График смен — это расписание, которое заранее говорит каждому сотруднику, в какие дни и часы он работает. Чтобы его составить, нужно: посчитать, сколько людей нужно точке в каждый час, выбрать схему чередования (5/2, 2 через 2, сутки через трое и т. д.), расставить людей с учётом отпусков и отдыха между сменами, сверить часы с нормой и опубликовать график заранее. Ниже — какие бывают графики работы сотрудников, кому какой подходит и как не потерять переработки в табеле.

Виды графиков работы сотрудников

В ресторанах, кофейнях, магазинах и отелях чаще всего встречаются шесть схем.

График	Как устроен	Где удобен
5/2	пять рабочих дней по 8 часов, два выходных	офис, бухгалтерия, закупки, управляющие с фиксированными выходными
2/2 (2 через 2)	два дня работы по 11–12 часов, два дня отдыха	зал, кухня, касса, бар — точки, открытые 7 дней в неделю
3/3	три дня по 11–12 часов, три выходных	кухня, производство, склад, точки с длинным днём
1/3 (сутки через трое)	24 часа работы, трое суток отдыха	охрана, ночной ресепшен, дежурные службы
4/2, 5/2 скользящий	рабочие дни сдвигаются по неделе	магазины и сервис с неравномерным потоком
Гибкий (по потребности)	смены разной длины под пики загрузки	кофейни и фастфуд с утренним и обеденным пиком

Плюсы и минусы

5/2. Понятен всем, легко считать часы. Но не покрывает выходные без второй команды, а в общепите выходные — самые загруженные дни.

2 через 2. Самый популярный график смен для линейного персонала: точка закрыта двумя бригадами, у людей много свободных дней. Минусы — длинные смены (к концу 12-го часа падает внимание), а часы за месяц плавают: в одном месяце 15 смен, в другом 16. Поэтому для 2/2 почти всегда нужен суммированный учёт — о нём ниже.

3/3. Меньше пересменок и передач дел, что удобно на кухне. Но три длинных дня подряд утомляют, а замену на выпавшего сотрудника найти сложнее.

Сутки через трое. Подходит там, где важна непрерывность, а нагрузка невысокая. Для зала и кухни не годится: 24 часа активной работы с гостями человек не выдерживает. Кроме того, длинные смены ограничены трудовым законодательством — проверьте, допустимы ли они для этой должности в вашей стране.

Гибкий график. Позволяет не держать пять человек в пустом зале в 16:00. Зато его сложнее составлять, а сотрудникам — планировать жизнь: публикуйте его заранее и не меняйте в последний момент.

На практике схемы смешивают: управляющий работает 5/2, повара — 3/3, официанты — 2/2, а на пятничный вечер добавляется короткая смена «на пик».

Как составить график смен: 7 шагов

1. Посчитайте потребность по часам

Начните не с людей, а с точки. Возьмите данные кассы за несколько недель и посмотрите, сколько чеков в каждый час по дням недели. Отсюда — сколько официантов, поваров, кассиров нужно с 10 до 12, с 12 до 15 и так далее. Это и есть потребность: «в пятницу с 18 до 23 — 4 официанта, 3 повара, 1 бармен».

2. Опишите шаблоны смен

Сведите все варианты к нескольким шаблонам: «Утро 08:00–17:00», «Вечер 14:00–23:00», «День 10:00–22:00», «Ночь 22:00–08:00». У каждого — длительность, перерыв и короткий код для печати («У», «В», «Д», «Н»). Шаблоны убирают хаос вида «Аня до 21:30, Тимур с 13:15».

3. Выберите схему чередования

Для каждой должности решите, по какой схеме она работает: 2/2, 3/3, 5/2 или своя последовательность. Схему задают с конкретной даты — дальше она повторяется сама, и вы правите только исключения.

4. Учтите ограничения

Перед тем как ставить людей, соберите:

отпуска, больничные и учёбу;
дни, когда сотрудник не может работать («не могу») или хочет взять смену;
минимальный отдых между сменами — чтобы человек не закрывал смену в 23:00 и не открывал следующую в 07:00;
лимит часов в неделю для каждого (студенты, совместители);
допуск к работе: например, действующую медицинскую книжку у сотрудников кухни.

5. Расставьте людей и сверьте покрытие

Распределите смены так, чтобы закрыть потребность каждого часа и выровнять нагрузку: не должно быть так, что один официант работает 220 часов в месяц, а другой — 90. Посмотрите, где «дыры» (не хватает людей) и где перебор. Заодно сверьте фонд оплаты труда: сколько стоят часы по графику против бюджета точки.

6. Опубликуйте заранее

График смен на месяц лучше публиковать не позже чем за 1–2 недели. Каждый сотрудник должен видеть свои смены, а при изменении — получать уведомление, а не узнавать о нём из фото таблицы в общем чате. Если требуется подпись об ознакомлении, распечатайте график с колонкой для подписи.

7. Договоритесь о правилах обмена

Обмены сменами неизбежны. Пропишите правило: сотрудник договаривается с коллегой той же должности, руководитель подтверждает, и график обновляется у обоих. Без этого через месяц уже никто не знает, кто на самом деле работал в субботу.

Учёт рабочего времени и переработок

График показывает план, а платить приходится по факту. Учёт рабочего времени отвечает на три вопроса: кто пришёл, во сколько и сколько отработал.

Как фиксировать приход и уход

Тетрадь на стойке и «я пришёл в 9, честно» не работают. Варианты надёжнее:

отметка на планшете точки по PIN-коду с фото — сразу видно, кто стоял у планшета;
отметка с телефона с геолокацией — сотрудник должен быть в радиусе точки;
QR-код точки, который сканирует сотрудник;
ручная отметка руководителем — только с указанием причины, чтобы правки были видны.

Опоздания, ранние уходы и забытые отметки об уходе нужно разбирать в течение смены, а не в последний день месяца.

Суммированный учёт: зачем он сменным графикам

Нормальная продолжительность рабочего времени — обычно 40 часов в неделю. При графике 2/2 по 12 часов в одну неделю выходит 48 часов, в другую — 24. Считать переработку понедельно в этом случае бессмысленно: она «появится» в одной неделе и «пропадёт» в другой.

Поэтому для сменных графиков применяют суммированный учёт рабочего времени: часы сравнивают с нормой не за день или неделю, а за учётный период — месяц, квартал или другой срок. Переработка — это часы сверх нормы периода, рассчитанной по производственному календарю.

Пример: в месяце норма 168 часов, официант по графику 2/2 отработал 15 смен по 11 часов — 165 часов, переработки нет. В следующем месяце 16 смен — 176 часов, сверх нормы 8 часов, их оплачивают как сверхурочные.

Условия введения суммированного учёта, допустимая длина учётного периода, предельное количество сверхурочных часов и порядок их оплаты определяет трудовое законодательство вашей страны: в Казахстане — Трудовой кодекс РК, в России — Трудовой кодекс РФ. Порядок обычно закрепляют во внутренних документах компании. Перед тем как вводить сменный график, сверьте его с юристом или бухгалтером.

Ночные и праздничные часы

Часы ночью и в праздничные дни, как правило, оплачиваются в повышенном размере. Поэтому в учёте их нужно видеть отдельно, а не просто «12 часов в смене». Ночная смена 22:00–08:00 относится ко дню начала — договоритесь об этом заранее, иначе часы задвоятся или потеряются на стыке месяцев.

Табель учёта рабочего времени

Табель — итоговый документ за месяц: по каждому сотруднику и дню в нём стоят код (явка, ночь, выходной, отпуск, больничный, командировка, прогул) и количество часов. По табелю начисляют зарплату, поэтому ошибки в нём стоят денег.

В России табель часто ведут по унифицированной форме Т-13, в Казахстане и других странах — по своим формам. Какая форма нужна вам, уточните у бухгалтера. Главное в табеле не форма, а источник данных:

ручной табель собирают из тетради, переписки и памяти управляющего — он всегда с ошибками;
табель из отметок собирается сам: план из графика, факт из отметок, руководитель только разбирает отклонения.

Чтобы табель сходился, держите простое правило: любая правка отметки — с причиной, а закрытый месяц не меняется.

Частые ошибки

График в голове управляющего. Ушёл в отпуск управляющий — точка не знает, кто завтра работает.
Публикация накануне. Сотрудники не могут планировать жизнь и уходят туда, где график стабильнее.
Нет отдыха между сменами. «Закрытие + открытие» подряд — прямой путь к усталости и ошибкам на смене.
Переработки «в уме». Если не вести суммированный учёт, сверхурочные либо не платят (и получают претензии), либо переплачивают.
Табель в последний день месяца. Восстановить по памяти, кто опоздал 12-го числа, уже невозможно.

Начало смены — тоже часть графика. Чтобы смена начиналась одинаково на всех точках, используйте чек-лист открытия смены в ресторане.

График смен в jeCheck

В jeCheck есть модуль «График работы» для всех сотрудников точек, включая линейный персонал без доступа в кабинет. Смены ставятся по шаблонам, а система предупреждает о пересечениях, коротком отдыхе и превышении часов.

Чередование 2/2, 5/2, 1/3, 3/3, 4/2, 1/2 или своя последовательность, копирование недели и автозаполнение по потребности точки с учётом отпусков, «не могу» и лимита часов.
Отметки прихода и ухода на планшете точки по PIN и фото или на сайте с геолокацией; опоздания и ранние уходы считаются сами.
Табель с кодами явок, ночными, праздничными и сверхурочными (в том числе по суммированному учёту), печать по форме, близкой к Т-13, и выгрузка в Excel.
Заявки на отпуск и обмен сменами, а на тарифе «Сеть» — расчёт зарплаты и KPI.

График, отметки и табель доступны и на бесплатном тарифе для одной точки. Обучение и права доступа для той же команды — в разделе «Команда и обучение».

График смен: 2 через 2, 5/2, сутки через трое — как составить