Hallo, heute verraten wir Ihnen, wie Sie eine effektive und funktionierende Checkliste erstellen.
Das Hauptproblem bei der Umsetzung von Checklisten ist ihr großer Umfang, der zu fehlerhaftem oder bewusst fehlerhaftem Ausfüllen führen kann. Dies gilt aber vor allem für die täglichen Kontrollen, die wir systematisch und häufig durchführen. Wenn das Audit einmal im Monat oder öfter durchgeführt wird, sollte es gründlich und umfangreich sein, um alle möglichen Probleme und Engpässe zu berücksichtigen.
So finden Sie die goldene Mitte
Wenn es sich um eine tägliche Checkliste handelt, die normale Mitarbeiter ausfüllen, empfehlen wir, sie so einzuschränken, dass das Ausfüllen nicht länger als 10 Minuten dauert. Alles, was länger ist, wird irgendwie automatisch ausgefüllt.
Wenn das Unternehmen die Arbeit mit Audits nicht organisiert und die Kollegen nicht verstehen, warum sie benötigt werden, funktionieren auch kleine Checklisten nicht, die Mitarbeiter setzen überall „Ja“, der Manager liest es und findet keine Probleme und alles scheint so gut sein, aber in Wirklichkeit ist es nicht so.
Eine Checkliste ist keine Strafe
Wichtig ist, dass die Person, an die der Scheck ausgestellt wird, dies nicht als Strafe, sondern als Gehilfen betrachtet. Die Hauptaufgabe der Checkliste besteht einfach darin, die verantwortliche Person zu wichtigen Orten zu führen und sich anzuwöhnen, auf das zu achten, was vorher nicht offensichtlich war. Da wir in einer 10- bis 12-Stunden-Schicht arbeiten, ständig „beschäftigt“ sind und mit einem großen Kundenstrom arbeiten, bemerken wir kleinere und manchmal nicht vollständige Mängel irgendwie nicht mehr.
Erinnern Sie sich aus Ihrer Erfahrung: Sie kamen zur Kontrolle, gingen zum Kühlschrank, um die Temperatur zu überprüfen, und diese war höher als normal. Sie fragen den Manager nach dem Grund – und er steht fassungslos da und versteht nicht, wie er einen solchen Verstoß bei der Morgenkontrolle oder während der Schicht übersehen konnte.
Das erste Audit findet immer zusammen statt
Die erste und wichtigste Regel der Checkliste besteht nicht darin, sie richtig zu erstellen (was auch wichtig ist), sondern sie gemeinsam mit dem verantwortlichen Mitarbeiter durchzugehen, der sie ausfüllen oder reagieren muss.
Jeder kann einfach Fragen auf dem Smartphone-Bildschirm lesen und „Ja“ oder „Nein“ eingeben; dazu ist nicht einmal eine App erforderlich. Es geht darum, ein funktionierendes System zu schaffen und es richtig umzusetzen.
Führen Sie Ihr Audit gemeinsam mit dem Mitarbeiter durch, zeigen Sie auf, worauf Sie achten müssen, worauf Sie achten müssen, wann Sie Fragen überspringen können und wann nicht, und vor allem: Erklären Sie, dass es sich bei dem Endergebnis nicht um eine Beurteilung seiner Arbeit, sondern um eine Bewertung handelt Aktionsplan, dann werden die Audits nicht zu Ablehnung führen, und bei richtiger Durchführung und Schulung stellt ein Audit eine größere Herausforderung dar; die Kollegen sind daran interessiert zu verstehen, was sich geändert hat und ob sie damit zurechtgekommen sind.
Kompetente Formulierung der Frage
Alle Checklistenfragen sollten so kurz wie möglich sein; es besteht keine Notwendigkeit, sie in 10 Sätze aufzublähen, die nicht auf den Bildschirm passen. Je länger die Beschreibung, desto schwieriger ist die Arbeit mit solchen Checklisten. Wenn Sie Ihre eigene Vorlage erstellen und feststellen, dass diese zu groß ist, teilen Sie sie in zwei oder drei separate Fragen auf, damit es einfacher wird.
Neben der Kürze sollte die Frage selbst nicht nur für Sie als Ersteller der Checkliste, sondern auch für diejenigen, die sie ausfüllen, kompetent und verständlich sein. „Kühlschränke halten die Temperatur“ und „Kühlschranktemperatur von 2 bis 4 Grad“ sind für einen erfahrenen Mitarbeiter gleich, die Formulierung der zweiten Frage ist jedoch konkreter und wird keine Verwirrung stiften. Wenn ein Mitarbeiter vergessen hat, wie hoch die Temperatur sein sollte, merkt er sich das erst nach dem Lesen der Frage und die Checkliste wird zu einer Art Handbuch.
Verwenden Sie nicht alle Einschränkungen auf einmal
Wir haben ein System entwickelt, das die Besonderheiten verschiedener Geschäftsbereiche berücksichtigt. Sie können beispielsweise ein Foto anfordern oder die Option zum Überspringen einer Frage deaktivieren. Sie sollten jedoch nicht alles auf einmal und für alle Checklistenfragen einschränken. 99% erstellte Fragen können übersprungen werden. Deaktivieren Sie diese Funktion nicht, um die Wichtigkeit richtig einzuschätzen. Gleiches gilt für die Anforderungen an Fotos, manchmal sind sie notwendig und wichtig, an manchen Stellen aber auch gar nicht notwendig, insbesondere bei ganz allgemeinen Fragen, zum Beispiel „Alle medizinischen Bücher sind vorhanden“, muss der Mitarbeiter ein Foto machen Stapeln Sie medizinische Bücher oder jedes einzeln oder lassen Sie sich etwas anderes einfallen. Höchstwahrscheinlich wird anstelle dessen, was Sie brauchen, ein undeutliches, verschwommenes „Etwas“ eingefügt, damit Sie mit der nächsten Frage fortfahren können.
Erstellen Sie Beschreibungen
Da wir wissen, wofür Checklisten benötigt werden und was uns auszeichnet, haben wir ein Beschreibungssystem erstellt. Sie können Ihre Fantasie verwirklichen, formatierten Text einfügen, Bilder und Links hinzufügen – nutzen Sie diese Gelegenheit und der Test wird zum Leitfaden.
Neue Mitarbeiter, die noch nicht alles wissen und nicht alles können, lernen, wenn sie ein solches Audit ausfüllen und die Möglichkeit haben, auf die integrierten Beschreibungen zurückzugreifen, indem sie es abschließen.
Nehmen wir an, es gibt eine Frage: „Das Anmeldeprotokoll für das erste Briefing ist vollständig.“ Kennt jemand außer einem Arbeitsschutzingenieur alle Feinheiten des Ausfüllens? Was kann man von einem Mitarbeiter verlangen, der bereits 2 Millionen Aufgaben hat und das Magazin sicher nicht an erster Stelle steht? als unser Betrieb keine Ware mehr hatte, weil ein Lieferant die Liefertermine verwechselt hatte.
Nun, ich glaube, ich habe diese Zeitschrift gesehen, sie liegt irgendwo in einem Safe herum, selbst wenn sie da ist, werde ich abends nachschauen, die Antwort „Ja“ geben – das wird das Ergebnis der Überprüfung sein. Versuchen Sie, solch komplexe Fragen mit klaren Beschreibungen und Bildern zu versehen, die die Feinheiten erklären, und dies ist nicht mehr nur ein Audit, sondern ein Lehrbuch. Geben Sie es einem Auszubildenden als Referenz und die Wirkung wird viel größer sein als das Lesen verstreuter Anweisungen.
Wir unterteilen es in Abschnitte
Wenn Sie eine große Checkliste mit 100 Fragen haben, unterteilen Sie diese in Abschnitte. Hier gibt es keine Regel, zum Beispiel Abschnitt 1 10 Fragen, Sie müssen mit etwas anderem beginnen.
Analysieren Sie Ihre Checkliste und versuchen Sie, die Fragen in Abschnitte zu gruppieren, aber das ist nur ein Teil der Aufgabe. Versuchen Sie, das Audit selbst mental durchzugehen, und in den meisten Fällen werden Sie feststellen, dass Sie durch die Einrichtung hetzen und von Frage zu Frage wechseln. Die Magazine befinden sich an einem Ort, die Eingangsgruppe befindet sich im selben Abschnitt und der Zustand der Hauben auf dem Dach ist im selben Abschnitt. Versuchen Sie, sie neben der logischen Kombination auch unter dem Gesichtspunkt der einfachen Durchführbarkeit zu organisieren.
Erstellen Sie mit Ihrer Checkliste eine Route, der der Mitarbeiter folgen wird, indem er sich von Frage zu Frage bewegt, einen Kreis um das Unternehmen macht und fast dort endet, wo er begonnen hat. Das ist viel effizienter und nimmt viel weniger Zeit in Anspruch als das Hin- und Herlaufen.
Die Checkliste ist Teil der Arbeit, keine Ergänzung
Wir haben unsere ideale Checkliste erstellt, Beschreibungen verfasst, die Fragen klar und deutlich formuliert und konnten sie sogar in leicht verständliche Abschnitte gliedern.
Was als nächstes kommt, ist, dass ich keine Zeit für Ihre Checklisten habe, jetzt setze ich mich hin, beantworte schnell alles und schicke es ab, der Lieferant wartet schon auf die Entladung und ich weiß schon, welche Probleme es gibt. Das bedeutet nicht, dass der Mitarbeiter Unrecht hat, sondern nur, dass bei der Einführung von Checklisten nicht deren Bedeutung und Verpflichtung betont wird; Checklisten sollten Teil der Arbeit des Mitarbeiters werden, für die er Zeit haben sollte.
Aber Sie sollten nicht ins Extreme gehen und strenge Zeitvorgaben festlegen, stündliche oder fünfmalige Ausfüllungen verlangen und Ihre Prüfungen trennen. Ein wichtiger großer Check – alle paar Tage, eine Standardrunde mit 20 Fragen – morgens und abends.
Wenn Sie auf der Suche nach einem Checklisten-Service sind oder noch Fragen zum Service haben, schreiben Sie uns im Chat, wir helfen Ihnen gerne weiter.
