Учёт рабочего времени сотрудников: способы и табель
Учёт рабочего времени — это запись того, сколько фактически отработал каждый сотрудник: когда пришёл, когда ушёл, сколько длились перерывы, были ли опоздания, переработки и пропуски. Итог за месяц собирается в табель учёта рабочего времени, по которому начисляют зарплату. В Казахстане вести такой учёт обязан работодатель по Трудовому кодексу РК. Для ресторанов и магазинов со сменным графиком главное — чтобы отметки были честными и чтобы табель не собирали вручную в конце месяца. Ниже — способы учёта, что должно быть в табеле и как перейти на электронные отметки.
Зачем учитывать рабочее время
- Правильная зарплата. Почасовая оплата, ночные, праздничные и переработки считаются от фактических часов, а не от графика.
- Контроль опозданий и пропусков. Видно, кто систематически опаздывает и на какой точке смены открываются позже.
- Соблюдение закона. Нормальная продолжительность рабочего времени в Казахстане — не более 40 часов в неделю; сверхурочные и работа в выходные ограничены Трудовым кодексом и оплачиваются в повышенном размере. Без учёта часов это невозможно проверить.
- Планирование. Сравнение плановых и фактических часов показывает, где графика не хватает, а где людей лишние.
Какие бывают режимы учёта
| Режим | Когда подходит | Особенность |
|---|---|---|
| Ежедневный | пятидневка, одинаковые смены | норма часов в день одинаковая |
| Еженедельный | разная длина смен в течение недели | норму выдерживают за неделю |
| Суммированный | смены 2 через 2, сутки, гибкий график | норму считают за учётный период — например, месяц или квартал |
Для общепита и розницы со сменами по 10–12 часов обычно используют суммированный учёт. Учётный период и порядок его введения закрепляют в трудовом договоре, коллективном договоре или актах работодателя — уточните требования у юриста или бухгалтера.
Что должно быть в табеле
- ФИО и должность сотрудника, точка;
- дни месяца с отметкой: явка, выходной, отпуск, больничный, прогул;
- фактически отработанные часы за каждый день;
- отдельно — ночные, праздничные и сверхурочные часы;
- итог часов и дней за месяц;
- подпись ответственного за ведение табеля.
Способы отметки прихода и ухода
Журнал или бумажный табель. Дёшево, но отметки ставят «по памяти», а в конце месяца управляющий восстанавливает часы по чатам.
Турникет или биометрия. Точно, но дорого для сети из маленьких точек и неудобно, если сотрудник работает на разных точках.
Отметка в телефоне. Сотрудник отмечает начало и конец смены в приложении. Чтобы отметка была честной, её привязывают к месту:
- геолокация — отметка возможна только в радиусе точки;
- QR-код — код висит на точке, сотрудник сканирует его при приходе;
- киоск — планшет у входа, на котором отмечается вся смена.
Опоздания, переработки и спорные отметки
Заранее договоритесь о правилах и запишите их:
- со скольких минут считается опоздание;
- округляются ли часы и как;
- кто подтверждает переработку — без подтверждения она не попадает в табель;
- что делать, если сотрудник забыл отметиться: заявка на исправление с подтверждением управляющего, а не правка «задним числом».
Учёт рабочего времени в jeCheck
В разделе «График работы» управляющий составляет смены на неделю или месяц — по шаблонам 2 через 2, 5/2 или вручную. Сотрудники отмечают приход и уход в приложении по геолокации, QR-коду или на киоске. Опоздания и переработки видны сразу, а табель за месяц собирается сам из фактических отметок — его можно выгрузить для бухгалтерии.
Как составить сам график смен, мы разобрали в статье «График смен: 2 через 2, 5/2, сутки через трое».
Частые вопросы
Обязательно ли вести табель? Работодатель обязан вести учёт рабочего времени, фактически отработанного каждым работником. Форму табеля и способ учёта — бумажный или электронный — уточните у бухгалтера с учётом требований к первичным документам.
Можно ли учитывать время только по графику? График — это план. Зарплата и контроль норм считаются от факта, поэтому без отметок прихода и ухода учёт неполный.
Как учитывать сотрудника, который работает на двух точках? Отметка привязывается к точке, где он работал в этот день, а табель собирается по сотруднику — с разбивкой по точкам, если затраты нужно делить между ними.
