Здраво, данас ћемо вам рећи како да направите ефикасну и функционалну контролну листу.
Основная проблема при внедрении чек-листов это их большой объем, который может стать причиной неправильного или намеренно ошибочного заполнения. Но это больше относится к ежедневным проверкам, проводим систематически и часто. Если аудит проводится раз в месяц или более – он должен быть основательным и объемным, что бы учесть все возможные проблемы и узкие места.
Как найти золотую середину
Если мы говорим о ежедневном чек-листе, который заполняют рядовые сотрудники, мы советуем ограничить его таким образом, что бы заполнение не занимало больше 10 минут. Все что дольше – будет автоматически заполняться кое как.
Если в компании не организована работа с аудитами и коллегам непонятно зачем они нужны, тогда даже маленькие чек-листы не будут работать, сотрудники проставят везде «да», менеджер ознакомиться и не найдет никаких проблем и все вроде бы хорошо, но на деле не так.
Чек-лист не наказание
Важно, что бы тот, в чей адрес заполняется проверка, не расценивал ее как наказание, а относился к ней как к помощнику. Основная задача чек-листа это всего лишь провести ответственного по значимым местам и сформировать привычку обращать внимание на то, что раньше не бросалось в глаза. Находясь по 10-12 часов на смене, в постоянной «запаре» и работая с большим потоком клиентов, мы так или иначе перестаем замечать мелкие, а иногда не совсем, недостатки.
Вспомните из своего опыта, вы пришли с проверкой, подошли к холодильнику, чтобы проверить температуру, а она больше нормы. Спрашиваете менеджера почему – а он стоит в недоумении и не понимает, как мог пропустить такое нарушение при утреннем обходе или в течение смены.
Первый аудит всегда вместе
Первое и главное правило чек-листа, это не грамотно его создать (что тоже важно), а пройти его вместе с ответственным сотрудником, которому предстоит его заполнять или реагировать.
Просто читать вопросы с экрана смартфона и ставить «да» или «нет» – может каждый, вам даже не понадобится приложение. Создать работающую систему и грамотно ее внедрить – вот в чем смысл.
Проведите свой аудит совместно с сотрудником, покажите на что нужно обращать внимание, на что смотреть, когда можно пропускать вопросы, а когда нет и главное, объясните что итоговый результат это не оценка его работы, а план действий, тогда проверки не будут вызывать отторжения, а при правильном внедрении и обучении аудит это больше вызов, коллегам интересно понять, что изменилось и справились ли они.
Грамотная постановка вопроса
Все вопросы чек-листа должны быть максимально короткими, не нужно раздувать их на 10 предложений, которые не поместятся на экран. Чем больше описание, тем сложнее работать с таким чек-листов. Если вы создаете свой шаблон и понимаете, что он слишком большой – разбейте его на 2 или 3 отдельных вопроса, так будет проще.
Кроме краткости, сам вопрос должен быть грамотным и понятным не только для вас, как создателя чек-листа, но и для тех, кто его будет заполнять. «Холодильники держат температуру» и «Температура холодильника от 2 до 4 градусов» для опытного сотрудника одно и то же, но постановка второго вопроса более конкретная и не вызовет недоумения. Если сотрудник забыл, какая температура вообще должна быть – только прочитав вопрос он уже вспомнит, и чек-лист превращается в некое пособие.
Не используйте сразу все ограничения
Мы разрабатывали систему, которая учитывает особенности разных сфер бизнеса, например, можно потребовать фото или отключит возможность пропустить вопрос. Но не стоит ограничивать сразу все и для всех вопросов чек-листа. 99% созданных вопросов можно пропустить, не отключайте эту возможность, правильно оценивайте важность. Тоже самое касается и требований фотографий, когда-то они нужны и важны, но в каких-то моментах совсем не обязательны, особенно для очень обобщенных вопросов, например «Все медицинские книжки в наличии», сотруднику нужно фотографировать стопку медкнижек или каждую отдельно или придумывать еще что-то, скорее всего вместо того что вам нужно, будет вложено невнятное смазанное «нечто», что бы была возможность перейти к следующему вопросу.
Создайте описания
Так как мы понимаем, для чего нужны чек-листы, что выгодно нас отличает, мы создали систему описаний. Вы можете реализовать любую свою фантазию, вставить форматированный текст, добавить изображения и ссылки – используйте эту возможность и проверка станет руководством.
Новые сотрудники, которые еще не все знают и не все умеют, заполняя такой аудит и имея возможность обратиться к встроенным описаниям, будут учиться по ходу заполнения.
Допустим есть вопрос «Журнал регистрации первичного инструктажа заполнен». Кто-то кроме инженера по охране труда знает все тонкости его заполнения? А что можно требовать от сотрудника, у которого и так 2 миллиона задач, а журнал уж точно не на первом месте, когда наше заведение осталось без товара из-за поставщика, который перепутал даты доставки.
Ну я вроде видел этот журнал, валяется где-то в сейфе, пусть там и лежит, вечером посмотрю, ставим ответ «да» – такой будет итог проверки. Попробуйте снабдить такие сложные вопросы понятными описаниями, с картинками, которые объяснят тонкости и это уже не просто аудит, а учебник. Дайте его стажеру для ознакомления и эффект будет намного больше, чем чтение разрозненных инструкций.
Разбиваем на разделы
Если у вас большой чек-лист на 100 вопросов, разбейте его на разделы. Здесь нет никакого правила, например, 1 раздел 10 вопросов, отталкиваться нужно от другого.
Проанализируйте свой чек-лист и попробуйте объединить вопросы в разделы, но это лишь часть работы. Попробуйте сами мысленно пройти аудит и в большинстве случаев вы поймете, что мечетесь по заведению переходя от вопроса к вопросу. Журналы в одном месте, в этом же разделе входная группа, в нем же состояние вытяжек на крыше. Кроме логичного объединения, попробуйте организовать их еще и с точки зрения удобства прохождения.
Создайте маршрут, по которому пойдет сотрудник с вашим чек-листом, переходя от вопроса к вопросу он сделает круг по заведению и завершит его почти там, где начал. Это намного эффективнее и отнимет гораздо меньше времени, чем бегать туда сюда.
Чек-лист часть работы, а не дополнение
Мы сделали наш идеальный чек-лист, составили описания, четко и понятно расписали вопросы и даже смогли организовать их в разделы, которые удобно проходить.
Дальше скорее всего произойдет следующее – у меня нет времени на ваши чек-листы, сейчас я сяду, быстро все отвечу и отправлю, там поставщик ждет разгрузки и я и так в курсе какие есть проблемы. Это не говорит о неправильности сотрудника, просто при внедрении чек-листов не ставится акцент на их важность и обязательность, чек-листы должны стать частью работы сотрудника, на которую у него должно быть время.
Но не стоит впадать в крайность и ставить жесткие ограничения по времени, требовать заполнения ежечасно или по 5 раз в день, разделяйте ваши аудиты. Важная большая проверка – раз в несколько дней, стандартный обход на 20 вопросов – утром и вечером.
Если вы искали сервис чек-листов или у вас остались вопросы по сервису – напишите нам в чат, мы с радостью поможем.
