Сәлеметсіз бе, бүгін біз сізге тиімді және жұмыс істейтін бақылау парағын қалай жасау керектігін айтамыз.
Бақылау парақтарын енгізу кезіндегі басты мәселе олардың қате немесе әдейі қате толтырылуын тудыруы мүмкін үлкен көлемі болып табылады. Бірақ бұл біз жүйелі және жиі жүргізетін күнделікті тексерулерге көбірек қатысты. Аудит айына бір рет немесе одан да көп жүргізілсе, барлық ықтимал проблемалар мен кедергілерді ескеру үшін мұқият және ауқымды болуы керек.
Алтын ортаны қалай табуға болады
Егер біз қарапайым қызметкерлер толтыратын күнделікті бақылау парағы туралы айтатын болсақ, оны толтыру 10 минуттан аспайтындай етіп шектеуге кеңес береміз. Ұзынырақ кез келген нәрсе автоматты түрде толтырылады.
Егер компания аудиторлық тексерулермен жұмысты ұйымдастырмаса және әріптестер олардың не үшін қажет екенін түсінбесе, онда тіпті кішігірім тексеру парақтары жұмыс істемейді, қызметкерлер барлық жерде «иә» деп қояды, менеджер оны оқиды және ешқандай проблема таппайды және бәрі бірдей сияқты. жақсы, бірақ іс жүзінде олай емес.
Тексеру парағы жаза емес
Чек толтырылған адам оны жаза ретінде қабылдамай, оған көмекші ретінде қарауы маңызды. Тексеру парағының негізгі міндеті – жауапты адамды маңызды орындарға бағыттау және бұрын байқалмаған нәрселерге назар аудару әдетін қалыптастыру. 10-12 сағаттық ауысымда, үнемі «бос емес күйде» және клиенттердің көп ағынымен жұмыс істей отырып, біз қалай болғанда да болмашы, кейде толық емес кемшіліктерді байқамай қаламыз.
Тәжірибеңізді есте сақтаңыз, сіз тексеруге келдіңіз, температураны тексеру үшін тоңазытқышқа бардыңыз және ол қалыптыдан жоғары болды. Сіз менеджерден себебін сұрайсыз - ол таңырқап қалады және таңғы раундтарда немесе ауысым кезінде мұндай бұзушылықты қалай өткізіп алғанын түсінбейді.
Бірінші аудит әрқашан бірге болады
Бақылау парағының бірінші және негізгі ережесі - оны дұрыс құру емес (бұл да маңызды), бірақ оны толтыруға немесе әрекет етуге тура келетін жауапты қызметкермен бірге өту.
Кез келген адам смартфон экранынан жай ғана сұрақтарды оқи алады және «иә» немесе «жоқ» деп қоя алады; сізге қолданба қажет емес. Жұмыс жүйесін құру және оны дұрыс енгізу - мәселе.
Қызметкермен бірге аудит жүргізіңіз, неге назар аудару керек екенін көрсетіңіз, нені іздеу керек, сұрақтарды қашан өткізіп жіберуге болатынын және қай кезде болмайтынын көрсетіңіз, ең бастысы, түпкілікті нәтиже оның жұмысын бағалау емес, іс-қимыл жоспарын жасасаңыз, аудиттер бас тартуға әкелмейді, ал дұрыс орындау және оқыту кезінде аудит қиынырақ болады; әріптестер не өзгергенін және олармен күрескенін түсінуге мүдделі.
Сұрақты сауатты құрастыру
Тексеру парағының барлық сұрақтары мүмкіндігінше қысқа болуы керек, оларды экранға сыймайтын 10 сөйлемге толтырудың қажеті жоқ. Сипаттама неғұрлым ұзақ болса, мұндай бақылау парақтарымен жұмыс істеу қиынырақ болады. Егер сіз өзіңіздің шаблоныңызды жасап жатсаңыз және оның тым үлкен екенін түсінсеңіз, оны 2 немесе 3 бөлек сұраққа бөліңіз, бұл оңайырақ болады.
Қысқалықтан басқа, сұрақтың өзі сауатты және бақылау парағын жасаушы ретінде сізге ғана емес, оны толтыратындарға да түсінікті болуы керек. «Тоңазытқыштар температураны сақтайды» және «Тоңазытқыш температурасы 2-ден 4 градусқа дейін» тәжірибелі қызметкер үшін бірдей, бірақ екінші сұрақтың тұжырымы нақтырақ және шатасуға әкелмейді. Егер қызметкер температураның қандай болуы керек екенін ұмытып кетсе, сұрақты оқығаннан кейін ғана ол есіне түседі және бақылау парағы өзіндік нұсқаулыққа айналады.
Барлық шектеулерді бірден қолданбаңыз
Біз бизнестің әртүрлі бағыттарының ерекшеліктерін ескеретін жүйені әзірледік, мысалы, фотосуретті талап етуге немесе сұрақты өткізіп жіберу опциясын өшіруге болады. Бірақ сіз барлығын бірден және барлық тексеру парағы сұрақтарына шектемеуіңіз керек. 99% жасалған сұрақтарды өткізіп жіберуге болады, бұл мүмкіндікті өшірмеңіз, маңыздылығын дұрыс бағалаңыз. Бұл фотосуреттерге қойылатын талаптарға да қатысты, кейде олар қажет және маңызды, бірақ кейбір жағдайларда олар мүлдем қажет емес, әсіресе өте жалпы сұрақтар үшін, мысалы, «Барлық медициналық кітаптар бар», қызметкер суретке түсіруі керек. медициналық кітаптар жинағы немесе әрқайсысы бөлек немесе басқа бірдеңе ойлап тапсаңыз, келесі сұраққа өту үшін сізге қажет нәрсенің орнына анық емес бұлыңғыр «бірдеңе» енгізіледі.
Сипаттамаларды жасау
Тексеру парақтары не үшін қажет екенін және бізді неден ерекшелендіретінін түсінгендіктен, біз сипаттамалар жүйесін жасадық. Сіз кез келген қиялыңызды жүзеге асыра аласыз, пішімделген мәтінді енгізе аласыз, суреттер мен сілтемелер қоса аласыз - бұл мүмкіндікті пайдаланыңыз және сынақ нұсқаулық болады.
Әлі бәрін білмейтін және бәрін жасай алмайтын, мұндай аудитті толтырып, кірістірілген сипаттамаларға сілтеме жасай алатын жаңа қызметкерлер оны аяқтаған кезде үйренеді.
«Бастапқы брифингке тіркеу журналы аяқталды» деген сұрақ туындады делік. Оны толтырудың барлық қыр-сырын еңбекті қорғау жөніндегі инженерден басқа біреу біле ме? Қазірдің өзінде 2 миллион тапсырмасы бар және журнал бірінші орында емес қызметкерден не сұрауға болады? жеткізу мерзімін араластырған жеткізушінің кесірінен біздің мекеме тауарсыз қалған кезде.
Менің ойымша, мен бұл журналды көрдім, ол бір жерде сейфте жатыр, тіпті ол жерде болса да, мен кешке қараймын, «иә» деп жауап беремін - бұл тексерудің нәтижесі болады. Осындай күрделі сұрақтарды нақты сипаттамалармен, нәзіктіктерді түсіндіретін суреттермен беруге тырысыңыз және бұл енді тек аудит емес, оқулық. Анықтама үшін оны тағылымдамашыға беріңіз және әсер шашыраңқы нұсқауларды оқудан әлдеқайда көп болады.
Біз оны бөліктерге бөлеміз
Егер сізде 100 сұрақтан тұратын үлкен бақылау тізімі болса, оны бөлімдерге бөліңіз. Бұл жерде ереже жоқ, мысалы 1-бөлім 10 сұрақ, басқа нәрседен бастау керек.
Бақылау парағын талдаңыз және сұрақтарды бөлімдерге топтауға тырысыңыз, бірақ бұл жұмыстың бір бөлігі ғана. Аудитті өзіңіз ойша өтуге тырысыңыз және көп жағдайда сіз сұрақтан сұраққа ауысып, мекемені айналып өтіп жатқаныңызды түсінесіз. Журналдар бір жерде, кіреберіс тобы бір бөлімде, ал шатырдағы сорғыштардың жағдайы бір бөлімде. Логикалық біріктіруден басқа, оларды өтудің қарапайымдылығы тұрғысынан да ұйымдастыруға тырысыңыз.
Қызметкер сұрақтан сұраққа ауыса отырып, сіздің бақылау тізіміңізбен жүретін бағытты жасаңыз, ол мекемені айналып өтіп, оны бастаған жерінде аяқтайды. Бұл алға-артқа жүгіруге қарағанда әлдеқайда тиімді және әлдеқайда аз уақыт алады.
Тексеру парағы қосымша емес, жұмыстың бөлігі болып табылады
Біз мінсіз бақылау парағын жасадық, сипаттамаларды жаздық, сұрақтарды анық және анық жаздық, тіпті оларды өтуге оңай бөлімдерге бөле алдық.
Әрі қарай не болуы мүмкін, сіздің тексеру парақтарыңызға уақытым жоқ, қазір мен отырамын, бәріне тез жауап беріп, жіберемін, жеткізуші жүк түсіруді күтіп тұр және мен қандай мәселелер бар екенін білемін. Бұл қызметкердің қателескенін білдірмейді, тек тексеру парақтарын енгізу кезінде олардың маңыздылығы мен міндетіне баса назар аударылмайды, бақылау парақтары қызметкердің жұмысының бір бөлігі болуы керек, оған уақыт болуы керек.
Бірақ сіз шектен шықпауыңыз керек және қатаң уақыт шектеулерін қоймаңыз, сағат сайын немесе күніне 5 рет толтыруды талап етіңіз, аудиттеріңізді бөліңіз. Маңызды үлкен тексеру - бірнеше күнде бір рет, 20 сұрақтан тұратын стандартты раунд - таңертең және кешке.
Егер сіз бақылау тізімі қызметін іздесеңіз немесе сізде әлі де қызмет туралы сұрақтарыңыз болса, чатта бізге жазыңыз, біз көмектесуге қуаныштымыз.
