# Как разложить инструкции по папкам и выбрать аудиторию

> Папки и подпапки, порядок перетаскиванием, аудитория по должностям и локациям, теги и срок пересмотра.

Источник: https://jecheck.io/docs/instructions/folders-and-audience

Папки помогают сотрудникам быстро находить нужное, а аудитория решает, кто вообще увидит инструкцию. Обе настройки меняет только администратор.

## Папки и подпапки

1. **Создайте папку.** В дереве слева нажмите значок **Новая папка** (или **Создать папку**, если папок ещё нет). Укажите **Название папки** и **Иконку**.
2. **Добавьте подпапку.** Откройте папку и нажмите **Подпапка** над списком, либо в меню папки выберите **Новая подпапка**. Вложенность не ограничена.
3. **Перенесите инструкции.** Перетащите инструкцию на папку в дереве или выберите в меню инструкции **Переместить в папку**. Папку инструкции можно сменить и в редакторе: **Настройки → Папка**.
4. **Задайте порядок.** Внутри папки или в разделе **Без папки** инструкции и папки перетаскиваются мышкой.

В меню папки также есть **Переименовать**, **Переместить** и **Удалить**.

> [!NOTE]
> При удалении папки инструкции и вложенные папки не удаляются — они переходят на уровень выше.

## Кто увидит инструкцию: аудитория

Аудитория задаётся в редакторе: **Настройки → Аудитория**. Вариантов два:

- **Вся компания** — инструкцию видят все сотрудники, в том числе те, кого добавят позже;
- **Выбранные должности и локации** — выберите нужные **Должности** и (или) **Локации**.

![Настройки инструкции: папка, аудитория и подтверждение](/docs-media/ru/instructions/settings.jpg)

Сотрудник видит инструкцию, если подходит **хотя бы по одному признаку**: по должности **или** по одной из своих локаций. Например, если выбраны должность «Повар» и локация «ТЦ Мега», инструкцию увидят все повара сети и все сотрудники «ТЦ Мега».

Администраторы компании видят все инструкции независимо от аудитории.

> [!TIP]
> Чтобы инструкция дошла до нужных людей, у сотрудников должны быть указаны должность и локации. Это настраивается в разделе **Управление → Пользователи** — см. [Команда](/docs/team).

## Другие настройки инструкции

В той же панели **Настройки инструкции**:

- **Краткое описание** — до 500 символов, показывается в списке и под названием;
- **Требовать подтверждение «Ознакомлен»** — см. [Ознакомление и статистика](/docs/instructions/read-and-acknowledge);
- **Пересмотр актуальности** — **Каждый месяц**, **Каждые 3 месяца**, **Каждые полгода**, **Каждый год** или **Не напоминать**;
- **Ответственный за актуальность** — кто следит, чтобы инструкция не устарела; ему приходит напоминание о пересмотре;
- **Теги** — до 20 тегов, по ним работает поиск. Тег добавляется клавишей Enter или запятой.

Нажмите **Сохранить настройки**. Настройки действуют сразу — публиковать инструкцию заново не нужно.

## Как работает срок пересмотра

Отсчёт начинается с даты публикации. Когда срок наступает, инструкция получает отметку **Пересмотреть** и попадает во вкладку **На пересмотр** — её видят только администраторы. Каждая новая публикация запускает отсчёт заново.

В день срока **ответственному за актуальность** приходят push и письмо «Пора пересмотреть инструкцию» со ссылкой на неё. Если ответственный не назначен, напоминание получает автор инструкции. Напоминание отправляется один раз на каждый срок; после новой публикации или смены периода оно придёт снова, когда наступит новый срок.

Если инструкция по-прежнему актуальна, откройте её и в плашке **Пора пересмотреть инструкцию** нажмите **Актуально, продлить срок** — следующий срок отсчитается от сегодняшнего дня, подтверждения сотрудников сохранятся. Если нужны изменения, нажмите **Внести правки** и опубликуйте новую версию — отсчёт тоже начнётся заново.

> [!NOTE]
> Вариант **Не напоминать** отключает и срок пересмотра, и напоминания.

## Частые вопросы

### Я сменил аудиторию — нужно публиковать заново?

Нет. Аудитория применяется сразу после **Сохранить настройки**. Учтите: сотрудники, которые перестали входить в аудиторию, больше не увидят инструкцию.

### Новый сотрудник увидит инструкции, опубликованные до его прихода?

Да, если он подходит под аудиторию. Push о публикации ему не придёт — он рассылается только в момент публикации, — но инструкция будет в его списке с отметкой **Новое**.

### Можно ли выбрать конкретных сотрудников?

Нет. Аудитория задаётся только должностями и локациями или всей компанией.