# So reichen Sie eine Ausgabe mit Rechnung ein

> Neue Ausgabe: Kategorie, Betrag, Geschäftspartner, Rechnung – die KI füllt die Felder aus der Rechnung aus, prüft Dubletten und Budget und zeigt, wer freigeben wird.

Источник: https://jecheck.io/de/docs/expenses/create-expense

Eine Ausgabe ist eine Zahlungsanforderung: wofür, an wen, wie viel und unter welcher Kategorie gezahlt wird. Um eine Ausgabe einzureichen, brauchen Sie das Recht **Ausgaben: einreichen** am Standort.

## Schritt für Schritt

1. **Formular öffnen.** **Finanzen → Ausgaben → Neue Ausgabe**.
2. **Rechnung hochladen.** Ziehen Sie ein PDF, Foto oder einen Scan ins Fenster – die KI liest die Rechnung und füllt Geschäftspartner, BIN/INN (Steuernummer), Nummer und Datum der Rechnung, Betrag, MwSt., Währung und Verwendungszweck aus. Von der KI ausgefüllte Felder sind hervorgehoben – prüfen Sie sie.
3. **Den Rest ausfüllen:**
   - **Wofür wir zahlen** – eine verständliche Bezeichnung: „Miete der Räume in der Abai-Straße für Dezember“;
   - **Kategorie** – davon hängen Freigabeweg und Budget ab;
   - **Betrag**, **MwSt.**, **Geschäftspartner** (ein neuer Geschäftspartner wird automatisch gespeichert);
   - **Standort** oder **Gesamtes Unternehmen**, **Abteilung (Kostenstelle)**;
   - **Zahlung** – Zahlungsart, **Zahlen bis**, Dringlichkeit;
   - **Budgetmonat** – in welchem Monat die Ausgabe verbucht wird;
   - **Kommentar für die Freigebenden** – wozu die Ausgabe nötig ist, Links, Absprachen.
4. **Rechts nachsehen.** Der Block **Prüfung** zeigt das Budget der Kategorie: **Plan**, wie viel **Übrig bleibt** und die **Überschreitung**. Der Block **Weg der Ausgabe** zeigt, wer nach dem Freigabeweg der Kategorie freigeben wird.
5. **Senden.** **Zur Freigabe senden** – die Ausgabe geht an die erste Stufe des Freigabewegs. Sie können auch einen Entwurf speichern und später senden.

> [!NOTE]
> Verbietet die Kategorie eine Budgetüberschreitung, lässt sich eine Ausgabe über dem Plan nicht einreichen – es erscheint „Einreichen nicht möglich: Die Kategorie verbietet eine Überschreitung“. Warnt die Kategorie nur, geht die Ausgabe mit einem Vermerk durch, und der Freigabeweg kann eine zusätzliche Freigabe hinzufügen.

## Prüfungen

Nach dem Einreichen prüft jeCheck die Ausgabe selbst und zeigt Hinweise in der Karte:

- dieselbe Rechnungsnummer gab es bei diesem Geschäftspartner schon;
- derselbe Betrag an denselben Geschäftspartner in den letzten 45 Tagen;
- Aufteilung: mehrere kleine Ausgaben an einen Geschäftspartner innerhalb von 3 Tagen;
- der Preis ist um mehr als 40 % gegenüber dem Durchschnitt gestiegen;
- erste Zahlung an einen neuen Geschäftspartner;
- dieselbe Rechnungsdatei ist bereits einer anderen Ausgabe angehängt;
- keine Rechnung, obwohl die Kategorie eine verlangt;
- Budgetüberschreitung.

Ist der **KI-Prüfer** aktiviert, gleicht er die Ausgabe mit der Ausgabenrichtlinie des Unternehmens ab und gibt eine Empfehlung mit Begründung: **kann genehmigt werden**, **sollte geprüft werden** oder **empfiehlt Ablehnung**. Die Entscheidung trifft trotzdem ein Mensch.

## Wenn die Ausgabe zur Überarbeitung zurückgegeben wurde

Eine freigebende Person kann die Ausgabe mit einem Pflichtkommentar zurückgeben. Sie erhalten eine Benachrichtigung, die Ausgabe erscheint im Tab **Meine** mit dem Status „In Überarbeitung“. Klicken Sie auf **Korrigieren und senden** – die Ausgabe geht zurück an dieselbe Stufe.

## Ausgabe zurückziehen

Solange die Ausgabe nicht bezahlt ist, kann der Autor sie in der Karte (Menü **Mehr**) **zurückziehen**. Die Ausgabe wird „Storniert“, der Verlauf bleibt erhalten.

## Häufige Fragen

### Die Rechnung wurde nicht erkannt – was tun?

Füllen Sie die Felder manuell aus. Am besten liest die KI PDFs aus Buchhaltungsprogrammen und scharfe Fotos. Die Erkennung funktioniert, wenn die Funktion „KI“ und das Häkchen **KI liest Rechnungen** in den allgemeinen Einstellungen aktiviert sind.

### Kann ich eine Ausgabe ohne Rechnung einreichen?

Ja, wenn die Kategorie keine Rechnung verlangt (**Ohne Rechnung nicht einreichen** ist deaktiviert). Eine Rechnung oder einen Beleg können Sie auch später anhängen.

### Wie wiederhole ich gleiche Zahlungen jeden Monat?

Richten Sie **Wiederkehrende Zahlungen** unter **Kategorien und Freigabewege** ein – am gewählten Tag wird die Ausgabe automatisch erstellt und zur Freigabe gesendet. Siehe [Einstellungen](/docs/expenses/settings).