы. Бірақ қатарынан үш ұзақ күн шаршатады, ал шығып қалған қызметкерді алмастыру қиынырақ.

Тәулік арқылы үш. Үздіксіздік маңызды, ал жүктеме төмен жерге сай келеді. Зал мен асханаға жарамайды: қонақтармен 24 сағат белсенді жұмысқа адам шыдамайды. Сонымен қатар ұзақ ауысымдарды еңбек заңнамасы шектейді — бұл лауазымға сіздің еліңізде рұқсат етілген-етілмегенін тексеріңіз.

Икемді кесте. Сағат 16:00-де бос залда бес адамды ұстамауға мүмкіндік береді. Есесіне оны құру қиынырақ, ал қызметкерлерге өмірін жоспарлау қиын: оны ерте жариялаңыз және соңғы сәтте өзгертпеңіз.

Іс жүзінде схемалар араласады: басқарушы 5/2, аспазшылар 3/3, даяшылар 2/2 жұмыс істейді, ал жұма кешіне «шыңға» қысқа ауысым қосылады.

Ауысым кестесін қалай құруға болады: 7 қадам

1. Сағаттық қажеттілікті есептеңіз

Адамдардан емес, нүктеден бастаңыз. Бірнеше аптадағы касса деректерін алып, апта күндері бойынша әр сағатта қанша чек болатынын қараңыз. Осыдан 10:00–12:00, 12:00–15:00 аралығында және т.б. қанша даяшы, аспазшы, кассир керегі шығады. Бұл — қажеттілік: «жұмада 18:00–23:00 — 4 даяшы, 3 аспазшы, 1 бармен».

2. Ауысым үлгілерін сипаттаңыз

Барлық нұсқаны бірнеше үлгіге келтіріңіз: «Таңғы 08:00–17:00», «Кешкі 14:00–23:00», «Күндізгі 10:00–22:00», «Түнгі 22:00–08:00». Әрқайсысының ұзақтығы, үзілісі және басып шығаруға арналған қысқа коды бар («Т», «К», «Д», «Н»). Үлгілер «Аня 21:30-ға дейін, Тимур 13:15-тен» деген шатасуды жояды.

3. Кезектесу схемасын таңдаңыз

Әр лауазым қай схема бойынша жұмыс істейтінін шешіңіз: 2/2, 3/3, 5/2 немесе өз реттілігіңіз. Схема нақты күннен бастап беріледі — әрі қарай ол өзі қайталанады, ал сіз тек ерекшеліктерді түзетесіз.

4. Шектеулерді ескеріңіз

Адамдарды қоймас бұрын мыналарды жинаңыз:

демалыстар, ауруханалық, оқу;
қызметкер жұмыс істей алмайтын («жұмыс істей алмаймын») немесе ауысым алғысы келетін күндер;
ауысымдар арасындағы ең аз демалыс — адам ауысымды 23:00-де жауып, келесісін 07:00-де ашпауы үшін;
әркімге аптадағы сағат шегі (студенттер, қоса атқарушылар);
жұмысқа рұқсат: мысалы, асхана қызметкерлерінің медициналық кітапшасы жарамды болуы.

5. Адамдарды орналастырып, қамтуды тексеріңіз

Ауысымдарды әр сағаттың қажеттілігін жабатындай және жүктемені теңестіретіндей бөліңіз: бір даяшы айына 220 сағат, ал екіншісі 90 сағат жұмыс істемеуі керек. Қай жерде «тесік» бар (адам жетпейді), қай жерде артық екенін қараңыз. Сонымен бірге еңбекақы қорын салыстырыңыз: кесте бойынша сағаттар нүкте бюджетімен салыстырғанда қанша тұрады.

6. Алдын ала жариялаңыз

Айлық ауысым кестесін кемінде 1–2 апта бұрын жариялаған дұрыс. Әр қызметкер өз ауысымдарын көріп, өзгеріс болса хабарлама алуы керек — жалпы чаттағы кестенің суретінен білмеуі тиіс. Танысқаны туралы қол қою қажет болса, кестені қолтаңба бағанымен басып шығарыңыз.

7. Ауысым алмасу ережесін келісіңіз

Ауысым алмасу болмай қоймайды. Ережені жазыңыз: қызметкер сол лауазымдағы әріптесімен келіседі, басшы растайды, кесте екеуінде де жаңарады. Әйтпесе бір айдан кейін сенбіде шын мәнінде кім жұмыс істегенін ешкім білмейді.

Жұмыс уақыты мен үстеме жұмысты есепке алу

Кесте — жоспар, ал төлеу факті бойынша жүреді. Жұмыс уақытын есепке алу үш сұраққа жауап береді: кім келді, сағат нешеде және қанша жұмыс істеді.

Келу мен кетуді қалай белгілеуге болады

Сөредегі дәптер мен «шынымен 9-да келдім» жұмыс істемейді. Сенімдірек нұсқалар:

нүктедегі планшетте PIN-код пен фото арқылы белгілеу — планшеттің жанында кім тұрғаны бірден көрінеді;
телефоннан геолокациямен белгілеу — қызметкер нүкте радиусында болуы керек;
қызметкер сканерлейтін нүктенің QR-коды;
басшының қолмен белгілеуі — түзетулер көрінуі үшін тек себебін көрсетіп.

Кешігулерді, ерте кетулерді және ұмытылған кету белгілерін айдың соңғы күнінде емес, ауысым барысында талдаңыз.

Жиынтық есеп: ауысым кестелеріне не үшін керек

Жұмыс уақытының қалыпты ұзақтығы — әдетте аптасына 40 сағат. 12 сағаттан 2/2 кестесінде бір аптада 48 сағат, келесісінде 24 сағат шығады. Мұндай жағдайда үстеме жұмысты апта бойынша санаудың мәні жоқ: ол бір аптада «пайда болып», келесісінде «жоғалады».

Сондықтан ауысым кестелері үшін жұмыс уақытын жиынтық есепке алу қолданылады: сағаттар нормамен күн немесе апта бойынша емес, есепке алу кезеңі — ай, тоқсан немесе басқа мерзім бойынша салыстырылады. Үстеме жұмыс — өндірістік күнтізбе бойынша есептелген кезең нормасынан асқан сағаттар.

Мысал: айдағы норма 168 сағат, 2/2 кестесіндегі даяшы 11 сағаттан 15 ауысым жұмыс істеді — 165 сағат, үстеме жұмыс жоқ. Келесі айда 16 ауысым — 176 сағат, нормадан 8 сағат артық, олар үстеме жұмыс ретінде төленеді.

Жиынтық есепті енгізу шарттарын, есепке алу кезеңінің рұқсат етілген ұзақтығын, үстеме сағаттардың шекті санын және оларды төлеу тәртібін еліңіздің еңбек заңнамасы белгілейді: Қазақстанда — ҚР Еңбек кодексі, Ресейде — РФ Еңбек кодексі. Тәртіп әдетте компанияның ішкі құжаттарында бекітіледі. Ауысым кестесін енгізер алдында оны заңгермен немесе бухгалтермен салыстырыңыз.

Түнгі және мерекелік сағаттар

Түнгі уақыттағы және мереке күндердегі сағаттар, әдетте, жоғарылатылған мөлшерде төленеді. Сондықтан есепте оларды жай «ауысымда 12 сағат» деп емес, бөлек көру керек. 22:00–08:00 түнгі ауысымы басталған күнге жатады — мұны алдын ала келісіңіз, әйтпесе ай ауысқанда сағаттар екі рет саналады немесе жоғалады.

Жұмыс уақытын есепке алу табелі

Табель — айдың қорытынды құжаты: онда әр қызметкер мен күн бойынша код (келу, түн, демалыс, еңбек демалысы, ауруханалық, іссапар, себепсіз келмеу) және сағат саны тұрады. Жалақы табель бойынша есептеледі, сондықтан ондағы қате ақшаға түседі.

Ресейде табель көбіне Т-13 бірыңғай нысаны бойынша жүргізіледі, ал Қазақстанда және басқа елдерде — өз нысандары бойынша. Сізге қай нысан керек екенін бухгалтерден нақтылаңыз. Табельде басты нәрсе — нысан емес, деректер көзі:

қолмен жүргізілетін табель дәптерден, хат алмасудан және басқарушының есінен жиналады — онда әрқашан қате болады;
белгілерден құралатын табель өзі жиналады: жоспар — кестеден, факті — белгілерден, басшы тек ауытқуларды талдайды.

Табель сәйкес келуі үшін қарапайым ереже ұстаныңыз: белгіні кез келген түзету — себебімен, ал жабылған ай өзгертілмейді.

Жиі кездесетін қателер

Кесте басқарушының басында. Басқарушы демалысқа кетті — нүкте ертең кім жұмыс істейтінін білмейді.
Бір күн бұрын жариялау. Қызметкерлер өмірін жоспарлай алмай, кестесі тұрақты жерге кетеді.
Ауысымдар арасында демалыс жоқ. Қатарынан «жабу + ашу» — шаршау мен ауысымдағы қателерге тура жол.
Үстеме жұмыс «есте». Жиынтық есеп жүргізілмесе, үстеме сағаттар не төленбейді (талап туындайды), не артық төленеді.
Табель айдың соңғы күні. 12-сі күні кім кешіккенін есте қалпына келтіру мүмкін емес.

Ауысымның басталуы да кестенің бөлігі. Ауысым барлық нүктеде бірдей басталуы үшін мейрамханада ауысымды ашу чек-листін пайдаланыңыз.

jeCheck-тегі ауысым кестесі

jeCheck-те нүктелердің барлық қызметкерлеріне, оның ішінде кабинетке кіру құқығы жоқ желілік персоналға арналған «Жұмыс кестесі» модулі бар. Ауысымдар үлгілер бойынша қойылады, ал жүйе қиылысулар, қысқа демалыс және сағаттың асып кетуі туралы ескертеді.

2/2, 5/2, 1/3, 3/3, 4/2, 1/2 кезектесу немесе өз реттілігіңіз, аптаны көшіру және демалыстарды, «жұмыс істей алмаймын» күндерін және сағат шегін ескеріп, нүкте қажеттілігі бойынша автотолтыру.
Нүкте планшетінде PIN және фото арқылы немесе сайтта геолокациямен келу мен кетуді белгілеу; кешігулер мен ерте кетулер өзі есептеледі.
Келу кодтары, түнгі, мерекелік және үстеме сағаттар (оның ішінде жиынтық есеп бойынша) бар табель, Т-13-ке жақын нысанда басып шығару және Excel-ге жүктеу.
Демалысқа және ауысым алмасуға өтінімдер, ал «Желі» тарифінде — жалақы мен KPI есебі.

Кесте, белгілер және табель бір нүктеге арналған тегін тарифте де қолжетімді. Сол команданы оқыту мен қолжетімділік құқықтары — «Команда және оқыту» бөлімінде.

Ауысым кестесі: 2/2, 5/2, тәулік арқылы үш — қалай құрады