# Заявки — отпуск, больничный, обмен сменами

> Как сотрудники подают заявки на отсутствие, обмен и передачу смен, берут открытые смены, и как руководитель принимает решения.

Источник: https://jecheck.io/docs/schedule/requests

Заявки сотрудников приходят руководителю в раздел **Персонал → Заявки** и push-уведомлением. Сотрудник подаёт заявки в приложении или в **Мой график**.

## Отсутствия

Виды отсутствия и код в табеле:

| Вид | Код | Оплачивается по умолчанию |
|---|---|---|
| Отпуск | ОТ | да |
| Больничный | Б | да |
| Выходной по заявке | В | нет |
| Без сохранения оплаты | ДО | нет |
| Командировка | К | да |
| Учёба | У | да |
| Декрет | Р | нет |
| Прогул | ПР | нет — вносит только руководитель |
| Другое | НН | нет |

Сотрудник указывает вид, даты (не больше года) и комментарий и может приложить документ — например, больничный лист (фото или PDF). Даты не должны пересекаться с другим отсутствием. Заявку получают управляющие точек сотрудника и менеджеры графика всех точек, а если таких нет — администраторы.

## Решение по отсутствию

1. **Откройте «Ждут решения».** Там заявки на отсутствие и обмены сменами по вашим точкам.
2. **Проверьте оплату.** Флажок **Оплачиваемое** — оплачиваемые дни попадут в зарплату по дневной ставке.
3. **Решите, что делать со сменами.** Флажок **Освободить смены сотрудника в эти дни — станут открытыми**: смены можно будет отдать коллегам, сотрудники увидят изменения после публикации графика.
4. **Нажмите «Одобрить» или «Отклонить».** Можно написать комментарий — сотрудник его увидит. Сотрудник получит уведомление о решении.

Руководитель может сам внести отсутствие за сотрудника кнопкой **Внести отсутствие** — такая запись сразу считается одобренной. Заявку на рассмотрении сотрудник может отменить сам, одобренную — только руководитель. Вкладка **История** — решения за последние 90 дней.

## Обмен и передача смен

Сотрудник может:

- **отдать смену** — конкретному коллеге или всем подходящим коллегам точки (смену получит первый, кто согласится);
- **обменяться сменой** — на смену коллеги в ближайшие две недели;
- **взять открытую смену** — из списка свободных смен своих точек.

Подходящий коллега — с нужной должностью, без другой смены в это время и без отсутствия в этот день. По одной смене может быть только одна активная заявка, а подать её можно только до начала смены.

## Как проходит обмен

1. **Сотрудник подаёт заявку.** Коллега (или все подходящие коллеги) получает уведомление.
2. **Коллега соглашается или отказывается.** Если заявка была всем, отказ одного не закрывает её для остальных.
3. **Руководитель согласует.** Если в правилах включено согласование, заявка приходит в **Заявки** со статусом «Ждёт руководителя». Нажмите **Согласовать** или **Отклонить**.
4. **Смены меняют владельца.** Сразу после согласования смены переходят к новому сотруднику и публикуются, обоим приходит уведомление.

Взятие открытой смены по умолчанию тоже требует согласования руководителя; если его выключить в правилах, смена достаётся сотруднику сразу. Заявки по сменам, которые уже начались, автоматически получают статус «Истекло».

## Частые вопросы

### Что будет со сменами при одобрении отпуска без освобождения?

Смены остаются у сотрудника, а в графике появится предупреждение об отсутствии. Перераспределите смены вручную или одобрите отпуск с освобождением смен.

### Можно ли отменить одобренный отпуск?

Да, руководитель отменяет отсутствие в **Заявки**. Дни снова станут рабочими, но освобождённые смены не вернутся автоматически.

### Почему заявка на обмен получила статус «Истекло»?

Смена началась раньше, чем коллега или руководитель ответили на заявку. Такие заявки закрываются автоматически; если обмен всё ещё нужен, руководитель переставит смену в графике вручную.