Обязанности администратора ресторана и кафе: список и чек-лист смены

Администратор ресторана или кафе отвечает за то, чтобы смена прошла по стандарту: зал открыт вовремя и готов к гостям, персонал на местах и знает задачи, гости обслужены, жалобы решены, касса и документы в порядке, заведение закрыто без нарушений. Если коротко, его обязанности делятся на четыре блока: подготовка смены, люди, гости, деньги и порядок. Ниже — подробный список обязанностей по времени смены, чек-лист администратора и как проверять, что он выполняется на всех точках.

Обязанности на конкретном предприятии закрепляются в должностной инструкции. Список ниже — основа, которую стоит адаптировать под формат заведения.

До открытия

• Прийти раньше команды, открыть заведение, отключить сигнализацию.
• Проверить зал: чистота, сервировка, освещение, музыка, температура, туалеты.
• Проверить, что все сотрудники смены пришли, в форме и опрятны; перераспределить зоны, если кого-то нет.
• Провести короткую планёрку: брони, банкеты, стоп-лист, блюда дня, акции, цели на смену.
• Убедиться, что кухня готова: заготовки, стоп-лист передан залу.
• Открыть кассу, проверить размен, работоспособность терминалов и принтеров.

Всё это удобно держать в чек-листе открытия смены.

Во время смены

Гости:

• встречать и рассаживать гостей, следить за бронями и листом ожидания;
• обходить зал, подходить к столам, замечать недовольство до того, как гость попросит книгу жалоб;
• решать конфликтные ситуации и принимать решения о компенсации в рамках своих полномочий.

Персонал:

• распределять столы и зоны, следить за нагрузкой;
• контролировать соблюдение стандартов обслуживания и 7 шагов сервиса;
• подменять и помогать в часы пик;
• фиксировать опоздания, нарушения и хорошую работу.

Порядок:

• следить за чистотой зала и туалетов в течение дня;
• проверять, что кухня и бар соблюдают санитарные требования, — или передавать это шеф-повару по зоне ответственности;
• реагировать на поломки: вызвать мастера, поставить задачу.

При закрытии

• Закрыть кассу, сверить выручку, оформить инкассацию по регламенту.
• Проверить зал, кухню и бар: уборка, выключенное оборудование, закрытые окна и двери.
• Убедиться, что продукты убраны, промаркированы, холодильники закрыты.
• Заполнить отчёт смены: выручка, гости, жалобы, проблемы, что передать следующей смене.
• Поставить на сигнализацию и закрыть заведение.

Для этого — чек-лист закрытия смены.

Чек-лист смены администратора

Готовый вариант — чек-лист смены управляющего рестораном: его можно распечатать или проходить с телефона.

Администратор и управляющий — в чём разница

В небольшом кафе это часто один человек. В ресторане и сети роли разделяют:

• администратор отвечает за смену здесь и сейчас: гости, персонал, порядок, касса;
• управляющий отвечает за результат точки: план продаж, затраты, найм и обучение, графики, отчётность владельцу.

Если роли не разделены на бумаге, обязанности «между ними» не делает никто — например, проверка сроков годности или журналов.

Как проверять работу администратора

1. Чек-лист открытия и закрытия каждый день — с фото и временем, чтобы его нельзя было заполнить вечером за всю смену.
2. Проверка управляющего или территориального менеджера раз в неделю по чек-листу аудита ресторана.
3. Тайный гость раз в месяц — как администратор встречает гостей и решает жалобы. Подробнее — тайный гость в ресторане.
4. Знание стандартов — тест для администратора смены при приёме и раз в полгода.

В jeCheck все эти проверки проходят с телефона, нарушения превращаются в задачи с ответственным и сроком, а владелец видит по каждой точке, как администраторы открывают и закрывают смены.